চালান ট্র্যাকিং Excel — বিনামূল্যের চালান ফর্ম ও ট্র্যাকিং শিট

শিপমেন্ট ট্র্যাকিং ফর্ম হলো একটি অভ্যন্তরীণ ট্র্যাকিং নথি, যা গ্রাহকের কাছে পাঠানো একটি মাল কাকে, কোন ঠিকানায়, কোন অর্ডার ও ডেলিভারি নোটে, কোন গাড়ি বা কুরিয়ারে, কত কার্টন ও পরিমাণে পাঠানো হয়েছে এবং কে গ্রহণ করেছেন তা দেখায়, এবং চালক ও প্রাপক স্বাক্ষর করেন। এই টেমপ্লেটের প্রথম ট্যাবই এই ফর্ম; একই তথ্য দ্বিতীয় ট্যাবের শিপমেন্ট ট্র্যাকিং তালিকায় এক সারি হিসেবে তোলা হয়। ফর্মটি প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব রেকর্ড; ডেলিভারি নোট বা ইনভয়েসের জায়গা নেয় না।

তিনটি মুহূর্তে: প্রথমত, মাল গুদাম থেকে বের হওয়ার সময় (শিপমেন্ট নম্বর, তারিখ, গ্রাহক, অর্ডার ও ডেলিভারি নোট নম্বর, গাড়ি বা কুরিয়ারের তথ্য, কার্টন ও পরিমাণ, পরিকল্পিত ডেলিভারির দিন; অবস্থা "পথে"); দ্বিতীয়ত, পথে কিছু বদলালে (দেরি, ঠিকানার সমস্যা; অবস্থা "দেরি" এবং কারণ নোট কলামে); তৃতীয়ত, ডেলিভারির সময় (প্রকৃত ডেলিভারির দিন; অবস্থা "ডেলিভারি হয়েছে" বা "ফেরত")। তালিকা দিনের শেষে করার জন্য ফেলে রাখা সবচেয়ে সাধারণ ভুল; ট্র্যাকিং নম্বর ও নম্বর প্লেট ভুলে যাওয়া হয়। সবচেয়ে নির্ভরযোগ্য অভ্যাস হলো গাড়ি লোড হওয়া মাত্র সারিটি খুলে ফেলা।

অন্তত এগুলো: শিপমেন্ট নম্বর, প্রেরণের তারিখ, গ্রাহক, ডেলিভারি ঠিকানা, অর্ডার নম্বর, ডেলিভারি চালান (ইরসালিয়ে) নম্বর, পরিবহনের ধরন, গাড়ির নম্বর প্লেট এবং চালক অথবা কুরিয়ার কোম্পানি ও ট্র্যাকিং নম্বর, কার্টন ও পরিমাণ, পরিকল্পিত ও প্রকৃত ডেলিভারির তারিখ এবং স্ট্যাটাস। পরিকল্পিত ডেলিভারির দিনটিই সবচেয়ে বেশি বাদ পড়ে; সেটি না থাকলে দেরি পরিমাপ করা যায় না।

দেরির দিন হলো প্রকৃত ডেলিভারির তারিখ ও পরিকল্পিত ডেলিভারির তারিখের পার্থক্য; ডেলিভারি এখনো না হয়ে থাকলে আজকের তারিখ দিয়ে হিসাব হয়, আর আগে বা ঠিক সময়ে ডেলিভারি হলে ০ লেখা হয়। সময়মতো ডেলিভারির হার হলো পরিকল্পিত দিনের মধ্যে ডেলিভারি হওয়া শিপমেন্টের সংখ্যাকে মোট ডেলিভারি হওয়া শিপমেন্ট দিয়ে ভাগ করা: ২০টি ডেলিভারির ১৭টি সময়মতো হলে হার ৮৫%। এই টেমপ্লেটে দুটিই ফর্মুলা দিয়ে বের হয়; সারাংশ ট্যাবে হারটি মোট হিসেবে এবং গ্রাহকভিত্তিকও পাবেন।

অর্ডার ট্র্যাকিং বাণিজ্যিক দিক দেখে: অর্ডার কোন চ্যানেল থেকে এল, পরিমাণ কত, প্রস্তুত হচ্ছে কি না, বাতিল হয়েছে কি না। শিপমেন্ট ট্র্যাকিং বাস্তব দিক দেখে: পণ্য কোন চালানে, কোন গাড়িতে, কয় কার্টনে রওনা হলো এবং কথা দেওয়া দিনে পৌঁছাল কি না। ছোট ব্যবসায় দুটি একই টেবিলে রাখা যায়; একটি অর্ডার একাধিক শিপমেন্টে গেলে বা দেরি মাপতে চাইলে আলাদা করা দরকার। অর্ডার রাখুন অর্ডার ট্র্যাকিং টেমপ্লেটে, গুদাম থেকে পণ্য বের হওয়া রাখুন গুদাম ইনভেন্টরি ভাউচারে, আর যাত্রাপথ রাখুন এই চার্টে; তিনটিকে অর্ডার নম্বর দিয়ে যুক্ত করুন।

যায়, তবে প্রতিটি ধাপ আলাদা প্রশ্নের উত্তর দেয়। এই টেমপ্লেট শিপমেন্ট থেকে শুরু হয়; অর্ডার ও উৎপাদনও ট্র্যাক করতে চাইলে শিপমেন্ট ট্যাবের বাঁ দিকে “অর্ডারের তারিখ” ও “উৎপাদন শেষ” কলাম যোগ করুন এবং স্ট্যাটাস কলামের ড্রপডাউন তালিকায় (ডেটা → ডেটা ভ্যালিডেশন) “উৎপাদনে” অপশনটি লিখুন। এতে অর্ডার থেকে ডেলিভারি পর্যন্ত মোট দিনও হিসাব হয়ে যাবে। অর্ডারের পরিমাণ ও চ্যানেল আলাদাভাবে দেখতে চাইলে অর্ডার ট্র্যাকিং টেমপ্লেটটিও সঙ্গে ব্যবহার করুন।

পরিবহনের ধরন কলাম থেকে বেছে নিন: নিজস্ব গাড়ি, কুরিয়ার, পরিবহন কোম্পানি বা গ্রাহক নিজে নিয়েছেন। নিজস্ব গাড়িতে নম্বর প্লেট ও চালকের নাম, কুরিয়ারে কোম্পানির নাম ও ট্র্যাকিং নম্বর লিখুন। কলামটি ফিল্টার করলে দেখবেন কোন মাধ্যমে পাঠানো শিপমেন্টে দেরি বেশি হয়।

দিনে কয়েকটি শিপমেন্ট করে এমন ব্যবসা, যেখানে একজন রেকর্ড রাখেন, তাদের জন্য যথেষ্ট। পাঠানো পণ্যের স্টক, গ্রাহকদের হিসাব (কারেন্ট অ্যাকাউন্ট) ও বিক্রয় রসিদও রাখতে হলে Ofisx অনলাইন স্টক ম্যানেজমেন্ট কাজে আসে: বারকোড দিয়ে বিক্রি করলে স্টক থেকে কমে যায়, বিক্রি গ্রাহকের হিসাবে উঠে যায়, আর রসিদ ও ইনভয়েস PDF হিসেবে পাওয়া যায়। শিপমেন্টের পথ ও ডেলিভারির অবস্থা এই চার্টেই ট্র্যাক করতে পারবেন।

হ্যাঁ, এটি বিনামূল্যে; ইমেইল, সদস্যতা বা পেমেন্ট লাগে না, ওয়াটারমার্ক বা সেল সুরক্ষাও নেই। ফাইলটি Excel (.xlsx) ফরম্যাটে, কারণ মোট, দেরির দিন ও ডেলিভারির হার ফর্মুলা দিয়ে হিসাব হয়। Excel, Google Sheets বা LibreOffice-এ খুলে শিপমেন্ট ফর্ম প্রিন্ট করতে পারেন, অথবা “PDF হিসেবে সংরক্ষণ” করে PDF বানিয়ে গ্রাহককে পাঠাতে পারেন। ফাঁকা ফর্মের জন্য নমুনা সারিগুলো মুছে প্রিন্ট করুন এবং হাতে পূরণ করুন।