Sendungsverfolgung in Excel – kostenloses Versandformular und Verfolgungsübersicht

Ein Sendungsverfolgungsformular ist ein internes Verfolgungsdokument, das zeigt, an wen, an welche Adresse, mit welchem Auftrag und Lieferschein, mit welchem Fahrzeug oder Paketdienst, in wie vielen Kartons und welcher Stückzahl eine Lieferung an einen Kunden versandt wurde und wer sie entgegengenommen hat; es wird vom Fahrer und vom Empfänger unterschrieben. Das erste Blatt dieser Vorlage ist dieses Formular; dieselben Angaben werden als eine Zeile in die Sendungsverfolgungstabelle auf dem zweiten Blatt übernommen. Das Formular ist die eigene Aufzeichnung des Betriebs; es ersetzt weder Lieferschein noch Rechnung.

Zu drei Zeitpunkten: erstens, wenn die Ware das Lager verlässt (Sendungsnr., Datum, Kunde, Auftrags- und Lieferscheinnr., Fahrzeug- oder Paketdienstangaben, Kartons und Stückzahl, geplanter Zustelltag; Status „Unterwegs“); zweitens, wenn sich unterwegs etwas ändert (Verspätung, Adressproblem; Status „Verspätet“ und der Grund in der Spalte „Notiz“); drittens bei der Zustellung (tatsächlicher Zustelltag; Status „Zugestellt“ oder „Retoure“). Die Tabelle erst am Tagesende auszufüllen ist der häufigste Fehler; Sendungsnummer und Kennzeichen werden dann vergessen. Die verlässlichste Gewohnheit ist, die Zeile anzulegen, sobald das Fahrzeug beladen ist.

Mindestens diese: Sendungsnummer, Versanddatum, Kunde, Lieferadresse, Bestellnummer, Lieferscheinnummer, Transportart, Kfz-Kennzeichen und Fahrer bzw. Paketdienst mit Sendungsnummer, Anzahl der Kartons und Stückzahl, geplantes und tatsächliches Lieferdatum sowie Status. Der geplante Liefertermin wird am häufigsten weggelassen; ohne ihn lässt sich eine Verspätung nicht messen.

Die Verspätung in Tagen ist die Differenz zwischen tatsächlichem und geplantem Lieferdatum; ist noch nicht geliefert worden, wird mit dem heutigen Datum gerechnet, bei früher oder pünktlicher Lieferung steht 0. Die Pünktlichkeitsquote ist die Zahl der bis zum geplanten Tag gelieferten Sendungen geteilt durch alle gelieferten Sendungen: Waren 17 von 20 Lieferungen pünktlich, beträgt die Quote 85 %. In dieser Vorlage werden beide Werte per Formel berechnet; das Tabellenblatt „Übersicht“ zeigt die Quote sowohl insgesamt als auch je Kunde.

Die Bestellverfolgung behält die kaufmännische Seite im Blick: über welchen Kanal die Bestellung kam, wie hoch der Betrag ist, ob sie in Vorbereitung ist oder storniert wurde. Die Sendungsverfolgung behält die physische Seite im Blick: mit welchem Lieferschein, mit welchem Fahrzeug und in wie vielen Kartons die Ware das Haus verlassen hat und ob am zugesagten Tag geliefert wurde. In einem kleinen Betrieb lassen sich beide in einer Tabelle führen; geht eine Bestellung in mehreren Sendungen raus oder möchten Sie Verspätungen messen, sollten Sie sie trennen. Erfassen Sie die Bestellung in der Vorlage zur Bestellverfolgung, den Warenausgang aus dem Lager im Lagerein- und -ausgangsbeleg und den Transportweg in dieser Tabelle – und verknüpfen Sie alle drei über die Bestellnummer.

Ja, aber jede Phase beantwortet eine andere Frage. Diese Vorlage beginnt beim Versand; um auch Bestellung und Produktion zu verfolgen, können Sie links neben dem Tabellenblatt „Sendungen“ die Spalten „Bestelldatum“ und „Produktionsende“ einfügen und in der Dropdown-Liste der Spalte „Status“ (Daten → Datenüberprüfung) die Option „In Produktion“ ergänzen. So wird auch die Gesamtzahl der Tage von der Bestellung bis zur Lieferung berechnet. Wenn Sie zusätzlich Betrag und Kanal der Bestellung erfassen möchten, nutzen Sie die Vorlage zur Bestellverfolgung parallel.

Wählen Sie in der Spalte „Transportart“ aus: eigenes Fahrzeug, Paketdienst, Spedition oder vom Kunden abgeholt. Tragen Sie beim eigenen Fahrzeug Kennzeichen und Fahrername ein, beim Paketdienst Firmenname und Sendungsnummer. Wenn Sie die Spalte filtern, sehen Sie, bei welcher Versandart es häufiger zu Verspätungen kommt.

Für einen Betrieb mit ein paar Sendungen am Tag, in dem eine einzelne Person die Aufzeichnungen führt, reicht es aus. Wenn Sie zusätzlich den Bestand der versandten Ware, die Kundenkonten und Verkaufsbelege führen müssen, hilft Ofisx Online Inventar: Ein per Barcode erfasster Verkauf wird vom Bestand abgezogen, der Verkauf wird auf dem Kundenkonto verbucht, und Beleg und Rechnung erhalten Sie als PDF. Den Transport- und Lieferstatus der Sendung können Sie weiterhin in dieser Tabelle verfolgen.

Ja, sie ist kostenlos; es sind weder E-Mail-Adresse noch Registrierung oder Zahlung nötig, und die Datei enthält weder Wasserzeichen noch Zellschutz. Die Datei liegt im Excel-Format (.xlsx) vor, weil Summen, Verspätungstage und Lieferquote per Formel berechnet werden. Sie können sie in Excel, Google Sheets oder LibreOffice öffnen und das Versandformular ausdrucken oder mit „Als PDF speichern“ in ein PDF umwandeln und dem Kunden senden. Für ein leeres Formular löschen Sie die Beispielzeilen, drucken es aus und füllen es von Hand aus.