Śledzenie wysyłek w Excelu — darmowy formularz wysyłki i arkusz kontrolny

Formularz śledzenia wysyłki to wewnętrzny dokument podpisywany przez kierowcę i odbiorcę, który pokazuje, komu, na jaki adres, z jakim zamówieniem i dokumentem przewozowym (irsaliye – turecki dokument towarzyszący wysyłce), jakim pojazdem lub kurierem, w ilu paczkach i sztukach wysłano ładunek do klienta oraz kto go odebrał. Pierwsza karta tego szablonu to ten formularz; te same dane wpisuje się jako jeden wiersz w arkuszu śledzenia wysyłek na drugiej karcie. Formularz jest własnym zapisem firmy; nie zastępuje dokumentu przewozowego ani faktury.

W trzech momentach: pierwszy, gdy towar wychodzi z magazynu (nr wysyłki, data, klient, numer zamówienia i dokumentu przewozowego, dane pojazdu lub kuriera, paczki i sztuki, planowany dzień dostawy; status „W drodze”); drugi, gdy w trasie coś się zmienia (opóźnienie, problem z adresem; status „Opóźniona” i przyczyna w kolumnie Uwagi); trzeci przy dostawie (dzień rzeczywistej dostawy; status „Dostarczono” lub „Zwrot”). Odkładanie arkusza na koniec dnia to najczęstszy błąd; numer przesyłki i tablica zostają zapomniane. Najpewniejszy nawyk to otwierać wiersz, gdy tylko pojazd zostanie załadowany.

Co najmniej: numer wysyłki, datę wysyłki, klienta, adres dostawy, numer zamówienia, numer dokumentu dostawy (irsaliye – turecki dokument przewozowy), sposób transportu, numer rejestracyjny pojazdu i kierowcę albo firmę kurierską wraz z numerem przesyłki, liczbę paczek i sztuk, planowaną i faktyczną datę dostawy oraz status. Planowany dzień dostawy to pole pomijane najczęściej – bez niego nie zmierzysz opóźnienia.

Dni opóźnienia to różnica między faktyczną a planowaną datą dostawy; jeśli dostawa jeszcze nie nastąpiła, liczy się je względem dzisiejszej daty, a przy dostawie przed terminem lub w terminie wpisuje się 0. Wskaźnik terminowych dostaw to liczba wysyłek dostarczonych do planowanego dnia podzielona przez liczbę wszystkich dostarczonych wysyłek: jeśli 17 z 20 dostaw było na czas, wskaźnik wynosi 85%. W tym szablonie oba wyniki liczą się formułami, a zakładka Podsumowanie pokazuje wskaźnik zarówno ogółem, jak i w podziale na klientów.

Śledzenie zamówień dotyczy strony handlowej: z jakiego kanału przyszło zamówienie, jaka jest jego wartość, czy jest w przygotowaniu, czy zostało anulowane. Śledzenie wysyłek dotyczy strony fizycznej: na jakim dokumencie dostawy, jakim pojazdem i w ilu paczkach towar wyjechał oraz czy dotarł w obiecanym dniu. W małej firmie oba zagadnienia można prowadzić w jednej tabeli; jeśli jedno zamówienie jest realizowane kilkoma wysyłkami albo chcesz mierzyć opóźnienia, warto je rozdzielić. Zamówienie prowadź w szablonie śledzenia zamówień, wydanie towaru z magazynu w dokumencie przyjęcia i wydania magazynowego, a drogę towaru w tym arkuszu – i połącz wszystkie trzy numerem zamówienia.

Możesz, ale każdy etap odpowiada na inne pytanie. Ten szablon zaczyna się od wysyłki; aby śledzić także zamówienie i produkcję, dodaj na lewo od zakładki Wysyłki kolumny „Data zamówienia” i „Koniec produkcji”, a na liście rozwijanej kolumny Status (Dane → Poprawność danych) wpisz opcję „W produkcji”. Dzięki temu obliczy się też łączna liczba dni od zamówienia do dostawy. Jeśli chcesz osobno śledzić wartość i kanał zamówienia, używaj obok szablonu śledzenia zamówień.

Wybierz z kolumny Sposób transportu: własny pojazd, kurier, firma spedycyjna lub odbiór przez klienta. Przy własnym pojeździe wpisz numer rejestracyjny i nazwisko kierowcy, przy kurierze – nazwę firmy i numer przesyłki. Po przefiltrowaniu kolumny zobaczysz, którym sposobem wysłane przesyłki opóźniają się częściej.

Wystarczy dla firmy, która wysyła kilka przesyłek dziennie, a ewidencję prowadzi jedna osoba. Gdy musisz prowadzić także stan magazynowy wysyłanego towaru, rozrachunki z klientami i dokumenty sprzedaży, przyda się Ofisx Online Stok: sprzedaż skanowana kodem kreskowym zmniejsza stan magazynowy, trafia na konto rozrachunkowe klienta, a paragon i fakturę otrzymujesz w PDF. Drogę i status dostawy możesz nadal śledzić w tym arkuszu.

Tak, jest bezpłatny; nie wymaga e-maila, rejestracji ani płatności, nie zawiera znaku wodnego ani ochrony komórek. Plik ma format Excel (.xlsx), ponieważ sumy, dni opóźnienia i wskaźnik terminowości są liczone formułami. Możesz go otworzyć w Excelu, Arkuszach Google lub LibreOffice i wydrukować formularz wysyłki albo zapisać go jako PDF i wysłać klientowi. Aby uzyskać pusty formularz, usuń przykładowe wiersze, wydrukuj i wypełnij ręcznie.