Pemantauan Pengiriman Excel — Formulir Pengiriman dan Tabel Pemantauan Gratis

Formulir pelacakan pengiriman adalah dokumen pelacakan internal yang menunjukkan muatan yang dikirim ke pelanggan: kepada siapa, ke alamat mana, dengan pesanan dan surat jalan yang mana, dengan kendaraan atau ekspedisi apa, berapa koli dan jumlahnya, serta siapa yang menerimanya, dan ditandatangani oleh sopir dan penerima. Tab pertama template ini adalah formulir tersebut; informasi yang sama dicatat sebagai satu baris di daftar pelacakan pengiriman pada tab kedua. Formulir ini adalah catatan internal usaha; ia tidak menggantikan surat jalan atau faktur.

Pada tiga saat: pertama, ketika barang keluar dari gudang (no. pengiriman, tanggal, pelanggan, no. pesanan dan surat jalan, info kendaraan atau ekspedisi, koli dan jumlah, hari rencana tiba; status "Dalam Perjalanan"); kedua, ketika ada perubahan di jalan (keterlambatan, masalah alamat; status "Terlambat" dan alasannya di kolom Catatan); ketiga, saat serah terima (hari aktual tiba; status "Sudah Diterima" atau "Retur"). Menunda mengisi daftar sampai akhir hari adalah kesalahan paling umum; nomor resi dan plat nomor jadi terlupa. Kebiasaan paling andal adalah membuka barisnya begitu kendaraan selesai dimuat.

Minimal ini: nomor pengiriman, tanggal kirim, pelanggan, alamat tujuan, nomor pesanan, nomor surat jalan, jenis pengangkutan, plat kendaraan dan nama sopir atau perusahaan ekspedisi beserta nomor resi, jumlah koli dan unit, tanggal tiba yang direncanakan dan yang sebenarnya, serta status. Tanggal tiba yang direncanakan adalah kolom yang paling sering terlewat; tanpa kolom itu Anda tidak bisa mengukur keterlambatan.

Hari keterlambatan adalah selisih antara tanggal tiba yang sebenarnya dan tanggal tiba yang direncanakan; jika barang belum tiba, dihitung dengan tanggal hari ini, dan untuk pengiriman yang tiba lebih awal atau tepat waktu tertulis 0. Persentase ketepatan waktu adalah jumlah pengiriman yang tiba sesuai atau sebelum tanggal rencana dibagi seluruh pengiriman yang sudah tiba: jika 17 dari 20 pengiriman tepat waktu, hasilnya 85%. Pada templat ini keduanya dihitung dengan rumus; tab Ringkasan menampilkan persentasenya, baik secara total maupun per pelanggan.

Pelacakan pesanan memantau sisi komersial: pesanan datang dari kanal mana, berapa nilainya, sedang disiapkan atau dibatalkan. Pelacakan pengiriman memantau sisi fisik: barang keluar dengan surat jalan yang mana, memakai kendaraan apa, berapa koli, dan apakah tiba pada hari yang dijanjikan. Di usaha kecil keduanya bisa dicatat dalam satu tabel; namun jika satu pesanan dikirim dalam beberapa pengiriman atau Anda ingin mengukur keterlambatan, sebaiknya dipisahkan. Catat pesanan di templat pelacakan pesanan, keluarnya barang dari gudang di bukti masuk keluar gudang, dan perjalanannya di tabel ini, lalu hubungkan ketiganya dengan nomor pesanan.

Bisa, tetapi setiap tahap menjawab pertanyaan yang berbeda. Templat ini dimulai dari pengiriman; untuk melacak pesanan dan produksi, tambahkan kolom "Tanggal Pesanan" dan "Selesai Produksi" di sebelah kiri tab Pengiriman, lalu tambahkan pilihan "Dalam Produksi" pada daftar dropdown kolom Status (Data → Validasi Data). Dengan begitu total hari dari pesanan hingga pengiriman juga ikut terhitung. Jika Anda ingin memantau nilai dan kanal pesanan secara terpisah, gunakan templat pelacakan pesanan bersamanya.

Pilih dari kolom Jenis Pengangkutan: kendaraan sendiri, ekspedisi, perusahaan angkutan, atau diambil pelanggan. Untuk kendaraan sendiri tulis plat dan nama sopir; untuk ekspedisi tulis nama perusahaan dan nomor resi. Dengan memfilter kolom ini Anda bisa melihat jenis pengiriman mana yang paling sering terlambat.

Cukup untuk usaha yang mengirim beberapa kali sehari dengan pencatatan oleh satu orang. Jika Anda juga perlu mencatat stok barang yang dikirim, akun piutang pelanggan, dan struk penjualan, Ofisx Manajemen Stok Online bisa membantu: penjualan lewat barcode mengurangi stok, penjualan tercatat di akun pelanggan, dan struk serta faktur bisa diambil dalam bentuk PDF. Status perjalanan dan penerimaan pengiriman tetap bisa Anda pantau di tabel ini.

Ya, gratis; tidak meminta email, keanggotaan, atau pembayaran, dan tanpa watermark maupun proteksi sel. File berformat Excel (.xlsx) karena total, hari keterlambatan, dan persentase ketepatan waktu dihitung dengan rumus. Anda bisa membukanya dengan Excel, Google Sheets, atau LibreOffice lalu mencetak formulir pengiriman, atau menyimpannya sebagai PDF dengan "Simpan sebagai PDF" untuk dikirim ke pelanggan. Untuk formulir kosong, hapus baris contoh, cetak, lalu isi dengan tulisan tangan.