Παρακολούθηση αποστολών Excel — Δωρεάν φόρμα αποστολής και πίνακας παρακολούθησης

Η φόρμα παρακολούθησης αποστολής είναι ένα εσωτερικό έγγραφο παρακολούθησης, υπογεγραμμένο από τον οδηγό και τον παραλήπτη, που δείχνει σε ποιον, σε ποια διεύθυνση, με ποια παραγγελία και ποιο δελτίο αποστολής, με ποιο όχημα ή courier, σε πόσα κιβώτια και τεμάχια στάλθηκε ένα φορτίο προς πελάτη και ποιος το παρέλαβε. Η πρώτη καρτέλα αυτού του προτύπου είναι αυτή η φόρμα· οι ίδιες πληροφορίες καταχωρίζονται ως μία γραμμή στο φύλλο παρακολούθησης αποστολών της δεύτερης καρτέλας. Η φόρμα είναι εσωτερική καταγραφή της επιχείρησης· δεν αντικαθιστά το δελτίο αποστολής ή το τιμολόγιο.

Σε τρεις στιγμές: πρώτον, όταν το εμπόρευμα βγαίνει από την αποθήκη (αρ. αποστολής, ημερομηνία, πελάτης, αρ. παραγγελίας και δελτίου αποστολής, στοιχεία οχήματος ή courier, κιβώτια και τεμάχια, προγραμματισμένη ημέρα παράδοσης· κατάσταση «Καθ' οδόν»)· δεύτερον, όταν αλλάζει κάτι στον δρόμο (καθυστέρηση, πρόβλημα διεύθυνσης· κατάσταση «Καθυστέρηση» και ο λόγος στη στήλη Σημείωση)· τρίτον, στην παράδοση (πραγματική ημέρα παράδοσης· κατάσταση «Παραδόθηκε» ή «Επιστροφή»). Το συχνότερο λάθος είναι να αφήνετε το φύλλο για το τέλος της ημέρας· ξεχνιούνται ο αριθμός παρακολούθησης και η πινακίδα. Η πιο ασφαλής συνήθεια είναι να ανοίγετε τη γραμμή μόλις φορτωθεί το όχημα.

Τουλάχιστον τα εξής: αριθμός αποστολής, ημερομηνία αποστολής, πελάτης, διεύθυνση παράδοσης, αριθμός παραγγελίας, αριθμός δελτίου αποστολής, τρόπος μεταφοράς, πινακίδα οχήματος και οδηγός ή εταιρεία courier και αριθμός παρακολούθησης, αριθμός δεμάτων και τεμαχίων, προγραμματισμένη και πραγματική ημερομηνία παράδοσης και κατάσταση. Η προγραμματισμένη ημέρα παράδοσης είναι το πεδίο που παραλείπεται συχνότερα· χωρίς αυτήν δεν μπορείτε να μετρήσετε την καθυστέρηση.

Οι ημέρες καθυστέρησης είναι η διαφορά ανάμεσα στην πραγματική και στην προγραμματισμένη ημερομηνία παράδοσης· αν η παράδοση δεν έχει γίνει ακόμη, υπολογίζονται με τη σημερινή ημερομηνία, ενώ για πρόωρη ή εμπρόθεσμη παράδοση εμφανίζεται 0. Το ποσοστό εμπρόθεσμων παραδόσεων είναι ο αριθμός των αποστολών που παραδόθηκαν έως την προγραμματισμένη ημέρα διαιρεμένος με το σύνολο των παραδοθεισών αποστολών: αν 17 από τις 20 παραδόσεις έγιναν εμπρόθεσμα, το ποσοστό είναι 85%. Σε αυτό το πρότυπο και τα δύο προκύπτουν με τύπο· η καρτέλα Σύνοψη δίνει το ποσοστό τόσο συνολικά όσο και ανά πελάτη.

Η παρακολούθηση παραγγελιών καλύπτει την εμπορική πλευρά: από ποιο κανάλι ήρθε η παραγγελία, ποιο είναι το ποσό της, αν ετοιμάζεται, αν ακυρώθηκε. Η παρακολούθηση αποστολών καλύπτει τη φυσική πλευρά: με ποιο δελτίο αποστολής, με ποιο όχημα και σε πόσα δέματα έφυγε το εμπόρευμα, αν παραδόθηκε την ημέρα που υποσχεθήκατε. Σε μια μικρή επιχείρηση τα δύο μπορούν να τηρούνται σε έναν πίνακα· αν μία παραγγελία φεύγει με περισσότερες από μία αποστολές ή αν θέλετε να μετράτε την καθυστέρηση, πρέπει να τα χωρίσετε. Καταγράψτε την παραγγελία στο πρότυπο παρακολούθησης παραγγελιών, την έξοδο του εμπορεύματος από την αποθήκη στο δελτίο εισόδου-εξόδου αποθήκης, τη διαδρομή σε αυτόν τον πίνακα, και συνδέστε τα τρία με τον αριθμό παραγγελίας.

Μπορείτε, αλλά κάθε στάδιο απαντά σε διαφορετικό ερώτημα. Αυτό το πρότυπο ξεκινά από την αποστολή· για να παρακολουθείτε και την παραγγελία και την παραγωγή, προσθέστε αριστερά της καρτέλας Αποστολές τις στήλες «Ημερομηνία παραγγελίας» και «Λήξη παραγωγής» και γράψτε την επιλογή «Στην παραγωγή» στην αναπτυσσόμενη λίστα της στήλης Κατάσταση (Δεδομένα → Επικύρωση δεδομένων). Έτσι υπολογίζεται και ο συνολικός αριθμός ημερών από την παραγγελία έως την παράδοση. Αν θέλετε να παρακολουθείτε χωριστά το ποσό και το κανάλι της παραγγελίας, χρησιμοποιήστε δίπλα το πρότυπο παρακολούθησης παραγγελιών.

Επιλέξτε από τη στήλη Τρόπος μεταφοράς: δικό μας όχημα, courier, μεταφορική εταιρεία ή παραλαβή από τον πελάτη. Για δικό σας όχημα γράψτε την πινακίδα και το όνομα του οδηγού, για courier το όνομα της εταιρείας και τον αριθμό παρακολούθησης. Αν φιλτράρετε τη στήλη, θα δείτε με ποιον τρόπο αποστολής οι παραδόσεις καθυστερούν περισσότερο.

Αρκεί για μια επιχείρηση που κάνει λίγες αποστολές την ημέρα και όπου τα στοιχεία τηρεί ένα άτομο. Όταν χρειάζεται να τηρείτε και το απόθεμα του εμπορεύματος που στέλνετε, τους λογαριασμούς των πελατών και τα δελτία πώλησης, βοηθά το Ofisx Απόθεμα και Πωλήσεις (online): η πώληση με barcode μειώνει το απόθεμα, η πώληση καταχωρείται στον λογαριασμό του πελάτη και λαμβάνετε την απόδειξη και το τιμολόγιο σε PDF. Την κατάσταση διαδρομής και παράδοσης της αποστολής μπορείτε να συνεχίσετε να την παρακολουθείτε σε αυτόν τον πίνακα.

Ναι, είναι δωρεάν· δεν ζητά email, εγγραφή ή πληρωμή και δεν έχει υδατογράφημα ούτε προστασία κελιών. Το αρχείο είναι σε μορφή Excel (.xlsx), γιατί τα σύνολα, οι ημέρες καθυστέρησης και το ποσοστό παράδοσης υπολογίζονται με τύπους. Μπορείτε να το ανοίξετε με Excel, Google Sheets ή LibreOffice και να εκτυπώσετε τη φόρμα αποστολής ή να την αποθηκεύσετε ως PDF και να τη στείλετε στον πελάτη. Για κενή φόρμα, διαγράψτε τις γραμμές-παραδείγματα, εκτυπώστε και συμπληρώστε με το χέρι.