متابعة الشحنات في Excel — نموذج شحن وجدول متابعة مجاني

نموذج متابعة الشحنات مستند داخلي للمتابعة يوقّع عليه السائق والمستلم، ويبيّن لمن أُرسلت الشحنة المرسلة إلى العميل وإلى أي عنوان، وبأي أمر طلب وإشعار تسليم (İrsaliye)، وبأي مركبة أو شركة شحن، وبكم كرتونة وكمية، ومن استلمها. التبويب الأول من هذا القالب هو هذا النموذج؛ وتُدرج المعلومات نفسها في جدول متابعة الشحنات بالتبويب الثاني في سطر واحد. والنموذج سجل خاص بالمنشأة؛ ولا يحل محل إشعار التسليم ولا الفاتورة.

في ثلاث لحظات: الأولى عند خروج البضاعة من المستودع (رقم الشحنة، التاريخ، العميل، رقم الطلب ورقم إشعار التسليم، بيانات المركبة أو الشحن، الكراتين والكميات، يوم التسليم المخطط؛ الحالة «في الطريق»)؛ والثانية عند تغيّر شيء في الطريق (تأخر، مشكلة في العنوان؛ الحالة «متأخرة» والسبب في عمود «ملاحظات»)؛ والثالثة عند التسليم (يوم التسليم الفعلي؛ الحالة «تم التسليم» أو «مرتجع»). وترك الجدول إلى آخر اليوم هو الخطأ الأكثر شيوعًا؛ إذ يُنسى رقم التتبع واللوحة. وأمتن عادة هي فتح السطر فور تحميل المركبة.

على الأقل: رقم الشحنة، وتاريخ الشحن، والعميل، وعنوان التسليم، ورقم الطلب، ورقم مذكرة التسليم (irsaliye، وهي مذكرة الشحن المعتمدة في تركيا)، ووسيلة النقل، ولوحة المركبة واسم السائق أو شركة الشحن ورقم التتبع، وعدد الطرود والكميات، وتاريخ التسليم المخطط والفعلي، والحالة. وتاريخ التسليم المخطط هو الحقل الأكثر إغفالاً؛ وبدونه لا يمكنك قياس التأخير.

أيام التأخير هي الفرق بين تاريخ التسليم الفعلي وتاريخ التسليم المخطط؛ وإذا لم يتم التسليم بعد فيُحسب الفرق حتى تاريخ اليوم، ويُكتب 0 في حالة التسليم المبكر أو في الموعد. أما نسبة التسليم في الموعد فهي عدد الشحنات المسلَّمة حتى اليوم المخطط مقسومًا على جميع الشحنات المسلَّمة: فإذا كانت 17 شحنة من أصل 20 في موعدها فالنسبة 85%. في هذا القالب تُستخرج القيمتان بالمعادلات، وتعرض ورقة الملخص النسبة للإجمالي ولكل عميل على حدة.

تتبع الطلبات يراقب الجانب التجاري: من أي قناة جاء الطلب، وما قيمته، وهل هو قيد التجهيز أم أُلغي. أما تتبع الشحنات فيراقب الجانب المادي: بأي مذكرة تسليم (irsaliye) خرجت البضاعة، وبأي مركبة، وكم طردًا، وهل سُلّمت في اليوم الموعود. في المنشأة الصغيرة يمكن الاحتفاظ بالاثنين في جدول واحد؛ لكن إذا كان الطلب الواحد يُشحن على دفعات، أو أردت قياس التأخير، فمن الأفضل الفصل بينهما. سجّل الطلب في قالب تتبع الطلبات، وخروج البضاعة من المستودع في إيصال دخول وخروج المستودع، ورحلة الشحنة في هذا الجدول، ثم اربط الثلاثة برقم الطلب.

نعم، لكن كل مرحلة تجيب عن سؤال مختلف. يبدأ هذا القالب من الشحن؛ ولتتبع الطلب والإنتاج أضف عمودي "تاريخ الطلب" و"انتهاء الإنتاج" على يسار ورقة الشحنات، واكتب الخيار "قيد الإنتاج" في القائمة المنسدلة لعمود الحالة (البيانات ← التحقق من صحة البيانات). وبذلك يُحسب أيضًا إجمالي الأيام من الطلب حتى التسليم. وإذا أردت متابعة قيمة الطلب وقناته بشكل منفصل، فاستخدم قالب تتبع الطلبات إلى جانبه.

اختر من عمود وسيلة النقل: مركبتنا الخاصة، أو شركة شحن، أو شركة نقل، أو استلمها العميل بنفسه. واكتب لوحة المركبة واسم السائق إذا كانت مركبتك، أو اسم الشركة ورقم التتبع إذا كان الشحن عبر شركة. وعند تصفية العمود سترى أي وسيلة تتأخر شحناتها أكثر.

يكفي لمنشأة تنفّذ بضع شحنات يوميًا ويتولى شخص واحد تسجيلها. أما إذا احتجت أيضًا إلى مخزون البضاعة المشحونة وحسابات العملاء وإيصالات البيع، فسيفيدك Ofisx إدارة المخزون: فالبيع بالباركود يُخصم من المخزون، ويُسجَّل في حساب العميل، ويمكنك الحصول على الإيصال والفاتورة بصيغة PDF. ويمكنك مواصلة متابعة حالة الطريق والتسليم في هذا الجدول.

نعم، إنه مجاني؛ لا يطلب بريدًا إلكترونيًا ولا عضوية ولا دفعًا، ولا يحتوي على علامة مائية أو حماية للخلايا. الملف بصيغة Excel (.xlsx) لأن الإجماليات وأيام التأخير ونسبة التسليم تُحسب بالمعادلات. يمكنك فتحه في Excel أو Google Sheets أو LibreOffice وطباعة نموذج الشحن، أو حفظه بصيغة PDF وإرساله إلى العميل. للحصول على نموذج فارغ احذف الصفوف النموذجية واطبعه ثم املأه يدويًا.