स्टॉक गिनती प्रपत्र का नमूना (Excel टेम्पलेट)

स्टॉक गिनती रिपोर्ट वह दस्तावेज़ है जो असल गिनती की तारीख और समय, जगह, दायरा, गिनती करने वाले लोग और गिनती का नतीजा लिखित रूप में दर्ज करता है और जिस पर गिनती दल हस्ताक्षर करता है। इसका मकसद “उस दिन, उस गोदाम में, इन लोगों ने गिना और नतीजा यह रहा” — यह जानकारी इस तरह दर्ज करना है कि बाद में उस पर बहस न हो सके। उत्पाद-दर-उत्पाद गिनती के नतीजे रिपोर्ट के संलग्नक में रहते हैं।

नहीं। गिनती सूची वह कार्य-तालिका है जो उत्पाद-दर-उत्पाद सिस्टम की मात्रा और गिनी गई मात्रा की तुलना करती है; यह गिनती के दौरान भरी जाती है और अंतर वहीं निकलता है। रिपोर्ट गिनती खत्म होने के बाद नतीजे को एक पन्ने में समेटने वाला और हस्ताक्षर के लिए खुलने वाला दस्तावेज़ है। अगर आपको सिर्फ़ अंतर की तालिका चाहिए तो गोदाम गिनती (इन्वेंटरी) Excel टेम्पलेट काफ़ी है; गिनती को हस्ताक्षरित दस्तावेज़ के साथ बंद करना चाहते हों तो यह फ़ाइल दोनों एक साथ देती है।

पाँच हिस्से काफ़ी हैं: (1) रिपोर्ट नंबर, तारीख, गिनती का प्रकार और समय; (2) कारोबार, गोदाम और गिनती का दायरा; (3) गिनती दल — नाम, भूमिका, हस्ताक्षर; (4) नतीजे का सारांश — गिनी गई मदें, कम और ज़्यादा मदें, शुद्ध अंतर की रकम; (5) टिप्पणी का क्षेत्र और हस्ताक्षर ब्लॉक। इस टेम्पलेट में पाँचों तैयार हैं; आपको सिर्फ़ जानकारी और उत्पाद सूची भरनी है।

साल के अंत में इन्वेंटरी निकालना और उसे किन बही-खातों व दस्तावेज़ों में दिखाना है, यह कर कानून और कारोबार की बही के प्रकार पर निर्भर करता है; इसलिए यहाँ हम कोई पक्का नियम नहीं लिखते। कानूनी बही और दस्तावेज़ की शर्तों के लिए अपने अकाउंटेंट से पूछें। यह टेम्पलेट गिनती को व्यवस्थित ढंग से दर्ज करने के लिए एक दस्तावेज़ का नमूना है, सरकारी फ़ॉर्म नहीं; अगर आपका अकाउंटेंट कोई अलग ढाँचा चाहे तो आप पाठ और क्षेत्र बदल सकते हैं।

आम चलन यह है कि गिनती करने वाला दल, गोदाम प्रभारी और कारोबार का अधिकृत व्यक्ति हस्ताक्षर करते हैं। कार्यभार हस्तांतरण की गिनती में सौंपने वाला और लेने वाला व्यक्ति ज़रूर हस्ताक्षर करते हैं; टेम्पलेट की भूमिका सूची में ये दोनों भूमिकाएँ अलग से हैं। अगर किसी हस्ताक्षरकर्ता को आपत्ति हो तो रिपोर्ट को बिना हस्ताक्षर छोड़ने के बजाय आपत्ति को टिप्पणी के क्षेत्र में लिखकर हस्ताक्षर करवाना बाद में दर्ज करता है कि किस बात पर बहस थी।

फ़ाइल Excel (.xlsx) फ़ॉर्मैट में है क्योंकि नतीजे के आँकड़े उत्पाद सूची से फ़ॉर्मूले द्वारा निकलते हैं; Word में यह गणना नहीं हो सकती। इसे Excel, Google Sheets या LibreOffice में खोलकर सीधे प्रिंट कर सकते हैं या PDF के रूप में सेव कर सकते हैं। अगर दस्तावेज़ को Word में ही रखना ज़रूरी हो तो रिपोर्ट टैब भरने के बाद उसे कॉपी करके Word में पेस्ट करें; आँकड़े उस समय के मूल्यों पर स्थिर हो जाते हैं।

पहले जिस उत्पाद में अंतर निकला उसे पहली बार गिनने वाले के अलावा कोई और दोबारा गिने; दूसरी गिनती के बाद बचा अंतर रिपोर्ट में जाता है। टेम्पलेट कम और ज़्यादा मदों और उनकी रकम को अलग-अलग लिखता है; अंतर का कारण उत्पाद सूची के अंतर विवरण कॉलम से चुना जाता है और ध्यान देने लायक स्थितियाँ टिप्पणी के क्षेत्र में लिखी जाती हैं। गिनती के दिन की तैयारी और ब्लाइंड काउंट पद्धति गोदाम गिनती कैसे करें गाइड में चरण-दर-चरण समझाई गई है।

हाँ, यह मुफ़्त है। फ़ाइल न ईमेल माँगती है, न सदस्यता या भुगतान; इसमें वॉटरमार्क या सेल सुरक्षा नहीं है। कारोबार का नाम, भूमिकाओं की सूची और रिपोर्ट का पाठ आप अपने हिसाब से बदल सकते हैं।