शिपमेंट ट्रैकिंग Excel — निःशुल्क शिपमेंट फ़ॉर्म और ट्रैकिंग चार्ट

शिपमेंट ट्रैकिंग फ़ॉर्म एक आंतरिक ट्रैकिंग दस्तावेज़ है, जो दिखाता है कि ग्राहक को भेजा गया माल किसे, किस पते पर, किस ऑर्डर और डिस्पैच नोट के साथ, किस वाहन या कूरियर से, कितने डिब्बों और नग में भेजा गया और किसने प्राप्त किया; इस पर ड्राइवर और प्राप्तकर्ता हस्ताक्षर करते हैं। इस टेम्पलेट का पहला टैब यही फ़ॉर्म है; वही जानकारी दूसरे टैब की शिपमेंट ट्रैकिंग तालिका में एक पंक्ति के रूप में दर्ज होती है। यह फ़ॉर्म व्यवसाय का अपना रिकॉर्ड है; डिस्पैच नोट या बिल की जगह नहीं लेता।

तीन मौकों पर: पहला, माल के गोदाम से निकलते समय (शिपमेंट नं., तारीख, ग्राहक, ऑर्डर और डिस्पैच नोट नं., वाहन या कूरियर की जानकारी, डिब्बे और नग, नियोजित डिलीवरी का दिन; स्थिति "रास्ते में"); दूसरा, रास्ते में कुछ बदलने पर (देरी, पते की समस्या; स्थिति "देरी" और कारण नोट कॉलम में); तीसरा, डिलीवरी पर (वास्तविक डिलीवरी का दिन; स्थिति "डिलीवर हुआ" या "वापस आया")। तालिका को दिन के अंत पर छोड़ देना सबसे आम गलती है; ट्रैकिंग नंबर और प्लेट भूल जाते हैं। सबसे पक्की आदत है वाहन लदते ही पंक्ति खोल देना।

कम से कम ये: शिपमेंट नंबर, भेजने की तारीख, ग्राहक, डिलीवरी का पता, ऑर्डर नंबर, डिलीवरी चालान (irsaliye, तुर्की का डिलीवरी नोट) नंबर, परिवहन का तरीका, वाहन की नंबर प्लेट और ड्राइवर या कूरियर कंपनी व ट्रैकिंग नंबर, डिब्बों की संख्या और मात्रा, तय और असल डिलीवरी की तारीख, और स्थिति। तय डिलीवरी तारीख सबसे ज़्यादा छूटने वाला कॉलम है; इसके बिना आप देरी नाप नहीं सकते।

देरी के दिन असल डिलीवरी तारीख और तय डिलीवरी तारीख के बीच का अंतर होते हैं; अगर डिलीवरी अभी नहीं हुई तो गिनती आज की तारीख से होती है, और जल्दी या समय पर डिलीवरी होने पर 0 लिखा जाता है। समय पर डिलीवरी की दर = तय दिन तक पहुँचे शिपमेंट की संख्या ÷ डिलीवर हुए कुल शिपमेंट: 20 में से 17 समय पर पहुँचे हों तो दर 85% है। इस टेम्पलेट में दोनों फ़ॉर्मूले से निकलते हैं; सारांश टैब यह दर कुल मिलाकर भी देता है और ग्राहक के हिसाब से भी।

ऑर्डर ट्रैकिंग कारोबारी पक्ष देखती है: ऑर्डर किस चैनल से आया, रकम कितनी है, तैयारी चल रही है या रद्द हो गया। शिपमेंट ट्रैकिंग भौतिक पक्ष देखती है: माल किस डिलीवरी चालान से, किस वाहन से, कितने डिब्बों में निकला, और वादे के दिन पहुँचा या नहीं। छोटे कारोबार में दोनों एक ही तालिका में रखे जा सकते हैं; अगर एक ऑर्डर कई शिपमेंट में जाता है या आप देरी नापना चाहते हैं, तो इन्हें अलग करना ज़रूरी है। ऑर्डर को ऑर्डर ट्रैकिंग टेम्पलेट में, माल की गोदाम से निकासी को गोदाम आवक-जावक पर्ची में और रास्ते की यात्रा को इस चार्ट में रखें, और तीनों को ऑर्डर नंबर से जोड़ें।

कर सकते हैं, लेकिन हर चरण अलग सवाल का जवाब देता है। यह टेम्पलेट शिपमेंट से शुरू होता है; ऑर्डर और उत्पादन ट्रैक करने के लिए शिपमेंट टैब के बाईं ओर “ऑर्डर की तारीख” और “उत्पादन समाप्ति” कॉलम जोड़ें और स्थिति कॉलम की ड्रॉप-डाउन सूची (डेटा → डेटा सत्यापन) में “उत्पादन में” विकल्प लिख दें। इस तरह ऑर्डर से डिलीवरी तक लगे कुल दिन भी निकल आते हैं। ऑर्डर की रकम और चैनल अलग से देखना चाहें तो ऑर्डर ट्रैकिंग टेम्पलेट साथ में इस्तेमाल करें।

परिवहन का तरीका कॉलम से चुनें: अपना वाहन, कूरियर, ट्रांसपोर्ट कंपनी या ग्राहक ने खुद लिया। अपने वाहन में नंबर प्लेट और ड्राइवर का नाम, कूरियर में कंपनी का नाम और ट्रैकिंग नंबर लिखें। कॉलम पर फ़िल्टर लगाने से दिखता है कि किस तरीके से भेजे गए शिपमेंट में ज़्यादा देरी होती है।

दिन में कुछ ही शिपमेंट भेजने वाले और रिकॉर्ड एक ही व्यक्ति के रखने वाले कारोबार के लिए यह काफ़ी है। जब आपको भेजे गए माल का स्टॉक, ग्राहकों का खाता और बिक्री की पर्चियाँ भी रखनी हों, तब Ofisx स्टॉक मैनेजमेंट काम आता है: बारकोड से की गई बिक्री स्टॉक से घट जाती है, बिक्री ग्राहक के खाते में दर्ज होती है, और पर्ची व बिल आपको PDF में मिलते हैं। शिपमेंट की रास्ते की और डिलीवरी की स्थिति आप इसी चार्ट में देखते रह सकते हैं।

हाँ, यह मुफ़्त है; न ईमेल माँगता है, न सदस्यता या भुगतान, और इसमें वॉटरमार्क या सेल सुरक्षा नहीं है। फ़ाइल Excel (.xlsx) फ़ॉर्मैट में है क्योंकि कुल योग, देरी के दिन और डिलीवरी की दर फ़ॉर्मूले से निकलती है। इसे Excel, Google Sheets या LibreOffice में खोलकर शिपमेंट फ़ॉर्म प्रिंट कर सकते हैं, या “PDF के रूप में सेव करें” से PDF बनाकर ग्राहक को भेज सकते हैं। खाली फ़ॉर्म के लिए उदाहरण वाली पंक्तियाँ हटाकर प्रिंट करें और हाथ से भरें।