Gestione spedizioni Excel — Modulo di spedizione e foglio di controllo gratuiti

Il modulo di tracciamento delle spedizioni è un documento interno, firmato dall'autista e da chi riceve, che indica a chi, a quale indirizzo, con quale ordine e documento di trasporto, con quale mezzo o corriere, in quanti colli e quantità è stato inviato un carico al cliente e chi lo ha ricevuto. La prima scheda di questo modello è questo modulo; le stesse informazioni vengono registrate come una sola riga nel foglio di tracciamento delle spedizioni nella seconda scheda. Il modulo è un registro interno dell'azienda; non sostituisce il documento di trasporto né la fattura.

In tre momenti: il primo quando la merce esce dal magazzino (numero di spedizione, data, cliente, numero di ordine e di documento di trasporto, dati del mezzo o del corriere, colli e quantità, giorno di consegna pianificato; stato “In viaggio”); il secondo quando durante il trasporto cambia qualcosa (ritardo, problema con l'indirizzo; stato “In ritardo” e il motivo nella colonna Note); il terzo alla consegna (giorno di consegna effettiva; stato “Consegnata” oppure “Reso”). Lasciare il foglio a fine giornata è l'errore più comune: si dimenticano il numero di tracciamento e la targa. L'abitudine più sicura è aprire la riga non appena il veicolo è carico.

Come minimo: numero di spedizione, data di spedizione, cliente, indirizzo di consegna, numero d'ordine, numero della bolla di consegna (irsaliye, il documento di trasporto turco), modalità di trasporto, targa del veicolo e autista oppure corriere e numero di tracking, colli e quantità, data di consegna prevista ed effettiva e stato. La data di consegna prevista è il campo più spesso trascurato: senza di essa non potete misurare i ritardi.

I giorni di ritardo sono la differenza tra la data di consegna effettiva e quella prevista; se la consegna non è ancora avvenuta si calcola con la data di oggi, mentre in caso di consegna anticipata o puntuale si scrive 0. La percentuale di consegne puntuali è il numero di spedizioni consegnate entro la data prevista diviso per tutte le spedizioni consegnate: se 17 consegne su 20 sono in orario, la percentuale è dell'85%. In questo modello entrambi i valori sono calcolati con formule; la scheda Riepilogo mostra la percentuale sia in totale sia per cliente.

Il tracciamento degli ordini segue il lato commerciale: da quale canale è arrivato l'ordine, quanto vale, se è in preparazione o è stato annullato. Il tracciamento delle spedizioni segue il lato fisico: con quale bolla di consegna (irsaliye) è uscita la merce, con quale mezzo, in quanti colli e se è stata consegnata nel giorno promesso. In una piccola azienda i due possono stare in un'unica tabella; se un ordine parte con più spedizioni o se volete misurare i ritardi, conviene separarli. Registrate l'ordine nel modello di tracciamento ordini, l'uscita della merce dal magazzino nel documento di entrata/uscita magazzino e il viaggio in questo foglio, poi collegate i tre con il numero d'ordine.

Sì, ma ogni fase risponde a una domanda diversa. Questo modello parte dalla spedizione; per tracciare anche ordine e produzione potete aggiungere a sinistra della scheda Spedizioni le colonne «Data ordine» e «Fine produzione» e inserire l'opzione «In produzione» nell'elenco a discesa della colonna Stato (Dati → Convalida dati). In questo modo viene calcolato anche il totale dei giorni dall'ordine alla consegna. Se volete seguire a parte importo e canale dell'ordine, usate accanto il modello di tracciamento ordini.

Scegliete dalla colonna Modalità di trasporto: nostro mezzo, corriere, azienda di trasporti o ritiro da parte del cliente. Per il vostro mezzo scrivete targa e nome dell'autista, per il corriere il nome della società e il numero di tracking. Filtrando la colonna vedrete quali modalità di spedizione accumulano più ritardi.

Basta per un'azienda che effettua poche spedizioni al giorno e in cui una sola persona tiene i registri. Se dovete gestire anche la giacenza della merce spedita, il conto cliente (cari hesap) e gli scontrini di vendita, è utile Ofisx Online Stok: la vendita con codice a barre scala dal magazzino, la vendita viene registrata nel conto del cliente e ottenete scontrino e fattura in PDF. Lo stato di viaggio e consegna della spedizione potete continuare a seguirlo in questo foglio.

Sì, è gratuito; non richiede e-mail, registrazione o pagamento e non contiene filigrane né protezione delle celle. Il file è in formato Excel (.xlsx) perché totali, giorni di ritardo e percentuale di consegne sono calcolati con formule. Potete aprirlo con Excel, Fogli Google o LibreOffice e stampare il modulo di spedizione, oppure convertirlo in PDF con «Salva come PDF» e inviarlo al cliente. Per un modulo vuoto, eliminate le righe di esempio e stampate per compilarlo a mano.