شپمنٹ ٹریکنگ Excel — مفت شپمنٹ فارم اور ٹریکنگ چارٹ

شپمنٹ ٹریکنگ فارم اندرونی ٹریکنگ دستاویز ہے جو گاہک کو بھیجے گئے مال کے بارے میں بتاتی ہے: کس کو، کس پتے پر، کس آرڈر اور ڈیلیوری نوٹ کے ساتھ، کس گاڑی یا کورئیر سے، کتنے کارٹن اور تعداد میں بھیجا گیا اور کس نے وصول کیا؛ اس پر ڈرائیور اور وصول کرنے والا دستخط کرتے ہیں۔ اس ٹیمپلیٹ کا پہلا ٹیب یہی فارم ہے؛ یہی معلومات دوسرے ٹیب کے شپمنٹ ٹریکنگ جدول میں ایک لائن کے طور پر درج کی جاتی ہیں۔ فارم کاروبار کا اپنا ریکارڈ ہے؛ ڈیلیوری نوٹ یا انوائس کی جگہ نہیں لیتا۔

تین موقعوں پر: پہلا، مال گودام سے نکلتے وقت (شپمنٹ نمبر، تاریخ، گاہک، آرڈر اور ڈیلیوری نوٹ کا نمبر، گاڑی یا کورئیر کی معلومات، کارٹن اور تعداد، طے شدہ ڈیلیوری کا دن؛ حالت "راستے میں")؛ دوسرا، راستے میں کچھ بدلنے پر (تاخیر، پتے کا مسئلہ؛ حالت "تاخیر" اور وجہ نوٹ کے کالم میں)؛ تیسرا، ڈیلیوری پر (اصل ڈیلیوری کا دن؛ حالت "ڈیلیور ہو گئی" یا "واپس")۔ جدول کو دن کے آخر پر چھوڑنا سب سے عام غلطی ہے؛ ٹریکنگ نمبر اور نمبر پلیٹ بھول جاتے ہیں۔ سب سے پکی عادت یہ ہے کہ گاڑی لدتے ہی لائن کھول لی جائے۔

کم از کم یہ: شپمنٹ نمبر، روانگی کی تاریخ، گاہک، ڈیلیوری کا پتہ، آرڈر نمبر، ڈیلیوری نوٹ (irsaliye) نمبر، نقل و حمل کا طریقہ، گاڑی کی نمبر پلیٹ اور ڈرائیور یا کورئیر کمپنی اور ٹریکنگ نمبر، ڈبوں کی تعداد اور مقدار، طے شدہ اور اصل ڈیلیوری کی تاریخ اور اسٹیٹس۔ طے شدہ ڈیلیوری کا دن سب سے زیادہ چھوڑا جانے والا خانہ ہے؛ اس کے بغیر آپ تاخیر کی پیمائش نہیں کر سکتے۔

تاخیر کے دن اصل ڈیلیوری کی تاریخ اور طے شدہ ڈیلیوری کی تاریخ کے درمیان فرق ہوتے ہیں؛ اگر ڈیلیوری ابھی نہیں ہوئی تو حساب آج کی تاریخ سے ہوتا ہے، اور وقت سے پہلے یا بروقت ڈیلیوری پر 0 لکھا جاتا ہے۔ بروقت ڈیلیوری کی شرح طے شدہ دن تک پہنچائی گئی شپمنٹس کی تعداد کو کل پہنچائی گئی شپمنٹس سے تقسیم کرنے سے نکلتی ہے: اگر 20 میں سے 17 ڈیلیوریاں بروقت ہوں تو شرح %85 ہے۔ اس ٹیمپلیٹ میں دونوں فارمولے سے نکلتے ہیں؛ خلاصہ ٹیب یہ شرح مجموعی طور پر بھی اور ہر گاہک کے لحاظ سے بھی دکھاتا ہے۔

آرڈر ٹریکنگ تجارتی پہلو کو دیکھتی ہے: آرڈر کس چینل سے آیا، رقم کتنی ہے، تیار ہو رہا ہے یا منسوخ ہو گیا۔ شپمنٹ ٹریکنگ جسمانی پہلو کو دیکھتی ہے: مال کس ڈیلیوری نوٹ کے ساتھ، کس گاڑی سے، کتنے ڈبوں میں روانہ ہوا اور وعدے کے دن پہنچا یا نہیں۔ چھوٹے کاروبار میں دونوں ایک ہی جدول میں رکھے جا سکتے ہیں؛ اگر ایک آرڈر کئی شپمنٹس میں جاتا ہے یا آپ تاخیر ناپنا چاہتے ہیں تو انہیں الگ کرنا ضروری ہے۔ آرڈر کو آرڈر ٹریکنگ ٹیمپلیٹ میں، مال کی گودام سے روانگی کو گودام اندراج و اخراج پرچی میں اور سفر کو اس چارٹ میں رکھیں، اور تینوں کو آرڈر نمبر سے جوڑ دیں۔

کر سکتے ہیں، لیکن ہر مرحلہ الگ سوال کا جواب دیتا ہے۔ یہ ٹیمپلیٹ شپمنٹ سے شروع ہوتا ہے؛ آرڈر اور پیداوار ٹریک کرنے کے لیے شپمنٹس ٹیب کے بائیں جانب "آرڈر کی تاریخ" اور "پیداوار مکمل" کالم شامل کریں اور اسٹیٹس کالم کی ڈراپ ڈاؤن فہرست (ڈیٹا ← ڈیٹا ویلیڈیشن) میں "پیداوار میں" کا آپشن لکھ دیں۔ اس طرح آرڈر سے ڈیلیوری تک لگنے والے کل دن بھی نکل آتے ہیں۔ اگر آرڈر کی رقم اور چینل الگ سے دیکھنا چاہتے ہیں تو آرڈر ٹریکنگ ٹیمپلیٹ ساتھ استعمال کریں۔

نقل و حمل کا طریقہ کالم سے منتخب کریں: اپنی گاڑی، کورئیر، ٹرانسپورٹ کمپنی یا گاہک نے خود وصول کیا۔ اپنی گاڑی کی صورت میں نمبر پلیٹ اور ڈرائیور کا نام، کورئیر کی صورت میں کمپنی کا نام اور ٹریکنگ نمبر لکھیں۔ کالم پر فلٹر لگانے سے آپ دیکھ سکتے ہیں کہ کس ذریعے سے بھیجی گئی شپمنٹس میں زیادہ تاخیر ہوتی ہے۔

ایسے کاروبار کے لیے کافی ہے جو دن میں چند شپمنٹس بھیجتا ہو اور جس کا ریکارڈ ایک ہی شخص رکھتا ہو۔ جب آپ کو بھیجے گئے مال کا اسٹاک، گاہکوں کے کھاتے اور سیلز رسیدیں بھی رکھنی ہوں تو Ofisx Online Stok کام آتا ہے: بارکوڈ سے کی گئی فروخت اسٹاک سے کم ہو جاتی ہے، فروخت گاہک کے کھاتے میں درج ہو جاتی ہے، اور رسید و انوائس PDF کی صورت میں مل جاتی ہے۔ شپمنٹ کے راستے اور ڈیلیوری کی صورتحال کو آپ اسی چارٹ میں ٹریک کرتے رہ سکتے ہیں۔

جی ہاں، یہ مفت ہے؛ ای میل، رکنیت یا ادائیگی نہیں مانگتا، اور اس میں واٹر مارک یا سیل پروٹیکشن نہیں ہے۔ فائل Excel (.xlsx) فارمیٹ میں ہے کیونکہ ٹوٹلز، تاخیر کے دن اور ڈیلیوری کی شرح فارمولے سے نکلتی ہیں۔ آپ اسے Excel، Google Sheets یا LibreOffice میں کھول کر شپمنٹ فارم پرنٹ کر سکتے ہیں، یا "PDF کے طور پر محفوظ کریں" سے PDF بنا کر گاہک کو بھیج سکتے ہیں۔ خالی فارم کے لیے مثال کی قطاریں حذف کر کے پرنٹ کریں اور ہاتھ سے بھریں۔