Sevkiyat Takip Excel — Ücretsiz Sevkiyat Formu ve Takip Çizelgesi

Sevkiyat takip formu, müşteriye gönderilen bir yükün kime, hangi adrese, hangi sipariş ve irsaliyeyle, hangi araçla ya da kargoyla, kaç koli ve adet olarak gönderildiğini ve kimin teslim aldığını gösteren, şoför ve teslim alan tarafından imzalanan iç takip belgesidir. Bu şablonun ilk sekmesi bu formdur; aynı bilgiler ikinci sekmedeki sevkiyat takip çizelgesine tek satır olarak işlenir. Form işletmenin kendi kaydıdır; irsaliye veya faturanın yerine geçmez.

Üç anda: birincisi mal depodan çıkarken (sevkiyat no, tarih, müşteri, sipariş ve irsaliye no, araç veya kargo bilgisi, koli ve adet, planlanan teslim günü; durum "Yolda"); ikincisi yolda bir şey değiştiğinde (gecikme, adres sorunu; durum "Gecikti" ve nedeni Not sütununa); üçüncüsü teslimde (gerçekleşen teslim günü; durum "Teslim edildi" ya da "İade"). Çizelgeyi gün sonuna bırakmak en sık yapılan hatadır; takip numarası ve plaka unutulur. En sağlam alışkanlık, araç yüklenir yüklenmez satırı açmaktır.

En az şunlar: sevkiyat numarası, sevk tarihi, müşteri, teslim adresi, sipariş numarası, irsaliye numarası, taşıma şekli, araç plakası ve şoför ya da kargo firması ve takip numarası, koli ve adet, planlanan ve gerçekleşen teslim tarihi ve durum. Planlanan teslim günü en sık atlanan alandır; o olmadan gecikmeyi ölçemezsiniz.

Gecikme günü, gerçekleşen teslim tarihi ile planlanan teslim tarihi arasındaki farktır; teslim henüz olmadıysa bugünün tarihiyle hesaplanır, erken ya da zamanında teslimde 0 yazar. Zamanında teslim oranı, planlanan güne kadar teslim edilen sevkiyat sayısının teslim edilen tüm sevkiyatlara bölünmesidir: 20 teslimin 17'si zamanındaysa oran %85'tir. Bu şablonda ikisi de formülle çıkar; Özet sekmesi oranı hem toplamda hem müşteri bazında verir.

Sipariş takibi ticari tarafı izler: sipariş hangi kanaldan geldi, tutarı ne, hazırlanıyor mu, iptal mi oldu. Sevkiyat takibi fiziksel tarafı izler: mal hangi irsaliyeyle, hangi araçla, kaç koli olarak çıktı, söz verilen günde teslim edildi mi. Küçük işletmede ikisi tek tabloda tutulabilir; bir sipariş birden fazla sevkiyatla gidiyorsa ya da gecikmeyi ölçmek istiyorsanız ayırmak gerekir. Siparişi sipariş takip şablonunda, malın depodan çıkışını depo giriş çıkış fişinde, yolculuğu bu çizelgede tutup üçünü sipariş numarasıyla bağlayın.

Edebilirsiniz, ama her aşama ayrı soruya cevap verir. Bu şablon sevkiyattan başlar; siparişi ve üretimi takip etmek için Sevkiyatlar sekmesinin soluna "Sipariş Tarihi" ve "Üretim Bitiş" sütunları ekleyip Durum sütununun açılır listesine (Veri → Veri Doğrulama) "Üretimde" seçeneğini yazabilirsiniz. Böylece siparişten teslimata kadar geçen toplam gün de hesaplanır. Siparişin tutarını ve kanalını ayrıca izlemek istiyorsanız sipariş takip şablonunu yanında kullanın.

Taşıma Şekli sütunundan seçin: kendi aracımız, kargo, nakliye firması ya da müşteri teslim aldı. Kendi aracınızda plaka ve şoför adını, kargoda firma adını ve takip numarasını yazın. Sütunu filtrelediğinizde hangi yolla gönderilen sevkiyatların daha çok geciktiğini görürsünüz.

Günde birkaç sevkiyat yapan, kaydı tek kişinin tuttuğu bir işletme için yeterlidir. Sevk ettiğiniz malın stoğunu, müşterilerin cari hesabını ve satış fişlerini de tutmanız gerektiğinde Ofisx Online Stok işe yarar: barkodla yapılan satış stoktan düşer, satış müşterinin cari hesabına işlenir, fiş ve faturayı PDF olarak alırsınız. Sevkiyatın yol ve teslim durumunu bu çizelgede izlemeye devam edebilirsiniz.

Evet ücretsizdir; e-posta, üyelik veya ödeme istemez, filigran ve hücre koruması içermez. Dosya Excel (.xlsx) biçimindedir çünkü toplamlar, gecikme günü ve teslim oranı formülle hesaplanıyor. Excel, Google E-Tablolar veya LibreOffice ile açıp sevkiyat formunu yazdırabilir ya da "PDF olarak kaydet" ile PDF'e çevirip müşteriye gönderebilirsiniz. Boş form için örnek satırları silip yazdırın ve elle doldurun.