Evidența expedierilor în Excel — formular gratuit de expediție și tabel de urmărire

Formularul de urmărire a expediției este un document intern de urmărire, semnat de șofer și de cel care primește marfa, care arată cui, la ce adresă, cu ce comandă și aviz de însoțire, cu ce vehicul sau curier, în câte colete și cantități a fost trimisă o marfă și cine a primit-o. Prima filă a acestui șablon este acest formular; aceleași informații se introduc ca un singur rând în tabelul de urmărire a expedițiilor din a doua filă. Formularul este evidența proprie a firmei; nu ține locul avizului de însoțire sau al facturii.

În trei momente: primul, când marfa iese din depozit (nr. expediție, data, client, nr. comandă și aviz, datele vehiculului sau ale curierului, colete și cantități, ziua de livrare planificată; starea „Pe drum”); al doilea, când se schimbă ceva pe drum (întârziere, problemă de adresă; starea „Întârziat” și motivul în coloana Notă); al treilea, la livrare (ziua livrării reale; starea „Livrat” sau „Retur”). Greșeala cea mai frecventă este să lăsați tabelul pentru sfârșitul zilei; numărul de urmărire și numărul de înmatriculare se uită. Cel mai sigur obicei este să deschideți rândul imediat ce vehiculul este încărcat.

Cel puțin acestea: numărul expediției, data expedierii, clientul, adresa de livrare, numărul comenzii, numărul avizului de însoțire a mărfii (irsaliye, documentul turcesc de transport), modul de transport, numărul de înmatriculare al vehiculului și șoferul sau firma de curierat și numărul de urmărire, coletele și cantitatea, data de livrare planificată și cea efectivă, precum și starea. Data de livrare planificată este câmpul omis cel mai des; fără ea nu puteți măsura întârzierea.

Zilele de întârziere reprezintă diferența dintre data efectivă a livrării și data planificată; dacă livrarea nu a avut încă loc, se calculează față de data de azi, iar pentru livrările făcute devreme sau la timp se înscrie 0. Rata livrărilor la timp este numărul de expediții livrate până la data planificată împărțit la toate expedițiile livrate: dacă 17 din 20 de livrări au ajuns la timp, rata este de 85%. În acest șablon ambele se obțin prin formule; fila Rezumat afișează rata atât la nivel total, cât și pe fiecare client.

Evidența comenzilor urmărește partea comercială: pe ce canal a venit comanda, cât valorează, se pregătește sau a fost anulată. Evidența expedițiilor urmărește partea fizică: cu ce aviz de însoțire, cu ce vehicul și în câte colete a plecat marfa și dacă a fost livrată în ziua promisă. Într-o firmă mică, ambele pot fi ținute într-un singur tabel; dacă o comandă pleacă în mai multe expediții sau dacă vreți să măsurați întârzierile, e nevoie să le separați. Țineți comanda în șablonul de evidență a comenzilor, ieșirea mărfii din depozit în fișa de intrare-ieșire din depozit și drumul mărfii în acest tabel, apoi legați-le pe toate trei prin numărul comenzii.

Puteți, dar fiecare etapă răspunde la o altă întrebare. Acest șablon pornește de la expediție; ca să urmăriți și comanda și producția, adăugați în stânga filei Expediții coloanele „Data comenzii” și „Sfârșit producție”, iar în lista derulantă a coloanei Stare (Date → Validare date) introduceți opțiunea „În producție”. Astfel se calculează și numărul total de zile de la comandă la livrare. Dacă vreți să urmăriți separat valoarea și canalul comenzii, folosiți alături șablonul de evidență a comenzilor.

Alegeți din coloana Mod de transport: vehicul propriu, curierat, firmă de transport sau ridicat de client. Pentru vehiculul propriu scrieți numărul de înmatriculare și numele șoferului, iar pentru curierat numele firmei și numărul de urmărire. Dacă filtrați coloana, veți vedea ce mod de expediere înregistrează mai multe întârzieri.

Este suficient pentru o firmă care face câteva expediții pe zi și în care evidența este ținută de o singură persoană. Dacă trebuie să țineți și stocul mărfii expediate, contul de client al partenerilor și bonurile de vânzare, vă ajută Ofisx Gestiune Stocuri online: vânzarea făcută cu codul de bare se scade din stoc, vânzarea se înregistrează în contul clientului, iar bonul și factura le primiți în format PDF. Puteți continua să urmăriți în acest tabel starea drumului și a livrării.

Da, este gratuit; nu cere e-mail, cont sau plată și nu conține filigran sau protecție a celulelor. Fișierul este în format Excel (.xlsx), deoarece totalurile, zilele de întârziere și rata de livrare se calculează prin formule. Îl puteți deschide cu Excel, Google Sheets sau LibreOffice și puteți tipări formularul de expediție sau îl puteți salva ca PDF și trimite clientului. Pentru un formular gol, ștergeți rândurile de exemplu, tipăriți-l și completați-l de mână.