Облік замовлень в Excel
Відстежує замовлення за каналом, статусом, сумою та номером відстеження відправлення; розраховує термін доставки в днях.
Облік відправлень Excel — безкоштовна форма відправлення й таблиця обліку
Шаблон Excel для обліку відправлень — це безкоштовний файл .xlsx, який в одній таблиці відстежує, з яким замовленням і накладною (irsaliye — товарно-транспортний документ, що супроводжує товар у Туреччині), яким транспортом чи службою доставки та в скількох коробках вирушив кожен товар, надісланий клієнтові, і чи доставлено його в обіцяний день. Коли клієнт телефонує й питає «де мій товар», відповідь в одному рядку: номер авто й водій або служба доставки й номер відстеження. Перша вкладка файлу — форма відправлення для друку: отримувач і адреса доставки, дані про перевезення, коробки та кількість по позиціях, примітка про доставку та три поля для підписів — укладальника, водія й отримувача. Друга вкладка «Відправлення» — таблиця: кожне відправлення — один рядок; кількість днів затримки розраховується за формулою з планової та фактичної дат доставки, а прострочені рядки підсвічуються червоним. Вкладка «Підсумок» підраховує відправлення за статусом, показує частку вчасних доставок і ту саму частку по кожному клієнтові. Облік суми та каналу замовлення — справа шаблону Excel для обліку замовлень; цей файл фіксує шлях замовлення від моменту виходу зі складу до моменту доставки.
Завантажити безкоштовно
Excel (.xlsx) · формули, випадні списки й кольорові сповіщення вже налаштовані · реєстрація не потрібна.
📄 39 KB · .xlsx🧮 Формули готові🔓 Без пароля й водяних знаків💳 Безкоштовно
Які стовпці є в шаблоні?
| Стовпець | Для чого потрібен |
|---|---|
| Номер відправлення / Дата відправлення | Порядковий номер відправлення (напр. SV-2026-0209) і день, коли товар вийшов зі складу. Якщо замовлення відправляється частинами, кожна відправка отримує окремий номер відправлення. |
| Клієнт | Компанія або особа, яка отримає товар. У кожному рядку пишіть ОДНАКОВО; частка доставок по клієнтах на вкладці «Підсумок» рахується за цим іменем. |
| Номер замовлення | Замовлення, на підставі якого здійснено відправлення. Якщо писати його так само, як у вашій таблиці обліку замовлень, два файли зможуть знайти один одного. |
| Номер накладної | Номер товарно-транспортної накладної, що супроводжує товар. Коли клієнт повідомляє про нестачу коробок або під час виставлення рахунку, тут можна знайти, яка відправка з яким документом вийшла. Який документ, як і коли оформлювати для якого відправлення, залежить від ситуації вашого бізнесу; з цього питання зверніться до свого бухгалтера. |
| Спосіб перевезення | Випадний список: власний транспорт, служба доставки, транспортна компанія, клієнт забрав сам. Фільтром видно, яким способом відправлення ви запізнюєтеся частіше. |
| Номер авто / Служба доставки | Якщо відправляєте власним авто — номерний знак; якщо службою доставки — її назва; якщо через перевізника — компанія й номерний знак. |
| Водій / Номер відстеження | Для власного авто — ім'я водія (і телефон), для служби доставки — номер відстеження відправлення. Це поле дає клієнтові відповідь на запитання «де мій товар». |
| Коробки / Кількість | Скільки коробок (пакетів, палет) і скільки одиниць товару відправлено загалом. Якщо кількість коробок, перерахована під час доставки, не збігається з указаною тут, нестачу буде виявлено саме тут. |
| Планова доставка / Фактична доставка | День, який ви пообіцяли клієнтові, і день, коли товар справді доставлено. Поки фактична доставка порожня, відправлення вважається відкритим. |
| Статус | Випадний список: Готується, У дорозі, Доставлено, Повернення, Прострочено. Доставлені рядки підсвічуються зеленим, прострочені — червоним, ті, що в дорозі, — жовтим. |
| Прострочення (днів) | Автоматично: якщо доставлено — фактичний мінус плановий день доставки; якщо ще не доставлено — сьогодні мінус плановий день. За вчасної або дострокової доставки виводиться 0; у рядку повернення залишається порожнім. |
| Вчасно? | Автоматично: «Так», якщо фактичну доставку здійснено не пізніше планового дня, «Ні» — якщо пізніше. Частка вчасних доставок розраховується за цим стовпцем. |
| Форма відправлення та підсумок | Перша вкладка — форма одного відправлення для друку (у таблиці позицій сума коробок і кількості розраховується за формулою, дні затримки — автоматично). Підсумок: кількість відправлень за статусом, відкриті відправлення з минулим терміном доставки, загальна кількість коробок і одиниць, частка вчасних доставок, середня затримка та таблиця вчасних доставок по клієнтах. |
Як користуватися?
- Завантажте файл і над вкладкою «Форма відправлення» впишіть назву бізнесу, адресу та відповідальну особу за відправлення. Коли надходить замовлення, спершу внесіть його в таблицю обліку замовлень; коли товар починають комплектувати, відкрийте відправлення.
- Присвойте відправленню номер, що продовжує попередній; впишіть клієнта, адресу доставки, номери замовлення та накладної й день доставки, обіцяний клієнтові. У таблицю позицій внесіть кожен товар із коробками та кількістю; підсумки розрахуються за формулою.
- Під час виходу товару зі складу оформіть його як «Продаж зі складу» через складський документ надходження й видачі. Коли авто завантажено, впишіть у форму номерний знак і водія або службу доставки й номер відстеження, роздрукуйте форму й віддайте водієві або покладіть у коробку.
- Того ж дня додайте відправлення одним рядком на вкладку «Відправлення» й виставте статус «У дорозі». Після доставки впишіть фактичний день доставки й виставте статус «Доставлено»; дні затримки та стовпець «Вчасно?» заповняться автоматично. Якщо обіцяний день минув, а товар не доставлено, виставте статус «Прострочено» й напишіть причину в стовпці «Примітка».
- Підшийте форму, підписану отримувачем, разом із копією накладної. Наприкінці тижня на вкладці «Підсумок» подивіться на частку вчасних доставок і таблицю по клієнтах; відфільтруйте рядки клієнта з низьким показником і з'ясуйте, чи затримка виникає через спосіб перевезення, чи через підготовку.
Кому підійде?
- Оптовики, дистриб’ютори й продавці будматеріалів, які розвозять товар клієнтам власним транспортом
- Інтернет-продавці, які відправляють службою доставки й хочуть швидко відповідати на запитання «де моя посилка» за номером відстеження
- Майстерні й виробники, що виготовляють і відправляють замовлення (меблі, текстиль, пакування, метал)
- Компанії, що регулярно відправляють товар дилерам і філіям і хочуть вимірювати термін доставки
- Невеликі склади, які хочуть перенести логістичний облік із паперової книги відправлень у таблицю з пошуком
Поширені запитання
Що таке форма обліку відправлень?
Форма обліку відправлень — це внутрішній документ, що показує, кому, за якою адресою, з яким замовленням і накладною, яким авто чи службою доставки, у скількох коробках і в якій кількості відправлено вантаж клієнтові та хто його отримав; його підписують водій і отримувач. Перша вкладка цього шаблону — саме ця форма; ті самі дані одним рядком вносяться в таблицю обліку відправлень на другій вкладці. Форма — це власний облік бізнесу; вона не замінює накладну чи рахунок-фактуру.
Коли заповнювати таблицю обліку відправлень?
У три моменти: перший — коли товар виходить зі складу (номер відправлення, дата, клієнт, номери замовлення та накладної, дані авто чи служби доставки, коробки й кількість, плановий день доставки; статус «У дорозі»); другий — коли в дорозі щось змінюється (затримка, проблема з адресою; статус «Прострочено», а причина — у стовпець «Примітка»); третій — під час доставки (фактичний день доставки; статус «Доставлено» або «Повернення»). Найпоширеніша помилка — відкласти таблицю на кінець дня: номер відстеження й номерний знак забуваються. Найнадійніша звичка — відкривати рядок одразу, як тільки завантажено авто.
Яка інформація має бути в обліку відправлень?
Щонайменше: номер відправлення, дата відправлення, клієнт, адреса доставки, номер замовлення, номер накладної, спосіб перевезення, номер автомобіля та водій або транспортна компанія і номер відстеження, кількість коробок і одиниць, планова та фактична дата доставки і статус. Планова дата доставки — поле, яке пропускають найчастіше; без неї виміряти затримку неможливо.
Як розрахувати дні затримки та відсоток доставок вчасно?
Дні затримки — це різниця між фактичною та плановою датою доставки; якщо доставки ще не було, розрахунок ведеться за сьогоднішньою датою, а при ранній або своєчасній доставці ставиться 0. Відсоток доставок вчасно — це кількість відправлень, доставлених до планового дня, поділена на кількість усіх доставлених відправлень: якщо вчасно доставлено 17 із 20, показник становить 85%. У цьому шаблоні обидва значення рахуються формулами; вкладка «Підсумок» показує відсоток і загалом, і по кожному клієнту.
Чим відрізняється облік замовлень від обліку відправлень?
Облік замовлень відстежує комерційну сторону: з якого каналу прийшло замовлення, яка його сума, чи готується воно, чи скасоване. Облік відправлень відстежує фізичну сторону: за якою накладною, яким транспортом і в скількох коробках вирушив товар, чи доставлено його в обіцяний день. У малому бізнесі обидва можна вести в одній таблиці; розділяти їх варто, якщо одне замовлення йде кількома відправленнями або ви хочете вимірювати затримки. Ведіть замовлення в шаблоні обліку замовлень, відпуск товару зі складу — в складській накладній прибутку/видатку, а шлях доставки — в цій таблиці, і зв’яжіть усі три за номером замовлення.
Чи можна вести облік замовлень, виробництва й відправлень в одному Excel?
Можна, але кожен етап відповідає на окреме питання. Цей шаблон починається з відправлення; щоб відстежувати ще й замовлення та виробництво, додайте ліворуч від вкладки «Відправлення» стовпці «Дата замовлення» та «Завершення виробництва», а у випадаючий список стовпця «Статус» (Дані → Перевірка даних) впишіть варіант «У виробництві». Тоді також розраховуватиметься загальна кількість днів від замовлення до доставки. Якщо хочете окремо стежити за сумою й каналом замовлення, використовуйте поруч шаблон обліку замовлень.
Як розділити відправлення кур’єрською службою та власним транспортом?
Виберіть у стовпці «Спосіб перевезення»: власний автомобіль, кур’єрська служба, транспортна компанія або клієнт забрав сам. Для власного автомобіля вкажіть номер і ім’я водія, для кур’єра — назву компанії та номер відстеження. Відфільтрувавши стовпець, ви побачите, які способи відправлення частіше дають затримки.
Чи достатньо цього Excel замість програми для обліку відправлень?
Для бізнесу, який робить кілька відправлень на день і де облік веде одна людина, цього достатньо. Якщо ж вам потрібно вести ще й залишки відправленого товару, рахунки клієнтів і касові чеки, стане в пригоді Ofisx Облік товарів Online: продаж за штрихкодом списується зі складу, продаж записується на рахунок клієнта, а чек і рахунок-фактуру можна отримати у форматі PDF. Статус дороги й доставки відправлення й надалі можна відстежувати в цій таблиці.
Чи безкоштовний шаблон і чи є він у форматі Word або PDF?
Так, безкоштовно: не потрібні ні електронна пошта, ні реєстрація, ні оплата, у файлі немає водяних знаків і захисту клітинок. Файл у форматі Excel (.xlsx), бо підсумки, дні затримки та відсоток доставок вчасно рахуються формулами. Відкрийте його в Excel, Google Таблицях або LibreOffice і роздрукуйте форму відправлення, або збережіть як PDF і надішліть клієнту. Щоб отримати порожню форму, видаліть приклади рядків і роздрукуйте — заповнювати можна від руки.
Схожі шаблони
Складський документ надходження й видачі
Друкований документ, що позиція за позицією оформлює кожен товар, який надходить на склад або видається зі складу, з підписами того, хто передав, і того, хто прийняв; журнал усіх документів і підсумки за видами руху — на окремих вкладках.
Облік товарів в Excel
Автоматично розраховує залишок за рухом надходжень і видатків, попередження про критичний рівень і загальну вартість запасів.
Excel для обліку рахунків-фактур
Збирає в одній таблиці виписані й отримані рахунки-фактури, ПДВ, надходження оплат і прострочену дебіторську заборгованість.
Останнє оновлення: 6 жовтня 2026
Пошукові запити: облік відправлень excelформа обліку відправлень excelтаблиця обліку відправленьбезкоштовна програма обліку відправлень excelоблік замовлень, виробництва та відправлень excelвідстеження посилок excelоблік доставки excel