Zendingen bijhouden in Excel — gratis verzendformulier en volgoverzicht

Een zendingopvolgformulier is een intern opvolgdocument, ondertekend door de chauffeur en de ontvanger, waarin staat aan wie, naar welk adres, met welke order en afleverbon, met welk voertuig of welke koerier, in hoeveel dozen en stuks een lading aan een klant is verzonden en wie hem heeft ontvangen. Het eerste tabblad van deze sjabloon is dit formulier; dezelfde gegevens worden als één regel verwerkt in het opvolgoverzicht op het tweede tabblad. Het formulier is de eigen administratie van het bedrijf; het vervangt de afleverbon of factuur niet.

Op drie momenten: ten eerste wanneer de goederen het magazijn verlaten (zendingnr., datum, klant, order- en afleverbonnr., voertuig- of koerierinformatie, dozen en aantal, geplande leverdag; status "Onderweg"); ten tweede wanneer er onderweg iets verandert (vertraging, adresprobleem; status "Vertraagd" en de reden in de kolom Opmerking); ten derde bij de levering (werkelijke leverdag; status "Geleverd" of "Retour"). Het overzicht tot het einde van de dag laten liggen is de meest gemaakte fout; trackingnummer en kenteken worden dan vergeten. De beste gewoonte is de regel te openen zodra het voertuig is geladen.

Minimaal dit: zendingnummer, verzenddatum, klant, afleveradres, ordernummer, afleverbonnummer (irsaliye), vervoerswijze, kenteken en chauffeur of vervoerder met trackingnummer, aantal dozen en stuks, geplande en werkelijke leverdatum en status. De geplande leverdatum wordt het vaakst vergeten; zonder die datum kunt u vertraging niet meten.

Vertragingsdagen zijn het verschil tussen de werkelijke en de geplande leverdatum; is er nog niet geleverd, dan wordt met de datum van vandaag gerekend, en bij een vroege of tijdige levering staat er 0. Het percentage op tijd geleverd is het aantal zendingen dat uiterlijk op de geplande dag is bezorgd, gedeeld door alle geleverde zendingen: als 17 van de 20 leveringen op tijd waren, is het percentage 85%. In dit sjabloon worden beide met formules berekend; het tabblad Samenvatting toont het percentage zowel in totaal als per klant.

Ordertracking volgt de commerciële kant: via welk kanaal de order binnenkwam, wat het bedrag is, of hij wordt klaargemaakt of is geannuleerd. Zendingtracking volgt de fysieke kant: met welke afleverbon, met welk voertuig en in hoeveel dozen de goederen vertrokken en of ze op de beloofde dag zijn geleverd. In een klein bedrijf kunt u beide in één tabel bijhouden; als een order in meerdere zendingen wordt verstuurd of u vertraging wilt meten, is scheiden nodig. Houd de order bij in het sjabloon voor ordertracking, het vertrek uit het magazijn in de bon voor magazijnin- en uitgaande goederen en de reis in dit overzicht, en koppel de drie met het ordernummer.

Dat kan, maar elke fase beantwoordt een andere vraag. Dit sjabloon begint bij de zending; om ook de order en de productie te volgen, kunt u links van het tabblad Zendingen de kolommen “Orderdatum” en “Productie gereed” toevoegen en in de keuzelijst van de kolom Status (Gegevens → Gegevensvalidatie) de optie “In productie” opnemen. Zo wordt ook het totale aantal dagen van order tot levering berekend. Wilt u het orderbedrag en het kanaal apart volgen, gebruik dan het sjabloon voor ordertracking ernaast.

Kies in de kolom Vervoerswijze: eigen voertuig, pakketdienst, transportbedrijf of door klant afgehaald. Vul bij eigen voertuig het kenteken en de naam van de chauffeur in, bij een pakketdienst de naam van het bedrijf en het trackingnummer. Als u de kolom filtert, ziet u bij welke verzendwijze de meeste vertraging optreedt.

Voor een bedrijf met een paar zendingen per dag waarbij één persoon de administratie bijhoudt, is het voldoende. Moet u ook de voorraad van de verzonden goederen, de klantrekeningen (cari hesap) en de verkoopbonnen bijhouden, dan komt Ofisx Online Stok van pas: een verkoop via barcode wordt van de voorraad afgeboekt, de verkoop wordt op de klantrekening geboekt en u ontvangt bon en factuur als pdf. De weg- en leverstatus van de zending kunt u gewoon in dit overzicht blijven volgen.

Ja, het is gratis; er is geen e-mailadres, account of betaling nodig en het bestand bevat geen watermerk of celbeveiliging. Het bestand is een Excel-bestand (.xlsx), omdat de totalen, vertragingsdagen en het leverpercentage met formules worden berekend. U kunt het openen in Excel, Google Sheets of LibreOffice en het zendformulier afdrukken, of met “Opslaan als PDF” omzetten naar pdf en naar de klant sturen. Voor een leeg formulier verwijdert u de voorbeeldrijen, drukt u het af en vult u het met de hand in.