Exemple de procès-verbal de comptage de stock (modèle Excel)

Le procès-verbal d'inventaire de stock est le document, signé par l'équipe d'inventaire, qui consigne la date et les heures du comptage physique, le lieu, le périmètre, les personnes qui l'ont réalisé et son résultat. Son but est d'enregistrer l'information « ce jour-là, dans cet entrepôt, ces personnes ont compté et le résultat était celui-ci » de façon à ce qu'elle ne puisse plus être contestée. Les résultats produit par produit figurent en annexe du procès-verbal.

Non. La liste d'inventaire est le tableau de travail qui compare, produit par produit, la quantité du système et la quantité comptée ; elle se remplit pendant l'inventaire et l'écart y apparaît. Le procès-verbal est le document qui, une fois l'inventaire terminé, résume le résultat sur une page et est soumis à signature. Si vous n'avez besoin que du tableau des écarts, le modèle Excel d'inventaire d'entrepôt suffit ; si vous voulez clore l'inventaire par un document signé, ce fichier fournit les deux en un.

Cinq sections suffisent : (1) numéro de procès-verbal, date, type d'inventaire et heures ; (2) entreprise, entrepôt et périmètre de l'inventaire ; (3) équipe d'inventaire — nom, fonction, signature ; (4) synthèse des résultats — articles comptés, articles manquants et excédentaires, montant net de l'écart ; (5) zone de remarques et blocs de signatures. Dans ce modèle, les cinq sont prêtes ; vous n'avez qu'à renseigner les informations et la liste des produits.

L'obligation d'établir un inventaire en fin d'année et les livres et documents qui doivent le justifier dépendent de la réglementation fiscale et du type de comptabilité de l'entreprise ; nous n'indiquons donc pas ici de règle ferme. Pour les exigences légales en matière de livres et de documents, consultez votre expert-comptable. Ce modèle est un exemple de document pour consigner l'inventaire de manière ordonnée, et non un formulaire officiel ; si votre expert-comptable souhaite une autre présentation, vous pouvez modifier les textes et les champs.

La pratique courante est que signent l'équipe qui a réellement effectué le comptage, le responsable d'entrepôt et le représentant de l'entreprise. Lors d'un inventaire de passation, le remettant et le réceptionnaire signent obligatoirement ; la liste des fonctions du modèle comporte d'ailleurs ces deux fonctions séparément. Si l'un des signataires émet une objection, plutôt que de laisser le procès-verbal sans signature, il vaut mieux consigner l'objection dans la zone de remarques puis faire signer : cela documente ce qui a été discuté.

Le fichier est au format Excel (.xlsx), car les chiffres du résultat sont calculés par formule à partir de la liste des produits ; Word ne peut pas faire ce calcul. Vous pouvez l'ouvrir avec Excel, Google Sheets ou LibreOffice et l'imprimer directement, ou l'enregistrer en PDF. Si vous devez absolument conserver le document dans Word, remplissez l'onglet du procès-verbal, puis copiez-le et collez-le dans Word ; les chiffres seront figés à leur valeur du moment.

Faites d'abord recompter le produit présentant un écart par une personne autre que celle qui l'a compté en premier ; l'écart restant après le second comptage est reporté dans le procès-verbal. Le modèle inscrit séparément les articles manquants et excédentaires ainsi que leurs montants ; la cause de l'écart se choisit dans la colonne Explication de l'écart de la liste de produits, et les situations qui méritent attention s'écrivent dans la zone de remarques. La préparation du jour de l'inventaire et la méthode du comptage à l'aveugle sont expliquées pas à pas dans le guide comment faire l'inventaire d'un entrepôt.

Oui, il est gratuit. Le fichier ne demande ni e-mail, ni inscription, ni paiement ; il ne comporte ni filigrane ni protection des cellules. Vous pouvez modifier le nom de l'entreprise, la liste des fonctions et le texte du procès-verbal à votre convenance.