Exemplo de Termo de Contagem de Estoque (Modelo em Excel)

A ata de contagem de estoque é o documento, assinado pela equipe de contagem, que registra por escrito a data e os horários da contagem física, o local, o escopo, as pessoas que contaram e o resultado. Seu objetivo é deixar registrado, de modo que não possa ser discutido depois, que "neste dia, neste depósito, estas pessoas contaram e o resultado foi este". Os resultados produto a produto ficam em anexo à ata.

Não. A lista de contagem é a tabela de trabalho que compara, produto a produto, a quantidade do sistema com a quantidade contada; é preenchida durante a contagem e é nela que a diferença aparece. A ata, por sua vez, é o documento que resume o resultado em uma página depois que a contagem termina e que é colocado para assinatura. Se você precisa só da tabela de diferenças, o modelo de contagem de depósito (inventário) em Excel basta; se quer encerrar a contagem com um documento assinado, este arquivo traz os dois juntos.

Cinco seções bastam: (1) nº da ata, data, tipo de contagem e horários; (2) empresa, depósito e escopo da contagem; (3) equipe de contagem — nome, função, assinatura; (4) resumo do resultado — itens contados, itens com falta e com sobra, valor líquido da diferença; (5) campo de ressalvas e blocos de assinatura. Neste modelo as cinco já estão prontas; você só preenche as informações e a lista de produtos.

Se é preciso levantar o inventário no fim do ano e com quais livros e documentos isso deve ser comprovado depende da legislação tributária e do tipo de escrituração da empresa; por isso não escrevemos aqui uma regra definitiva. Para as exigências legais de livros e documentos, consulte seu contador. Este modelo é um exemplo de documento para você registrar a contagem de forma organizada, não um formulário oficial; se o seu contador pedir outro formato, você pode alterar os textos e os campos.

A prática mais comum é que assinem a equipe que efetivamente fez a contagem, o responsável pelo depósito e o representante da empresa. Na contagem de passagem de responsabilidade, quem entrega e quem recebe assinam obrigatoriamente; na lista de Funções do modelo, essas duas funções constam à parte. Se um dos signatários tiver objeção, em vez de deixar a ata sem a assinatura dele, é melhor escrever a objeção no campo de ressalvas e colher a assinatura assim, pois isso documenta o que foi discutido depois.

O arquivo está no formato Excel (.xlsx), porque os números do resultado são calculados por fórmula a partir da lista de produtos; no Word esse cálculo não é possível. Você pode abri-lo no Excel, no Google Sheets ou no LibreOffice e imprimir diretamente ou salvar como PDF. Se você realmente precisar guardar o documento em Word, preencha a aba da ata, copie-a e cole no Word; os números ficam fixados com os valores do momento.

Primeiro, peça que alguém diferente de quem contou antes conte de novo o produto com diferença; a diferença que restar após a segunda contagem entra na ata. O modelo registra separadamente os itens com falta e com sobra e seus valores; a causa da diferença é escolhida na coluna Explicação da Diferença da lista de produtos, e as ocorrências que merecem atenção são escritas no campo de ressalvas. A preparação do dia da contagem e o método de contagem às cegas estão explicados passo a passo no guia como fazer a contagem do depósito.

Sim, é gratuito. O arquivo não pede e-mail, cadastro nem pagamento; não tem marca d'água nem proteção de células. Você pode alterar o nome da empresa, a lista de funções e o texto da ata como preferir.