Учёт отгрузок в Excel — бесплатная форма отгрузки и таблица учёта

Форма учёта отгрузок — это внутренний документ учёта, подписываемый водителем и получателем, который показывает, кому, по какому адресу, с каким заказом и накладной (irsaliye), каким автомобилем или курьерской службой, в скольких коробках и в каком количестве отправлен груз клиенту и кто его получил. Первая вкладка этого шаблона и есть такая форма; те же данные вносятся одной строкой в таблицу учёта отгрузок на второй вкладке. Форма — собственная запись предприятия; она не заменяет накладную или счёт-фактуру.

В три момента: первый — при выходе товара со склада (номер отгрузки, дата, клиент, номера заказа и накладной, данные автомобиля или курьерской службы, коробки и количество, плановый день доставки; статус «В пути»); второй — когда в пути что-то меняется (задержка, проблема с адресом; статус «Задержан» и причина в столбце «Примечание»); третий — при доставке (фактический день доставки; статус «Доставлен» или «Возврат»). Самая частая ошибка — оставить таблицу на конец дня: номер отслеживания и госномер забываются. Самая надёжная привычка — открывать строку сразу же, как только автомобиль загружен.

Как минимум: номер отгрузки, дата отгрузки, клиент, адрес доставки, номер заказа, номер накладной, способ доставки, госномер автомобиля и водитель либо транспортная компания и трек-номер, количество коробок и штук, плановая и фактическая дата доставки и статус. Чаще всего пропускают плановую дату доставки, а без неё задержку не измерить.

Дни задержки — это разница между фактической и плановой датой доставки; если доставки ещё не было, считается до сегодняшней даты, а при досрочной доставке или доставке в срок указывается 0. Доля доставок в срок — это число отгрузок, доставленных не позже планового дня, делённое на число всех доставленных отгрузок: если из 20 доставок 17 были в срок, доля составляет 85%. В этом шаблоне оба показателя считаются формулами; вкладка «Сводка» показывает долю и в целом, и по каждому клиенту.

Учёт заказов отслеживает коммерческую сторону: из какого канала пришёл заказ, на какую сумму, готовится ли он, не отменён ли. Учёт отгрузок отслеживает физическую сторону: по какой накладной, на каком транспорте и в скольких коробках ушёл товар и доставлен ли он в обещанный день. В небольшом бизнесе оба можно вести в одной таблице; разделять их нужно, если один заказ уходит несколькими отгрузками или вы хотите измерять задержки. Ведите заказ в шаблоне учёта заказов, выдачу товара со склада — в складском приходно-расходном ордере, а путь товара — в этой таблице, и свяжите все три по номеру заказа.

Можно, но каждый этап отвечает на свой вопрос. Этот шаблон начинается с отгрузки; чтобы отслеживать заказ и производство, добавьте слева от вкладки «Отгрузки» столбцы «Дата заказа» и «Окончание производства», а в выпадающий список столбца «Статус» (Данные → Проверка данных) впишите вариант «В производстве». Тогда будет считаться и общее число дней от заказа до доставки. Если вы хотите отдельно следить за суммой и каналом заказа, используйте рядом шаблон учёта заказов.

Выберите значение в столбце «Способ доставки»: собственный транспорт, курьерская служба, транспортная компания или самовывоз клиентом. Для собственного транспорта укажите госномер и имя водителя, для курьерской службы — название компании и трек-номер. Отфильтровав этот столбец, вы увидите, какие способы отправки чаще дают задержки.

Для бизнеса, который делает несколько отгрузок в день и где записи ведёт один человек, этого достаточно. Если нужно вести ещё и остатки отгружаемого товара, расчёты с клиентами (cari hesap — счёт контрагента) и торговые чеки, пригодится Ofisx Склад и Продажи (онлайн): продажа по штрихкоду списывается со склада, проводится по счёту клиента, а чек и счёт вы получаете в PDF. Путь и статус доставки отгрузки можно по-прежнему отслеживать в этой таблице.

Да, он бесплатный: не требует электронной почты, регистрации или оплаты, в нём нет водяных знаков и защиты ячеек. Файл в формате Excel (.xlsx), потому что итоги, дни задержки и доля доставок в срок считаются формулами. Откройте его в Excel, Google Sheets или LibreOffice и распечатайте форму отгрузки либо сохраните её как PDF и отправьте клиенту. Для пустой формы удалите строки-примеры, распечатайте и заполните от руки.