ตัวอย่างบันทึกการนับสต็อก (เทมเพลต Excel)

บันทึกการตรวจนับสต็อกคือเอกสารที่จดวันและเวลาของการตรวจนับจริง สถานที่ ขอบเขต ผู้ตรวจนับ และผลการตรวจนับ โดยทีมตรวจนับลงลายเซ็น จุดประสงค์คือบันทึกข้อมูลว่า "วันนั้น ที่คลังนั้น คนเหล่านี้นับ และผลเป็นเช่นนี้" ไว้อย่างที่ไม่ต้องมาโต้แย้งกันภายหลัง ผลการนับทีละสินค้าจะแนบเป็นเอกสารประกอบของบันทึก

ไม่ใช่ รายการตรวจนับเป็นตารางทำงานที่เทียบจำนวนในระบบกับจำนวนที่นับได้ทีละสินค้า กรอกระหว่างการตรวจนับและส่วนต่างจะปรากฏที่นั่น ส่วนบันทึกเป็นเอกสารที่สรุปผลในหน้าเดียวหลังตรวจนับเสร็จและเปิดให้ลงลายเซ็น หากคุณต้องการแค่ตารางส่วนต่าง เทมเพลต Excel ตรวจนับคลังสินค้า (สินค้าคงคลัง) ก็เพียงพอ แต่หากต้องการปิดการตรวจนับด้วยเอกสารที่มีลายเซ็น ไฟล์นี้รวมทั้งสองอย่างไว้ด้วยกัน

ห้าส่วนก็เพียงพอ: (1) เลขที่บันทึก วันที่ ประเภทการตรวจนับ และเวลา; (2) ธุรกิจ คลังสินค้า และขอบเขตการตรวจนับ; (3) ทีมตรวจนับ — ชื่อ-นามสกุล หน้าที่ ลายเซ็น; (4) สรุปผล — รายการที่นับ รายการที่ขาดและเกิน มูลค่าส่วนต่างสุทธิ; (5) ช่องหมายเหตุและช่องลายเซ็น เทมเพลตนี้มีครบทั้งห้าส่วน คุณเพียงกรอกข้อมูลและรายการสินค้า

การจัดทำสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นปีและการแสดงด้วยสมุดบัญชีและเอกสารใดนั้นขึ้นอยู่กับกฎหมายภาษีและประเภทสมุดบัญชีของธุรกิจ เราจึงไม่ระบุกฎตายตัวไว้ที่นี่ โปรดปรึกษานักบัญชีที่ปรึกษาของคุณเกี่ยวกับข้อกำหนดด้านสมุดบัญชีและเอกสารตามกฎหมาย เทมเพลตนี้เป็นตัวอย่างเอกสารเพื่อช่วยให้คุณบันทึกการตรวจนับอย่างเป็นระเบียบ ไม่ใช่แบบฟอร์มทางการ หากนักบัญชีที่ปรึกษาของคุณต้องการรูปแบบอื่น คุณสามารถแก้ไขข้อความและช่องต่าง ๆ ได้

แนวปฏิบัติทั่วไปคือทีมที่ตรวจนับจริง ผู้รับผิดชอบคลัง และผู้มีอำนาจของธุรกิจเป็นผู้ลงนาม ในการตรวจนับเมื่อส่งมอบงาน ผู้ส่งมอบและผู้รับมอบต้องลงนามเสมอ ในรายการหน้าที่ของเทมเพลตมีสองหน้าที่นี้แยกไว้ต่างหาก หากผู้ลงนามคนใดมีข้อโต้แย้ง แทนที่จะปล่อยบันทึกไว้โดยไม่มีลายเซ็น ให้เขียนข้อโต้แย้งในช่องหมายเหตุแล้วจึงให้ลงนาม ซึ่งจะเป็นหลักฐานว่าภายหลังมีเรื่องใดที่ถกเถียงกัน

ไฟล์เป็นรูปแบบ Excel (.xlsx) เพราะตัวเลขผลลัพธ์คำนวณจากรายการสินค้าด้วยสูตร ซึ่ง Word ทำการคำนวณนี้ไม่ได้ คุณเปิดด้วย Excel, Google Sheets หรือ LibreOffice แล้วพิมพ์ได้ทันที หรือบันทึกเป็น PDF ก็ได้ หากจำเป็นต้องเก็บเอกสารเป็น Word ให้กรอกแท็บบันทึกให้เสร็จ แล้วคัดลอกไปวางใน Word ตัวเลขจะคงที่ตามค่า ณ ขณะนั้น

ก่อนอื่นให้คนอื่นที่ไม่ใช่ผู้นับครั้งแรกนับสินค้าที่มีส่วนต่างอีกครั้ง ส่วนต่างที่เหลือหลังนับครั้งที่สองจะถูกบันทึกลงในบันทึก เทมเพลตจะแสดงรายการและมูลค่าที่ขาดและเกินแยกกัน สาเหตุของส่วนต่างเลือกจากคอลัมน์คำอธิบายส่วนต่างในรายการสินค้า ส่วนเหตุการณ์ที่ควรสังเกตให้เขียนในช่องหมายเหตุ การเตรียมตัววันตรวจนับและวิธีนับแบบปิดตา (blind count) อธิบายทีละขั้นตอนไว้ในคู่มือวิธีตรวจนับคลังสินค้า

ใช่ ใช้งานฟรี ไฟล์ไม่ขออีเมล ไม่ต้องสมัครสมาชิก ไม่ต้องชำระเงิน และไม่มีลายน้ำหรือการป้องกันเซลล์ คุณแก้ไขชื่อธุรกิจ รายการหน้าที่ และข้อความในบันทึกให้เหมาะกับคุณได้