Controle de Remessas em Excel — Formulário de Remessa e Planilha de Acompanhamento Gratuitos

O formulário de controle de envio é o documento interno de acompanhamento, assinado pelo motorista e por quem recebe, que mostra para quem, para qual endereço, com qual pedido e nota de remessa, em qual veículo ou transportadora, em quantas caixas e unidades, e quem recebeu uma carga enviada ao cliente. A primeira aba deste modelo é esse formulário; as mesmas informações são lançadas como uma linha na planilha de controle de envios, na segunda aba. O formulário é o registro próprio da empresa; não substitui a nota de remessa nem a nota fiscal.

Em três momentos: o primeiro, quando a mercadoria sai do depósito (nº do envio, data, cliente, nº do pedido e da nota de remessa, dados do veículo ou da transportadora, caixas e quantidades, dia de entrega planejado; situação "A caminho"); o segundo, quando algo muda no trajeto (atraso, problema de endereço; situação "Atrasado" e o motivo na coluna Observações); o terceiro, na entrega (dia da entrega real; situação "Entregue" ou "Devolvido"). Deixar a planilha para o fim do dia é o erro mais comum; o código de rastreio e a placa acabam esquecidos. O hábito mais seguro é abrir a linha assim que o veículo é carregado.

No mínimo: número da remessa, data de envio, cliente, endereço de entrega, número do pedido, número da nota de remessa (irsaliye, o documento de transporte turco), modalidade de transporte, placa do veículo e motorista ou transportadora e código de rastreio, volumes e quantidade, datas de entrega prevista e realizada e status. A data de entrega prevista é o campo mais esquecido; sem ela, você não consegue medir o atraso.

Os dias de atraso são a diferença entre a data de entrega realizada e a data de entrega prevista; se a entrega ainda não ocorreu, o cálculo usa a data de hoje, e em entregas antecipadas ou no prazo o resultado é 0. A taxa de entrega no prazo é o número de remessas entregues até a data prevista dividido por todas as remessas entregues: se 17 de 20 entregas foram no prazo, a taxa é de 85%. Neste modelo, os dois valores saem por fórmula; a aba Resumo mostra a taxa no total e por cliente.

O controle de pedidos acompanha o lado comercial: por qual canal o pedido chegou, qual é o valor, se está em separação, se foi cancelado. O controle de remessas acompanha o lado físico: com qual nota de remessa, em qual veículo e em quantos volumes a mercadoria saiu e se foi entregue no dia prometido. Em uma empresa pequena, os dois podem ficar na mesma tabela; se um pedido sai em várias remessas ou se você quer medir atrasos, é preciso separá-los. Registre o pedido no modelo de controle de pedidos, a saída da mercadoria do estoque na ficha de entrada e saída do depósito e o trajeto nesta planilha, e ligue os três pelo número do pedido.

Pode, mas cada etapa responde a uma pergunta diferente. Este modelo começa na remessa; para acompanhar também o pedido e a produção, adicione as colunas "Data do Pedido" e "Fim da Produção" à esquerda da aba Remessas e inclua a opção "Em produção" na lista suspensa da coluna Status (Dados → Validação de Dados). Assim, o total de dias do pedido até a entrega também é calculado. Se quiser acompanhar à parte o valor e o canal do pedido, use o modelo de controle de pedidos junto com este.

Escolha na coluna Modalidade de Transporte: veículo próprio, transportadora (encomenda), empresa de frete ou cliente retirou. No veículo próprio, anote a placa e o nome do motorista; na transportadora, o nome da empresa e o código de rastreio. Ao filtrar a coluna, você vê quais modalidades de envio mais atrasam.

Basta para uma empresa que faz poucas remessas por dia e em que uma só pessoa cuida do registro. Quando você também precisar controlar o estoque da mercadoria enviada, a conta corrente (cari hesap, o saldo de cada cliente) e os recibos de venda, o Ofisx Controle de Estoque Online ajuda: a venda feita por código de barras baixa o estoque, a venda é lançada na conta do cliente, e o recibo e a fatura saem em PDF. Você pode continuar acompanhando o trajeto e a situação da entrega nesta planilha.

Sim, é gratuito; não pede e-mail, cadastro nem pagamento, e não tem marca d'água nem proteção de células. O arquivo está no formato Excel (.xlsx) porque os totais, os dias de atraso e a taxa de entrega são calculados por fórmula. Você pode abri-lo no Excel, no Google Sheets ou no LibreOffice e imprimir o formulário de remessa, ou salvá-lo como PDF e enviá-lo ao cliente. Para um formulário em branco, apague as linhas de exemplo, imprima e preencha à mão.