Excel پیگیری سفارش‌ها
سفارش را بر اساس کانال، وضعیت، مبلغ و کد رهگیری بار پیگیری میکند؛ زمان تحویل را بر حسب روز محاسبه میکند.
اکسل پیگیری ارسال کالا — فرم ارسال و جدول پیگیری رایگان
قالب Excel پیگیری ارسال کالا، یک فایل رایگان .xlsx است که در یک جدول نشان میدهد هر کالایی که برای مشتری فرستاده‌اید، با چه سفارش و چه برگهٔ ارسال کالا (irsaliye، سند همراه کالا در ترکیه)، با چه وسیله‌ای یا چه شرکت باربری/پستی و در چند بسته راهی شده و آیا در روز وعده‌داده‌شده تحویل شده است یا نه. وقتی مشتری زنگ می‌زند و می‌پرسد «کالای من کجاست»، پاسخ در یک سطر است: پلاک و راننده، یا شرکت پستی و کد رهگیری. برگهٔ اول فرم ارسال قابل چاپ است: گیرنده و نشانی تحویل، اطلاعات حمل، بسته و تعداد به تفکیک اقلام، یادداشت تحویل و سه جای امضا برای تهیه‌کننده، راننده و تحویلگیرنده آماده است. برگهٔ دوم جدول «ارسال‌ها» است: هر ارسال یک سطر؛ روزهای تأخیر از تاریخ تحویل برنامهریزیشده و واقعی با فرمول محاسبه میشود و سطرهای دیرکرده قرمز میشوند. برگهٔ خلاصه ارسال‌ها را بر اساس وضعیت می‌شمارد، نرخ تحویل بهموقع و همین نرخ را به تفکیک مشتری میدهد. پیگیری مبلغ و کانال سفارش کار قالب Excel پیگیری سفارش است؛ این فایل مسیر سفارش را از لحظهٔ خروج از انبار تا لحظهٔ تحویل ثبت میکند.
دانلود رایگان
Excel (.xlsx) · فرمول‌ها، لیست‌های کشویی و هشدارهای رنگی آماده · بدون نیاز به عضویت.
📄 39 KB · .xlsx🧮 فرمول‌ها آماده🔓 بدون رمز، بدون واترمارک💳 رایگان
✅ دانلود شروع شد. همین اطلاعات روی گوشی و وب، مشترک با تیم شما؟ اپلیکیشن Ofisx را رایگان امتحان کنید ←
قالب چه ستون‌هایی دارد؟
| ستون | کاربرد |
|---|---|
| شمارهٔ ارسال / تاریخ ارسال | شمارهٔ ترتیبی ارسال (مثلاً SV-2026-0209) و روزی که کالا از انبار خارج شده است. اگر سفارشی در چند مرحله فرستاده شود، هر ارسال شمارهٔ ارسال جداگانه می‌گیرد. |
| مشتری | شرکت یا شخصی که کالا را تحویل می‌گیرد. در هر سطر دقیقاً یکسان بنویسید؛ نرخ تحویل به تفکیک مشتری در برگهٔ خلاصه بر اساس همین نام شمرده میشود. |
| شمارهٔ سفارش | سفارشی که ارسال بر پایهٔ آن است. اگر مانند شمارهٔ جدول پیگیری سفارش خودتان نوشته شود، دو فایل یکدیگر را پیدا میکنند. |
| شمارهٔ برگهٔ ارسال کالا (İrsaliye) | شمارهٔ برگهٔ ارسال کالا (irsaliye، سند همراه کالا در ترکیه) که همراه کالا می‌رود. وقتی مشتری کمبود بسته اعلام میکند یا هنگام صدور فاکتور، از اینجا می‌یابید کدام ارسال با کدام سند خارج شده است. اینکه در کدام ارسال چه سندی، چگونه و چه زمانی صادر شود به وضعیت کسبوکار شما بستگی دارد؛ در این باره با حسابدار خود مشورت کنید. |
| شیوهٔ حمل | فهرست کشویی: وسیلهٔ خودمان، پست/پیک، شرکت باربری، مشتری خودش تحویل گرفت. با فیلتر می‌بینید با کدام روش ارسال بیشتر تأخیر دارید. |
| پلاک خودرو / شرکت پستی | اگر با خودروی خودتان می‌فرستید پلاک؛ اگر با پست/پیک می‌فرستید نام شرکت پستی؛ اگر با باربری می‌فرستید نام شرکت و پلاک. |
| راننده / کد رهگیری | برای خودروی خودتان نام راننده (و تلفن او)، برای پست کد رهگیری مرسوله. این همان بخشی است که پاسخ پرسش «کالای من کجاست» را به مشتری میدهد. |
| بسته / تعداد | چند بسته (کارتن، پالت) و در مجموع چند عدد کالا فرستاده شده است. اگر تعداد بسته‌های شمرده‌شده هنگام تحویل با آنچه اینجا نوشته شده نخواند، کمبود از همین‌جا معلوم میشود. |
| تحویل برنامهریزیشده / تحویل واقعی | روزی که به مشتری وعده داده‌اید و روزی که کالا واقعاً تحویل شده است. تا وقتی تحویل واقعی خالی باشد، ارسال باز محسوب میشود. |
| وضعیت | فهرست کشویی: در حال آمادهسازی، در راه، تحویل داده شد، مرجوعی، با تأخیر. سطر تحویلشده سبز، دیرکرده قرمز و در راه زرد میشود. |
| تأخیر (روز) | خودکار: اگر تحویل شده باشد، روز تحویل واقعی منهای برنامهریزیشده؛ اگر هنوز تحویل نشده باشد، امروز منهای روز برنامهریزیشده. در تحویل بهموقع یا زودتر 0 نوشته میشود؛ در سطر مرجوعی خالی می‌ماند. |
| بهموقع؟ | خودکار: اگر تحویل واقعی تا روز برنامهریزیشده انجام شده باشد «بله»، اگر بعد از آن «خیر». نرخ تحویل بهموقع از این ستون محاسبه میشود. |
| فرم ارسال و خلاصه | برگهٔ اول فرم قابل چاپ یک ارسال است (جمع بسته و تعداد در جدول اقلام با فرمول، روزهای تأخیر خودکار). خلاصه: تعداد ارسال‌ها به تفکیک وضعیت، ارسال‌های بازِ گذشته از موعد تحویل، جمع بسته و تعداد، نرخ تحویل بهموقع، میانگین تأخیر و جدول تحویل بهموقع به تفکیک مشتری. |
چطور استفاده کنیم؟
- فایل را دانلود کنید و بالای برگهٔ «فرم ارسال» نام، نشانی کسبوکار و مسئول ارسال را بنویسید. وقتی سفارش رسید، ابتدا آن را در جدول پیگیری سفارش ثبت کنید؛ وقتی آمادهسازی کالا شروع شد، ارسال را باز کنید.
- شمارهٔ ارسال را در ادامهٔ شمارهٔ قبلی بدهید؛ مشتری، نشانی تحویل، شمارهٔ سفارش و برگهٔ ارسال کالا و روز تحویلی را که به مشتری وعده داده‌اید بنویسید. در جدول اقلام هر کالا را با بسته و تعداد وارد کنید؛ جمعها با فرمول محاسبه میشوند.
- هنگام خروج کالا از انبار، آن را با رسید ورود و خروج انبار به‌عنوان «خروج فروش» ثبت کنید. وقتی خودرو بارگیری شد، پلاک و راننده یا شرکت پستی و کد رهگیری را در فرم بنویسید، فرم را چاپ کنید و به راننده یا روی بسته بدهید.
- ارسال را همان روز بهصورت یک سطر در برگهٔ «ارسال‌ها» اضافه کنید و وضعیت را «در راه» بگذارید. هنگام تحویل، روز تحویل واقعی را بنویسید و وضعیت را «تحویل داده شد» کنید؛ روزهای تأخیر و ستون «بهموقع؟» خودکار پر میشوند. اگر روز وعده‌داده‌شده گذشته و تحویل انجام نشده، وضعیت را «با تأخیر» کنید و دلیل را در ستون یادداشت بنویسید.
- فرمی را که تحویلگیرنده امضا کرده همراه نسخهٔ برگهٔ ارسال کالا بایگانی کنید. آخر هفته در برگهٔ خلاصه به نرخ تحویل بهموقع و جدول به تفکیک مشتری نگاه کنید؛ سطرهای مشتری‌ای را که نرخش پایین است فیلتر کنید و ببینید تأخیر از شیوهٔ حمل است یا از آمادهسازی.
برای چه کسانی مناسب است؟
- عمده‌فروشان، توزیع‌کنندگان و فروشندگان مصالح ساختمانی که با خودروی خود کالا را به مشتریان می‌رسانند
- فروشندگان فروشگاه آنلاین که با پست/پیک ارسال میکنند و می‌خواهند با کد رهگیری سریع به پرسش «مرسولهٔ من کجاست» پاسخ دهند
- کارگاه‌ها و تولیدکنندگانی که سفارش را تولید و ارسال میکنند (مبلمان، نساجی، بسته‌بندی، فلز)
- کسب‌وکارهایی که مرتب برای نمایندگان و شعبه‌های خود ارسال دارند و می‌خواهند زمان تحویل را اندازه بگیرند
- انبارهای کوچکی که می‌خواهند ثبت لجستیک را از دفتر کاغذی ارسال به جدولی قابل جست‌وجو منتقل کنند
پرسش‌های متداول
فرم پیگیری ارسال کالا چیست؟
فرم پیگیری ارسال کالا یک سند پیگیری داخلی است که نشان میدهد باری که برای مشتری فرستاده شده به چه کسی، به چه نشانی، با چه سفارش و برگهٔ ارسال کالا، با چه وسیله یا پستی، در چند بسته و چند عدد فرستاده شده و چه کسی تحویل گرفته است؛ راننده و تحویلگیرنده آن را امضا میکنند. برگهٔ اول این قالب همین فرم است؛ همان اطلاعات در برگهٔ دوم بهصورت یک سطر در جدول پیگیری ارسال ثبت میشود. فرم ثبت داخلی کسبوکار است و جای برگهٔ ارسال کالا یا فاکتور را نمیگیرد.
جدول پیگیری ارسال چه زمانی پر میشود؟
در سه لحظه: اول هنگام خروج کالا از انبار (شمارهٔ ارسال، تاریخ، مشتری، شمارهٔ سفارش و برگهٔ ارسال، اطلاعات خودرو یا پست، بسته و تعداد، روز تحویل برنامهریزیشده؛ وضعیت «در راه»)؛ دوم وقتی در مسیر چیزی تغییر میکند (تأخیر، مشکل نشانی؛ وضعیت «با تأخیر» و دلیل در ستون یادداشت)؛ سوم هنگام تحویل (روز تحویل واقعی؛ وضعیت «تحویل داده شد» یا «مرجوعی»). گذاشتن جدول برای آخر روز رایج‌ترین اشتباه است؛ کد رهگیری و پلاک فراموش میشود. مطمئن‌ترین عادت این است که به‌محض بارگیری خودرو، سطر را باز کنید.
در پیگیری محمولهها چه اطلاعاتی باید ثبت شود؟
حداقل این موارد: شماره محموله، تاریخ ارسال، مشتری، آدرس تحویل، شماره سفارش، شماره بارنامه/حواله خروج (irsaliye؛ سند حمل کالا در ترکیه)، نوع حمل، پلاک خودرو و راننده یا نام شرکت پست/باربری و شماره رهگیری، تعداد بسته و تعداد کالا، تاریخ تحویل برنامهریزیشده و تاریخ تحویل واقعی، و وضعیت. تاریخ تحویل برنامهریزیشده بیش از همه نادیده گرفته میشود؛ بدون آن نمی‌توانید تأخیر را اندازه بگیرید.
تعداد روزهای تأخیر و نرخ تحویل بهموقع چگونه محاسبه میشود؟
روزهای تأخیر برابر است با فاصلهی تاریخ تحویل واقعی تا تاریخ تحویل برنامهریزیشده؛ اگر هنوز تحویل انجام نشده باشد با تاریخ امروز محاسبه میشود و برای تحویل زودتر یا بهموقع عدد 0 ثبت میشود. نرخ تحویل بهموقع یعنی تعداد محمولههایی که تا روز برنامهریزیشده تحویل شدهاند تقسیم بر کل محمولههای تحویلشده: اگر از 20 تحویل، 17 مورد بهموقع بوده باشد، نرخ 85٪ است. در این قالب هر دو با فرمول محاسبه میشوند؛ برگه «خلاصه» این نرخ را هم بهصورت کلی و هم به تفکیک مشتری نشان میدهد.
تفاوت پیگیری سفارش با پیگیری محموله چیست؟
پیگیری سفارش جنبهی تجاری را دنبال میکند: سفارش از کدام کانال آمده، مبلغش چقدر است، در حال آمادهسازی است یا لغو شده. پیگیری محموله جنبهی فیزیکی را دنبال میکند: کالا با کدام بارنامه، با کدام خودرو و در چند بسته ارسال شده و آیا در روز قولدادهشده تحویل شده است یا نه. در کسبوکار کوچک میتوان هر دو را در یک جدول نگه داشت؛ اما اگر یک سفارش در چند محموله ارسال میشود یا میخواهید تأخیر را اندازه بگیرید، باید آنها را جدا کنید. سفارش را در قالب پیگیری سفارش، خروج کالا از انبار را در برگه ورود و خروج انبار و مسیر ارسال را در همین جدول ثبت کنید و هر سه را با شماره سفارش به هم وصل کنید.
آیا میتوانم سفارش، تولید و محموله را در یک فایل Excel پیگیری کنم؟
میتوانید، اما هر مرحله به پرسش دیگری پاسخ میدهد. این قالب از مرحلهی ارسال شروع میشود؛ برای پیگیری سفارش و تولید میتوانید در سمت چپ برگه «محمولهها» ستونهای «تاریخ سفارش» و «پایان تولید» را اضافه کنید و گزینهی «در حال تولید» را به فهرست کشویی ستون وضعیت (داده → اعتبارسنجی داده) بیفزایید. به این ترتیب کل روزهای میان سفارش تا تحویل نیز محاسبه میشود. اگر میخواهید مبلغ و کانال سفارش را هم جداگانه دنبال کنید، قالب پیگیری سفارش را در کنار آن به کار ببرید.
چگونه ارسال‌های پستی و ارسال با خودروی خودمان را از هم جدا کنم؟
از ستون «نوع حمل» انتخاب کنید: خودروی خودمان، پست/باربری، شرکت حمل‌ونقل یا تحویل حضوری توسط مشتری. برای خودروی خودتان پلاک و نام راننده، و برای ارسال پستی نام شرکت و شماره رهگیری را بنویسید. وقتی ستون را فیلتر کنید، می‌بینید ارسال از کدام راه بیشتر دچار تأخیر میشود.
آیا این فایل Excel بهجای یک برنامهی پیگیری محموله کافی است؟
برای کسبوکاری که روزانه چند محموله دارد و ثبتها را یک نفر انجام میدهد کافی است. اما وقتی لازم است موجودی کالای ارسالی، حساب جاری مشتریان (cari hesap؛ حساب طلب و بدهی هر مشتری) و فیشهای فروش را هم نگه دارید، Ofisx مدیریت انبار به کارتان میآید: فروشی که با بارکد انجام میشود از موجودی کم میشود، فروش در حساب مشتری ثبت میشود و فیش و فاکتور را بهصورت PDF دریافت میکنید. وضعیت مسیر و تحویل محموله را همچنان میتوانید در همین جدول دنبال کنید.
آیا قالب رایگان است و بهصورت Word یا PDF هم موجود است؟
بله، رایگان است؛ ایمیل، عضویت یا پرداخت نمیخواهد و واترمارک و قفل سلول ندارد. فایل با قالب Excel (.xlsx) است، چون جمعها، روزهای تأخیر و نرخ تحویل با فرمول محاسبه میشوند. میتوانید آن را با Excel، Google Sheets یا LibreOffice باز کنید و فرم محموله را چاپ کنید، یا با «ذخیره بهصورت PDF» آن را به PDF تبدیل کرده و برای مشتری بفرستید. برای فرم خالی، ردیفهای نمونه را پاک کنید، چاپ بگیرید و با دست پر کنید.
قالب‌های مرتبط
برگه ورود و خروج انبار
برگه قابل چاپی که هر کالای واردشده به انبار یا خارج‌شده از آن را ردیف‌به‌ردیف و با امضای تحویل‌دهنده و تحویلگیرنده مستند میکند؛ ثبت همه برگه‌ها و جمعها بر اساس نوع تراکنش در برگه‌های جداگانه است.
Excel مدیریت موجودی انبار
از روی ورودی و خروجی‌ها، موجودی باقی‌مانده، هشدار سطح بحرانی و ارزش کل موجودی را خودکار محاسبه میکند.
Excel پیگیری فاکتورها
فاکتورهای صادرشده و دریافتی، مالیات (KDV)، وصولی‌ها و مطالبات سررسیدگذشته را در یک جدول گرد هم می‌آورد.
آخرین به‌روزرسانی: ۶ اکتبر ۲۰۲۶