Bestandszählprotokoll – Muster (Excel-Vorlage)

Ein Inventurprotokoll für den Lagerbestand ist das vom Zählteam unterschriebene Dokument, das Datum und Uhrzeiten der körperlichen Zählung, den Ort, den Umfang, die zählenden Personen und das Ergebnis der Zählung festhält. Sein Zweck ist, die Information „an diesem Tag wurde in diesem Lager von diesen Personen gezählt, und das war das Ergebnis“ so zu dokumentieren, dass sie später nicht mehr strittig ist. Die Zählergebnisse je Artikel liegen dem Protokoll als Anlage bei.

Nein. Die Zählliste ist die Arbeitstabelle, die Artikel für Artikel die Systemmenge mit der gezählten Menge vergleicht; sie wird während der Zählung ausgefüllt, und die Differenz ergibt sich dort. Das Protokoll dagegen ist das Dokument, das nach Abschluss der Zählung das Ergebnis auf einer Seite zusammenfasst und unterschrieben wird. Wenn Sie nur die Differenztabelle brauchen, genügt die Excel-Vorlage für die Lagerinventur; wenn Sie die Zählung mit einem unterschriebenen Dokument abschließen möchten, liefert diese Datei beides in einem.

Fünf Abschnitte genügen: (1) Protokollnummer, Datum, Inventurart und Uhrzeiten; (2) Betrieb, Lager und Zählumfang; (3) Zählteam – Name, Funktion, Unterschrift; (4) Ergebniszusammenfassung – gezählte Positionen, Positionen mit Fehl- und Mehrbestand, Nettodifferenzbetrag; (5) Bemerkungsfeld und Unterschriftsblöcke. In dieser Vorlage sind alle fünf vorbereitet; Sie füllen nur noch die Angaben und die Artikelliste aus.

Ob und mit welchen Büchern und Belegen zum Jahresende eine Inventur nachzuweisen ist, hängt vom Steuerrecht und von der Buchführungsart des Betriebs ab; deshalb legen wir hier keine feste Regel fest. Fragen Sie Ihren Steuerberater nach den gesetzlichen Anforderungen an Bücher und Belege. Diese Vorlage ist ein Dokumentenmuster, damit Sie die Zählung ordentlich festhalten können, und kein amtliches Formular; wenn Ihr Steuerberater ein anderes Layout wünscht, können Sie Texte und Felder ändern.

Üblich ist, dass das Team, das die Zählung tatsächlich durchgeführt hat, der Lagerverantwortliche und ein Vertreter der Geschäftsleitung unterschreiben. Bei einer Übergabeinventur unterschreiben in jedem Fall der Übergebende und der Übernehmende; in der Funktionsliste der Vorlage gibt es diese beiden Funktionen gesondert. Erhebt einer der Unterzeichnenden Einspruch, ist es besser, den Einspruch im Bemerkungsfeld zu vermerken und dann unterschreiben zu lassen, statt das Protokoll ohne Unterschrift zu lassen; so ist später dokumentiert, worüber diskutiert wurde.

Die Datei liegt im Excel-Format (.xlsx) vor, weil die Ergebniszahlen per Formel aus der Artikelliste berechnet werden; in Word ist diese Berechnung nicht möglich. Sie können sie in Excel, Google Sheets oder LibreOffice öffnen und direkt ausdrucken oder als PDF speichern. Wenn Sie das Dokument unbedingt in Word aufbewahren müssen, füllen Sie das Protokollblatt aus, kopieren es und fügen es in Word ein; die Zahlen werden dabei mit ihren aktuellen Werten festgeschrieben.

Zunächst soll jemand anderes als der erste Zähler den Artikel mit Differenz erneut zählen; die nach der zweiten Zählung verbleibende Differenz kommt ins Protokoll. Die Vorlage führt Fehl- und Mehrpositionen sowie ihre Beträge getrennt auf; den Grund der Differenz wählen Sie in der Spalte „Abweichungsgrund“ der Artikelliste aus, auffällige Umstände tragen Sie im Bemerkungsfeld ein. Die Vorbereitung des Zähltags und die Methode der Blindzählung werden im Leitfaden Wie führt man eine Lagerinventur durch Schritt für Schritt erklärt.

Ja, sie ist kostenlos. Die Datei verlangt weder E-Mail-Adresse noch Registrierung oder Zahlung; sie enthält weder Wasserzeichen noch Zellschutz. Firmennamen, Funktionsliste und Protokolltext können Sie nach Ihren Wünschen ändern.