Следене на доставки в Excel — безплатен формуляр и таблица за доставки

Формулярът за проследяване на пратки е вътрешен документ за проследяване, подписван от шофьора и от получателя, който показва на кого, на какъв адрес, с коя поръчка и стокова разписка, с кой автомобил или куриер, в колко кашона и бройки е изпратен товар към клиент и кой го е получил. Първият раздел на този шаблон е този формуляр; същите данни се въвеждат като един ред в таблицата за проследяване на пратки във втория раздел. Формулярът е собствен запис на бизнеса; той не замества стоковата разписка или фактурата.

В три момента: първо, когато стоката напуска склада (номер на пратка, дата, клиент, номер на поръчка и на стокова разписка, данни за автомобила или куриера, кашони и бройки, планиран ден на доставка; статус „На път“); второ, когато нещо се промени по пътя (забавяне, проблем с адреса; статус „Забавена“, а причината – в колоната „Бележка“); трето, при доставката (реален ден на доставка; статус „Доставена“ или „Върната“). Най-честата грешка е да оставите таблицата за края на деня; номерът за проследяване и регистрационният номер се забравят. Най-сигурният навик е да отворите реда веднага щом автомобилът бъде натоварен.

Най-малкото: номер на пратката, дата на изпращане, клиент, адрес за доставка, номер на поръчката, номер на стокова разписка (irsaliye – транспортен документ за стока в Турция), вид транспорт, регистрационен номер на превозното средство и шофьор или куриерска фирма и номер за проследяване, брой кашони и количество, планирана и реална дата на доставка и статус. Планираният ден на доставка е полето, което най-често се пропуска; без него не можете да измерите закъснението.

Дните закъснение са разликата между реалната и планираната дата на доставка; ако доставката още не е извършена, се изчислява с днешната дата, а при ранна или навременна доставка се записва 0. Процентът навременни доставки е броят на пратките, доставени до планираната дата, разделен на всички доставени пратки: ако 17 от 20 доставки са навреме, процентът е 85%. В този шаблон и двата показателя се получават с формула; разделът „Обобщение“ показва процента както общо, така и по клиенти.

Проследяването на поръчки следи търговската страна: през кой канал е дошла поръчката, каква е сумата ѝ, подготвя ли се, отказана ли е. Проследяването на пратки следи физическата страна: със каква стокова разписка, с кое превозно средство и в колко кашона е излязла стоката и доставена ли е в обещания ден. В малък бизнес двете могат да се водят в една таблица; ако една поръчка пътува на няколко пратки или искате да измервате закъснението, е нужно да ги разделите. Водете поръчката в шаблона за проследяване на поръчки, излизането на стоката от склада в складовата бележка за приемане и изписване, пътуването ѝ в тази таблица и свържете трите с номера на поръчката.

Можете, но всеки етап отговаря на различен въпрос. Този шаблон започва от пратката; за да следите и поръчката, и производството, добавете вляво от раздела „Пратки“ колоните „Дата на поръчката“ и „Край на производството“, а в падащия списък на колоната „Статус“ (Данни → Проверка на данните) въведете опцията „В производство“. Така се изчисляват и общите дни от поръчката до доставката. Ако искате отделно да следите сумата и канала на поръчката, използвайте заедно с него шаблона за проследяване на поръчки.

Изберете от колоната „Вид транспорт“: собствено превозно средство, куриер, транспортна фирма или клиентът го е взел сам. При собствено превозно средство въведете регистрационния номер и името на шофьора, а при куриер – името на фирмата и номера за проследяване. Ако филтрирате колоната, ще видите кой начин на изпращане води до повече закъснения.

Достатъчен е за бизнес, който изпраща по няколко пратки на ден и в който един човек води записите. Когато трябва да следите и наличността на изпратената стока, сметките на клиентите и касовите бележки, ще ви е от полза Ofisx Online Stok: продажбата чрез баркод се изписва от наличността, продажбата се записва в сметката на клиента, а бележката и фактурата получавате като PDF. Състоянието на пътуването и доставката на пратката можете да продължите да следите в тази таблица.

Да, безплатен е; не изисква имейл, регистрация или плащане и не съдържа воден знак или защита на клетките. Файлът е във формат Excel (.xlsx), защото сборовете, дните закъснение и процентът навременни доставки се изчисляват с формули. Можете да го отворите с Excel, Google Sheets или LibreOffice и да отпечатате формуляра за пратка или да го запазите като PDF и да го изпратите на клиента. За празен формуляр изтрийте примерните редове, отпечатайте го и го попълнете на ръка.