Excel Theo Dõi Giao Hàng — Phiếu Giao Hàng và Bảng Theo Dõi Miễn Phí

Phiếu theo dõi vận chuyển là chứng từ theo dõi nội bộ, do tài xế và người nhận ký, thể hiện lô hàng gửi cho khách được gửi cho ai, đến địa chỉ nào, theo đơn hàng và phiếu giao hàng nào, bằng xe hay chuyển phát nào, bao nhiêu kiện và số lượng, và ai là người nhận. Tab đầu tiên của mẫu này là phiếu đó; cùng các thông tin ấy được nhập thành một dòng vào bảng theo dõi vận chuyển ở tab thứ hai. Phiếu là bản ghi riêng của doanh nghiệp; nó không thay thế phiếu giao hàng hay hóa đơn.

Vào ba thời điểm: thứ nhất là khi hàng rời kho (số lô hàng, ngày, khách hàng, số đơn hàng và phiếu giao hàng, thông tin xe hoặc chuyển phát, kiện và số lượng, ngày giao dự kiến; trạng thái "Đang vận chuyển"); thứ hai là khi có thay đổi trên đường (chậm, vấn đề địa chỉ; trạng thái "Chậm" và lý do ghi vào cột Ghi chú); thứ ba là khi giao hàng (ngày giao thực tế; trạng thái "Đã giao" hoặc "Hoàn trả"). Để bảng đến cuối ngày mới điền là lỗi hay gặp nhất; mã vận đơn và biển số bị quên. Thói quen vững chắc nhất là mở dòng ngay khi xe vừa được chất hàng.

Tối thiểu gồm: mã lô vận chuyển, ngày xuất hàng, khách hàng, địa chỉ giao hàng, số đơn hàng, số phiếu giao hàng (irsaliye – chứng từ vận chuyển hàng hóa dùng ở Thổ Nhĩ Kỳ), hình thức vận chuyển, biển số xe và tài xế hoặc đơn vị chuyển phát cùng mã vận đơn, số thùng và số lượng, ngày giao dự kiến và ngày giao thực tế, cùng trạng thái. Ngày giao dự kiến là trường hay bị bỏ sót nhất; thiếu nó thì bạn không thể đo được mức chậm trễ.

Số ngày chậm là chênh lệch giữa ngày giao thực tế và ngày giao dự kiến; nếu hàng chưa được giao thì tính theo ngày hôm nay, còn giao sớm hoặc đúng hạn thì ghi 0. Tỷ lệ giao đúng hạn là số lô hàng giao trong hoặc trước ngày dự kiến chia cho tổng số lô đã giao: nếu 17 trong 20 lô giao đúng hạn thì tỷ lệ là 85%. Trong mẫu này cả hai đều được tính bằng công thức; tab Tổng hợp cho tỷ lệ này theo cả tổng thể lẫn từng khách hàng.

Theo dõi đơn hàng nhìn vào phía thương mại: đơn đến từ kênh nào, giá trị bao nhiêu, đang chuẩn bị hay đã bị hủy. Theo dõi vận chuyển nhìn vào phía vật lý: hàng xuất đi theo phiếu giao hàng nào, bằng xe nào, bao nhiêu thùng, và có được giao đúng ngày đã hứa hay không. Ở doanh nghiệp nhỏ, cả hai có thể gộp trong một bảng; nhưng nếu một đơn hàng được giao qua nhiều lô hoặc bạn muốn đo mức chậm trễ thì nên tách ra. Hãy ghi đơn hàng trong mẫu theo dõi đơn hàng, việc xuất hàng khỏi kho trong phiếu nhập xuất kho, hành trình giao hàng trong bảng theo dõi này, rồi liên kết cả ba bằng số đơn hàng.

Có thể, nhưng mỗi giai đoạn trả lời một câu hỏi khác nhau. Mẫu này bắt đầu từ khâu vận chuyển; để theo dõi cả đơn hàng và sản xuất, bạn có thể thêm các cột “Ngày đặt hàng” và “Hoàn tất sản xuất” vào bên trái tab Vận chuyển, rồi thêm lựa chọn “Đang sản xuất” vào danh sách thả xuống của cột Trạng thái (Dữ liệu → Xác thực dữ liệu). Khi đó tổng số ngày từ lúc đặt hàng đến lúc giao hàng cũng được tính. Nếu muốn theo dõi riêng giá trị và kênh của đơn hàng, hãy dùng thêm mẫu theo dõi đơn hàng.

Hãy chọn ở cột Hình thức vận chuyển: xe của công ty, chuyển phát, nhà xe/công ty vận tải hoặc khách tự đến lấy. Với xe của công ty, ghi biển số và tên tài xế; với chuyển phát, ghi tên đơn vị và mã vận đơn. Khi lọc theo cột này, bạn sẽ thấy hình thức gửi nào hay bị chậm hơn.

Đủ cho doanh nghiệp chỉ có vài lô hàng mỗi ngày và một người phụ trách ghi chép. Khi bạn còn cần quản lý tồn kho của hàng đã xuất, công nợ của khách hàng và phiếu bán hàng, Ofisx Online Stok sẽ hữu ích: hàng bán bằng mã vạch được trừ khỏi kho, giao dịch bán được ghi vào công nợ của khách, và bạn nhận phiếu cùng hóa đơn dưới dạng PDF. Bạn vẫn có thể tiếp tục theo dõi tình trạng vận chuyển và giao hàng trong bảng này.

Có, hoàn toàn miễn phí; không cần email, đăng ký hay thanh toán, không có hình mờ và không khóa ô. File ở định dạng Excel (.xlsx) vì tổng số, số ngày chậm và tỷ lệ giao hàng được tính bằng công thức. Bạn có thể mở bằng Excel, Google Sheets hoặc LibreOffice rồi in phiếu vận chuyển, hoặc dùng “Lưu dưới dạng PDF” để gửi cho khách hàng. Nếu cần biểu mẫu trống, hãy xóa các dòng mẫu rồi in ra và điền tay.