Ejemplo de acta de recuento de inventario (plantilla Excel)

El acta de recuento de inventario es el documento, firmado por el equipo de recuento, que deja constancia escrita de la fecha y las horas del recuento físico, del lugar donde se hizo, de su alcance, de las personas que lo realizaron y de su resultado. Su finalidad es registrar, de forma que no se pueda discutir después, que "ese día, en ese almacén, estas personas contaron y el resultado fue este". Los resultados producto por producto quedan como anexo del acta.

No. La lista de recuento es la tabla de trabajo que compara, producto por producto, la cantidad del sistema con la contada; se rellena durante el recuento y en ella aparece la diferencia. El acta, en cambio, es el documento que, una vez terminado el recuento, resume el resultado en una sola página y se deja listo para firmar. Si solo necesita la tabla de diferencias, basta la plantilla de Excel de recuento de almacén (inventario); si quiere cerrar el recuento con un documento firmado, este archivo ofrece ambas cosas en una.

Bastan cinco secciones: (1) número de acta, fecha, tipo de recuento y horas; (2) empresa, almacén y alcance del recuento; (3) equipo de recuento: nombre y apellidos, función, firma; (4) resumen de resultados: artículos contados, artículos con faltante y con excedente, importe neto de la diferencia; (5) campo de observaciones y bloques de firma. En esta plantilla las cinco ya están listas; usted solo completa los datos y la lista de productos.

La obligación de hacer inventario a fin de año y los libros y documentos con los que debe acreditarse dependen de la normativa tributaria y del tipo de contabilidad de la empresa; por eso aquí no establecemos una regla concreta. Consulte a su asesor contable sobre los requisitos legales de libros y documentos. Esta plantilla es un modelo de documento para dejar constancia ordenada del recuento, no un formulario oficial; si su asesor contable pide otro formato, puede cambiar los textos y los campos.

Lo habitual es que firmen el equipo que realizó el recuento, el responsable de almacén y el representante de la empresa. En un recuento de traspaso, firman siempre quien entrega y quien recibe; en la lista de Funciones de la plantilla estas dos funciones figuran por separado. Si alguno de los firmantes tiene una objeción, en lugar de dejar el acta sin su firma, conviene escribir la objeción en el campo de observaciones y firmar así, lo que deja constancia de lo que se discutió después.

El archivo está en formato Excel (.xlsx) porque las cifras del resultado se calculan con fórmulas a partir de la lista de productos; en Word ese cálculo no es posible. Puede abrirlo con Excel, Google Sheets o LibreOffice e imprimirlo directamente, o guardarlo como PDF. Si necesita conservar el documento en Word sí o sí, rellene la pestaña del acta, cópiela y péguela en Word; las cifras quedarán fijadas con los valores de ese momento.

Primero, que alguien distinto de quien contó la primera vez recuente el producto con diferencia; la diferencia que quede tras el segundo recuento es la que entra en el acta. La plantilla escribe por separado los artículos con faltante y con excedente y sus importes; la causa de la diferencia se elige en la columna Explicación de la diferencia de la lista de productos, y las situaciones que merezcan atención se escriben en el campo de observaciones. La preparación del día del recuento y el método de recuento a ciegas se explican paso a paso en la guía cómo hacer el recuento de almacén.

Sí, es gratuita. El archivo no pide correo electrónico, registro ni pago; no incluye marca de agua ni protección de celdas. Puede cambiar a su gusto el nombre de la empresa, la lista de funciones y el texto del acta.