Praćenje isporuka u Excelu — besplatni obrazac isporuke i tablica praćenja

Obrazac za praćenje otpreme je interni dokument praćenja, koji potpisuju vozač i primatelj, a prikazuje kome je, na koju adresu, s kojom narudžbom i otpremnicom, kojim vozilom ili kurirom, u koliko paketa i komada teret poslan klijentu te tko ga je preuzeo. Prva kartica ovog predloška je taj obrazac; isti se podaci unose kao jedan redak u tablicu praćenja otpreme u drugoj kartici. Obrazac je interna evidencija tvrtke; ne zamjenjuje otpremnicu ni račun.

U tri trenutka: prvi je pri izlasku robe iz skladišta (broj otpreme, datum, klijent, broj narudžbe i otpremnice, podaci o vozilu ili kuriru, paketi i količina, planirani dan isporuke; status „Na putu”); drugi kad se nešto promijeni na putu (kašnjenje, problem s adresom; status „Kasni” i razlog u stupac Napomena); treći pri isporuci (stvarni dan isporuke; status „Isporučeno” ili „Povrat”). Najčešća je greška ostaviti tablicu za kraj dana; zaborave se broj za praćenje i registarska oznaka. Najpouzdanija navika je otvoriti redak čim se vozilo utovari.

Najmanje sljedeće: broj otpreme, datum otpreme, kupca, adresu isporuke, broj narudžbe, broj otpremnice (irsaliye, turski prateći dokument za otpremu robe), način prijevoza, registarsku oznaku vozila i vozača ili dostavnu službu i broj za praćenje pošiljke, broj paketa i količinu, planirani i stvarni datum isporuke te status. Planirani dan isporuke najčešće se izostavlja; bez njega kašnjenje ne možete izmjeriti.

Dani kašnjenja razlika su između stvarnog i planiranog datuma isporuke; ako isporuka još nije obavljena, računa se do današnjeg datuma, a kod rane ili pravodobne isporuke upisuje se 0. Udio pravodobnih isporuka je broj otprema isporučenih do planiranog dana podijeljen sa svim isporučenim otpremama: ako je 17 od 20 isporuka bilo na vrijeme, udio je 85 %. U ovom predlošku oboje se izračunava formulom; kartica Sažetak prikazuje udio i ukupno i po kupcu.

Praćenje narudžbi prati komercijalnu stranu: iz kojeg je kanala narudžba stigla, koliki je iznos, priprema li se ili je otkazana. Praćenje otprema prati fizičku stranu: s kojom je otpremnicom, kojim vozilom i u koliko paketa roba otišla te je li isporučena na obećani dan. U maloj tvrtki oboje se može voditi u jednoj tablici; razdvajanje je potrebno ako se jedna narudžba šalje u više otprema ili ako želite mjeriti kašnjenje. Narudžbu vodite u predlošku za praćenje narudžbi, izlaz robe iz skladišta na skladišnom primku i izdatnici, a put pošiljke u ovoj tablici te sve troje povežite brojem narudžbe.

Možete, ali svaka faza odgovara na drugo pitanje. Ovaj predložak počinje od otpreme; za praćenje narudžbe i proizvodnje lijevo od kartice Otpreme dodajte stupce „Datum narudžbe” i „Završetak proizvodnje”, a u padajući popis stupca Status (Podaci → Provjera valjanosti podataka) upišite opciju „U proizvodnji”. Tako će se izračunati i ukupan broj dana od narudžbe do isporuke. Ako iznos i kanal narudžbe želite pratiti zasebno, uz ovaj koristite i predložak za praćenje narudžbi.

Odaberite iz stupca Način prijevoza: naše vozilo, kurirska služba, špediter ili kupac preuzeo. Za vlastito vozilo upišite registarsku oznaku i ime vozača, a za kurirsku službu naziv tvrtke i broj za praćenje. Kad filtrirate stupac, vidjet ćete koji način slanja češće kasni.

Dovoljan je za tvrtku koja dnevno obavlja nekoliko otprema i u kojoj evidenciju vodi jedna osoba. Ako uz to morate voditi zalihu otpremljene robe, račune kupaca (cari hesap, turski izraz za račun kupca) i prodajne račune, koristan je Ofisx Skladište i Prodaja: prodaja putem barkoda smanjuje zalihu, prodaja se knjiži na račun kupca, a račun i potvrdu dobivate u PDF-u. Status puta i isporuke otpreme i dalje možete pratiti u ovoj tablici.

Da, besplatan je; ne traži e-poštu, registraciju ni plaćanje te ne sadrži vodeni žig ni zaštitu ćelija. Datoteka je u formatu Excel (.xlsx) jer se zbrojevi, dani kašnjenja i udio isporuka računaju formulama. Možete je otvoriti u Excelu, Google tablicama ili LibreOffice-u i ispisati obrazac otpreme ili je spremiti kao PDF i poslati kupcu. Za prazan obrazac obrišite primjere redaka, ispišite ga i popunite rukom.