Suivi des expéditions Excel — Bon d'expédition gratuit et tableau de suivi

Le formulaire de suivi des expéditions est un document interne de suivi, signé par le chauffeur et par le réceptionnaire, qui indique à qui, à quelle adresse, avec quelle commande et quel bon de livraison, avec quel véhicule ou transporteur, en combien de colis et quelles quantités un chargement a été envoyé à un client, et qui l'a réceptionné. Le premier onglet de ce modèle est ce formulaire ; les mêmes informations sont reportées comme une seule ligne dans le tableau de suivi des expéditions du deuxième onglet. Le formulaire est le registre propre de l'entreprise ; il ne remplace ni le bon de livraison ni la facture.

À trois moments : premièrement, à la sortie de la marchandise du dépôt (n° d'expédition, date, client, n° de commande et de bon de livraison, informations du véhicule ou du transporteur, colis et quantités, jour de livraison prévu ; statut « En route ») ; deuxièmement, quand quelque chose change en cours de route (retard, problème d'adresse ; statut « En retard » et la cause dans la colonne Note) ; troisièmement, à la livraison (jour de livraison réelle ; statut « Livré » ou « Retour »). Laisser le tableau à la fin de la journée est l'erreur la plus fréquente ; on oublie alors le numéro de suivi et la plaque. L'habitude la plus sûre est d'ouvrir la ligne dès que le véhicule est chargé.

Au minimum : le numéro d'expédition, la date d'expédition, le client, l'adresse de livraison, le numéro de commande, le numéro de bon de livraison, le mode de transport, la plaque d'immatriculation du véhicule et le chauffeur (ou le transporteur et son numéro de suivi), le nombre de colis et de pièces, les dates de livraison prévue et réelle, ainsi que le statut. La date de livraison prévue est le champ le plus souvent oublié ; sans elle, impossible de mesurer les retards.

Les jours de retard correspondent à l'écart entre la date de livraison réelle et la date de livraison prévue ; si la livraison n'a pas encore eu lieu, le calcul se fait avec la date du jour, et une livraison en avance ou à l'heure affiche 0. Le taux de livraison dans les délais est le nombre d'expéditions livrées au plus tard à la date prévue divisé par le nombre total d'expéditions livrées : si 17 livraisons sur 20 sont à l'heure, le taux est de 85 %. Dans ce modèle, les deux sont calculés par formule ; l'onglet Synthèse donne le taux au global et par client.

Le suivi des commandes concerne le volet commercial : par quel canal la commande est arrivée, son montant, si elle est en préparation ou annulée. Le suivi des expéditions concerne le volet physique : avec quel bon de livraison, quel véhicule et combien de colis la marchandise est partie, et si elle a été livrée au jour promis. Dans une petite entreprise, les deux peuvent tenir dans un même tableau ; il faut les séparer si une commande part en plusieurs expéditions ou si vous voulez mesurer les retards. Suivez la commande dans le modèle de suivi des commandes, la sortie de la marchandise de l'entrepôt dans le bon d'entrée/sortie d'entrepôt, le trajet dans ce tableau, et reliez les trois par le numéro de commande.

Oui, mais chaque étape répond à une question différente. Ce modèle commence à l'expédition ; pour suivre aussi la commande et la production, ajoutez à gauche de l'onglet Expéditions les colonnes « Date de commande » et « Fin de production », puis saisissez l'option « En production » dans la liste déroulante de la colonne Statut (Données → Validation des données). Le nombre total de jours entre la commande et la livraison sera alors calculé lui aussi. Pour suivre en plus le montant et le canal de la commande, utilisez le modèle de suivi des commandes en complément.

Choisissez dans la colonne Mode de transport : notre véhicule, transporteur/colis, société de transport ou retrait par le client. Pour votre véhicule, indiquez la plaque et le nom du chauffeur ; pour un transporteur, son nom et le numéro de suivi. En filtrant cette colonne, vous voyez quel mode d'envoi génère le plus de retards.

Il suffit pour une entreprise qui effectue quelques expéditions par jour et dont une seule personne tient les écritures. Si vous devez aussi gérer le stock des marchandises expédiées, les comptes clients et les tickets de vente, Ofisx Gestion de Stock en ligne est utile : une vente au code-barres est déduite du stock, elle est inscrite au compte du client, et vous obtenez le ticket et la facture en PDF. Vous pouvez continuer à suivre le trajet et l'état de livraison des expéditions dans ce tableau.

Oui, il est gratuit ; il ne demande ni e-mail, ni inscription, ni paiement, et ne comporte ni filigrane ni protection des cellules. Le fichier est au format Excel (.xlsx) car les totaux, les jours de retard et le taux de livraison sont calculés par formule. Vous pouvez l'ouvrir avec Excel, Google Sheets ou LibreOffice, imprimer le formulaire d'expédition, ou l'enregistrer en PDF pour l'envoyer au client. Pour un formulaire vierge, supprimez les lignes d'exemple, imprimez et remplissez à la main.