Ndjekja e dërgesave në Excel — formular falas dhe tabelë ndjekjeje e dërgesave

Formulari i ndjekjes së dërgesës është dokumenti i brendshëm i ndjekjes që tregon një ngarkesë që i dërgohet klientit: kujt, në cilën adresë, me cilën porosi dhe fletëdërgesë, me cilin automjet ose kurier, në sa kuti dhe sasi është dërguar dhe kush e ka marrë, dhe që nënshkruhet nga shoferi dhe marrësi. Skeda e parë e këtij shablloni është ky formular; të njëjtat të dhëna regjistrohen si një rresht në çizelgën e ndjekjes së dërgesave në skedën e dytë. Formulari është regjistrimi i vetë biznesit; nuk zëvendëson fletëdërgesën ose faturën.

Në tri çaste: i pari kur malli del nga depoja (nr. i dërgesës, data, klienti, nr. i porosisë dhe i fletëdërgesës, të dhënat e automjetit ose kurierit, kuti dhe sasi, dita e planifikuar e dorëzimit; statusi “Në rrugë”); i dyti kur diçka ndryshon gjatë rrugës (vonesë, problem adrese; statusi “Vonuar” dhe arsyeja në kolonën Shënime); i treti në dorëzim (dita e dorëzimit të vërtetë; statusi “Dorëzuar” ose “Kthim”). Gabimi më i shpeshtë është ta lini çizelgën për në fund të ditës; harrohen numri i gjurmimit dhe targa. Zakoni më i sigurt është ta hapni rreshtin sapo ngarkohet automjeti.

Të paktën këto: numri i dërgesës, data e dërgimit, klienti, adresa e dorëzimit, numri i porosisë, numri i fletëdërgesës (irsaliye, fletë dërgese e mallit), mënyra e transportit, targa e mjetit dhe shoferi ose firma e korrierit dhe numri i gjurmimit, kutitë dhe sasia, data e planifikuar dhe ajo reale e dorëzimit dhe statusi. Dita e planifikuar e dorëzimit është fusha që harrohet më shpesh; pa të nuk mund ta matni vonesën.

Ditët e vonesës janë diferenca midis datës reale të dorëzimit dhe datës së planifikuar; nëse dorëzimi nuk ka ndodhur ende, llogaritet me datën e sotme, ndërsa për dorëzimin e hershëm ose në kohë shfaqet 0. Përqindja e dorëzimeve në kohë është numri i dërgesave të dorëzuara brenda ditës së planifikuar pjesëtuar me të gjitha dërgesat e dorëzuara: nëse 17 nga 20 dorëzime janë në kohë, përqindja është 85%. Në këtë shabllon të dyja dalin me formulë; skeda Përmbledhje e jep përqindjen si në total, ashtu edhe për secilin klient.

Ndjekja e porosive monitoron anën tregtare: nga cili kanal erdhi porosia, sa është vlera, është në përgatitje apo është anuluar. Ndjekja e dërgesave monitoron anën fizike: me cilën fletëdërgesë, me cilin mjet dhe në sa kuti doli malli, a u dorëzua në ditën e premtuar. Në një biznes të vogël të dyja mund të mbahen në një tabelë; nëse një porosi shkon me disa dërgesa ose nëse doni ta matni vonesën, duhet t'i ndani. Mbajeni porosinë në shabllonin e ndjekjes së porosive, daljen e mallit nga depoja në fletën e hyrje-daljes së depos, udhëtimin në këtë tabelë, dhe lidhini të tria me numrin e porosisë.

Mund, por çdo fazë i përgjigjet një pyetjeje tjetër. Ky shabllon nis nga dërgesa; për të ndjekur edhe porosinë dhe prodhimin, shtoni në të majtë të skedës Dërgesat kolonat "Data e porosisë" dhe "Përfundimi i prodhimit", dhe shkruani opsionin "Në prodhim" në listën rënëse të kolonës Statusi (Të dhënat → Validimi i të dhënave). Kështu llogariten edhe ditët totale nga porosia deri te dorëzimi. Nëse dëshironi ta ndiqni veçmas vlerën dhe kanalin e porosisë, përdoreni shabllonin e ndjekjes së porosive krahas këtij.

Zgjidhni nga kolona Mënyra e transportit: mjeti ynë, korrier, firmë transporti ose klienti e mori vetë. Për mjetin tuaj shkruani targën dhe emrin e shoferit, për korrierin emrin e firmës dhe numrin e gjurmimit. Kur e filtroni kolonën, shihni se me cilën mënyrë dërgesat vonojnë më shumë.

Mjafton për një biznes që bën disa dërgesa në ditë dhe ku regjistrin e mban një person i vetëm. Kur duhet të mbani edhe stokun e mallit që dërgoni, llogarinë e klientëve (cari hesap, llogari rrjedhëse) dhe faturat e shitjes, ju vlen Ofisx Menaxhimi Inventarit Online: shitja me barkod zbritet nga stoku, shitja regjistrohet në llogarinë e klientit, kurse faturën dhe kuponin i merrni në PDF. Gjendjen e rrugës dhe të dorëzimit të dërgesës mund ta ndiqni vazhdimisht në këtë tabelë.

Po, është falas; nuk kërkon email, regjistrim apo pagesë dhe nuk ka filigranë as mbrojtje të qelizave. Skedari është në format Excel (.xlsx) sepse totalet, ditët e vonesës dhe përqindja e dorëzimeve llogariten me formulë. Mund ta hapni me Excel, Google Sheets ose LibreOffice dhe ta printoni formularin e dërgesës, ose ta ruani si PDF me "Ruaj si PDF" dhe t'ia dërgoni klientit. Për një formular bosh, fshini rreshtat shembull, printoni dhe plotësojeni me dorë.