Control de envíos en Excel: formulario de envío y hoja de seguimiento gratuitos

Un formulario de seguimiento de envíos es un documento interno de control, firmado por el conductor y por quien recibe, que muestra a quién, a qué dirección, con qué pedido y albarán, con qué vehículo o mensajería, en cuántos bultos y unidades se envió una carga a un cliente y quién la recibió. La primera hoja de esta plantilla es ese formulario; los mismos datos se registran como una sola fila en la hoja de seguimiento de envíos de la segunda hoja. El formulario es un registro propio del negocio; no sustituye al albarán ni a la factura.

En tres momentos: el primero, cuando la mercancía sale del almacén (n.º de envío, fecha, cliente, n.º de pedido y de albarán, datos del vehículo o de la mensajería, bultos y unidades, día de entrega previsto; estado «En camino»); el segundo, cuando algo cambia por el camino (retraso, problema con la dirección; estado «Retrasado» y el motivo en la columna Nota); el tercero, en la entrega (día de entrega real; estado «Entregado» o «Devuelto»). Dejar la hoja para el final del día es el error más común; se olvidan el número de seguimiento y la matrícula. El hábito más sólido es abrir la fila en cuanto se carga el vehículo.

Como mínimo: número de envío, fecha de envío, cliente, dirección de entrega, número de pedido, número de albarán (irsaliye, el documento de entrega turco), modo de transporte, matrícula del vehículo y conductor o empresa de mensajería con su número de seguimiento, bultos y unidades, fecha de entrega prevista y real, y estado. La fecha de entrega prevista es el campo que más se omite; sin ella no se puede medir el retraso.

Los días de retraso son la diferencia entre la fecha de entrega real y la prevista; si la entrega aún no se ha hecho, se calcula con la fecha de hoy, y en las entregas anticipadas o a tiempo se escribe 0. El porcentaje de entregas a tiempo es el número de envíos entregados hasta la fecha prevista dividido entre todos los envíos entregados: si 17 de 20 entregas llegaron a tiempo, el porcentaje es 85 %. En esta plantilla ambos se calculan con fórmulas; la hoja Resumen muestra el porcentaje tanto en total como por cliente.

El seguimiento de pedidos controla el lado comercial: por qué canal llegó el pedido, cuál es su importe, si se está preparando o si se canceló. El seguimiento de envíos controla el lado físico: con qué albarán, en qué vehículo y en cuántos bultos salió la mercancía, y si se entregó el día prometido. En un negocio pequeño ambos pueden llevarse en una sola tabla; conviene separarlos si un pedido sale en varios envíos o si quiere medir los retrasos. Registre el pedido en la plantilla de seguimiento de pedidos, la salida de la mercancía del almacén en el comprobante de entrada y salida de almacén y el recorrido en esta hoja, y enlace las tres con el número de pedido.

Sí, aunque cada etapa responde a una pregunta distinta. Esta plantilla parte del envío; para seguir también el pedido y la producción, añada a la izquierda de la hoja Envíos las columnas "Fecha de pedido" y "Fin de producción", y escriba la opción "En producción" en la lista desplegable de la columna Estado (Datos → Validación de datos). Así también se calcula el total de días desde el pedido hasta la entrega. Si además quiere controlar por separado el importe y el canal del pedido, use junto a esta la plantilla de seguimiento de pedidos.

Elija en la columna Modo de transporte: vehículo propio, mensajería, empresa de transporte o recogido por el cliente. Si usa vehículo propio, escriba la matrícula y el nombre del conductor; si usa mensajería, el nombre de la empresa y el número de seguimiento. Al filtrar la columna verá por qué vía se retrasan más los envíos.

Basta para un negocio que hace pocos envíos al día y cuyo registro lleva una sola persona. Cuando además necesite llevar el inventario de la mercancía enviada, la cuenta corriente de los clientes (cari hesap, el saldo de cada cliente) y los comprobantes de venta, le servirá Ofisx Gestión de Inventario Online: la venta hecha con código de barras descuenta del inventario, se registra en la cuenta del cliente y puede obtener el comprobante y la factura en PDF. El estado de ruta y entrega del envío puede seguir llevándolo en esta hoja.

Sí, es gratuita; no pide correo electrónico, registro ni pago, y no incluye marca de agua ni protección de celdas. El archivo está en formato Excel (.xlsx) porque los totales, los días de retraso y el porcentaje de entregas se calculan con fórmulas. Puede abrirlo con Excel, Google Sheets o LibreOffice e imprimir el formulario de envío, o guardarlo como PDF y enviarlo al cliente. Para un formulario en blanco, borre las filas de ejemplo, imprímalo y rellénelo a mano.