نمونه صورت‌جلسه شمارش موجودی (قالب اکسل)

صورتجلسه انبارگردانی سندی است که تاریخ و ساعت شمارش فیزیکی، محل انجام، محدوده، افراد شمارنده و نتیجه‌ی شمارش را ثبت می‌کند و تیم شمارش آن را امضا می‌کند. هدف آن این است که اطلاعاتی مثل «آن روز، در آن انبار، این افراد شمردند و نتیجه این بود» طوری ثبت شود که بعداً محل بحث نباشد. نتایج شمارش کالا به کالا به‌عنوان پیوست صورتجلسه نگه داشته می‌شود.

خیر. فهرست شمارش جدول کاری‌ای است که مقدار سیستمی هر کالا را با مقدار شمارش‌شده مقایسه می‌کند؛ هنگام شمارش پر می‌شود و مغایرت همان‌جا مشخص می‌شود. صورتجلسه اما سندی است که پس از پایان شمارش نتیجه را در یک صفحه خلاصه می‌کند و برای امضا آماده است. اگر فقط جدول مغایرت لازم دارید، قالب Excel انبارگردانی (موجودی‌شماری) کافی است؛ اگر می‌خواهید شمارش را با یک سند امضاشده ببندید، این فایل هر دو را یکجا می‌دهد.

پنج بخش کافی است: (1) شماره صورتجلسه، تاریخ، نوع شمارش و ساعت‌ها؛ (2) کسب‌وکار، انبار و محدوده‌ی شمارش؛ (3) تیم شمارش — نام و نام خانوادگی، وظیفه، امضا؛ (4) خلاصه‌ی نتیجه — اقلام شمارش‌شده، اقلام کسری و اضافی، مبلغ خالص مغایرت؛ (5) بخش توضیحات و بلوک‌های امضا. در این قالب هر پنج بخش آماده است؛ شما فقط اطلاعات و فهرست کالاها را پر می‌کنید.

اینکه در پایان سال باید موجودی‌برداری شود و این کار با چه دفاتر و اسنادی نشان داده شود، به قوانین مالیاتی و نوع دفتر کسب‌وکار بستگی دارد؛ به همین دلیل اینجا قاعده‌ی قطعی نمی‌نویسیم. برای الزامات قانونی دفاتر و اسناد با حسابدار رسمی خود مشورت کنید. این قالب نمونه‌ای از یک سند است تا شمارش را منظم ثبت کنید و فرم رسمی نیست؛ اگر حسابدارتان قالب دیگری بخواهد، می‌توانید متن‌ها و فیلدها را تغییر دهید.

روال رایج این است که تیمی که شمارش را عملاً انجام داده، مسئول انبار و مسئول کسب‌وکار امضا کنند. در شمارش تحویل و تحول، تحویل‌دهنده و تحویل‌گیرنده حتماً امضا می‌کنند؛ این دو وظیفه در فهرست «وظیفه»ی قالب جداگانه آمده‌اند. اگر یکی از امضاکنندگان اعتراضی دارد، به‌جای اینکه صورتجلسه بدون امضای او بماند، بهتر است اعتراض در بخش توضیحات نوشته شود و بعد امضا شود؛ این کار ثبت می‌کند که بعداً بر سر چه چیزی بحث شده است.

فایل با قالب Excel (.xlsx) است، چون اعداد نتیجه از فهرست کالاها با فرمول محاسبه می‌شوند؛ این محاسبه در Word ممکن نیست. می‌توانید آن را با Excel، Google Sheets یا LibreOffice باز کرده و مستقیم چاپ کنید یا به‌صورت PDF ذخیره کنید. اگر حتماً باید سند را در Word نگه دارید، پس از پر کردن برگه‌ی صورتجلسه آن را کپی کرده و در Word جای‌گذاری کنید؛ اعداد با مقادیر همان لحظه ثابت می‌شوند.

ابتدا کالای دارای مغایرت را کسی غیر از نفر اول دوباره بشمارد؛ مغایرتی که پس از شمارش دوم باقی می‌ماند در صورتجلسه وارد می‌شود. قالب اقلام کسری و اضافی و مبالغ آن‌ها را جداگانه می‌نویسد؛ دلیل مغایرت از ستون توضیح مغایرت در فهرست کالاها انتخاب می‌شود و مواردی که باید به آن‌ها توجه شود در بخش توضیحات نوشته می‌شود. آماده‌سازی روز شمارش و روش شمارش کور در راهنمای انبارگردانی چگونه انجام می‌شود گام‌به‌گام توضیح داده شده است.

بله، رایگان است. فایل ایمیل، عضویت یا پرداخت نمی‌خواهد؛ واترمارک و قفل سلول ندارد. می‌توانید نام کسب‌وکار، فهرست وظایف و متن صورتجلسه را مطابق نیاز خود تغییر دهید.