স্টক গণনা প্রতিবেদনের নমুনা (Excel টেমপ্লেট)

স্টক গণনা প্রতিবেদন এমন একটি নথি, যেখানে প্রকৃত গণনার তারিখ ও সময়, স্থান, পরিধি, গণনাকারী ব্যক্তিরা এবং গণনার ফলাফল লেখা থাকে এবং গণনা দল স্বাক্ষর করে। এর উদ্দেশ্য হলো “সেদিন, সেই গুদামে, এই ব্যক্তিরা গুনেছেন এবং ফল এই ছিল” — এ তথ্য পরে বিতর্কের সুযোগ না রেখে লিপিবদ্ধ করা। পণ্যভিত্তিক গণনার ফলাফল প্রতিবেদনের সংযুক্তি হিসেবে থাকে।

না। গণনা তালিকা হলো কাজের টেবিল, যেখানে পণ্য ধরে ধরে সিস্টেমের পরিমাণ ও গণনা করা পরিমাণ তুলনা করা হয়; এটি গণনার সময় পূরণ হয় এবং পার্থক্য সেখানেই বের হয়। প্রতিবেদন হলো গণনা শেষে ফলাফল এক পাতায় সারসংক্ষেপ করে স্বাক্ষরের জন্য প্রস্তুত করা নথি। শুধু পার্থক্যের টেবিল দরকার হলে গুদাম গণনা (ইনভেন্টরি) Excel টেমপ্লেটই যথেষ্ট; গণনাকে স্বাক্ষরিত নথি দিয়ে শেষ করতে চাইলে এই ফাইল দুটি একসঙ্গে দেয়।

পাঁচটি অংশই যথেষ্ট: (১) প্রতিবেদন নম্বর, তারিখ, গণনার ধরন ও সময়; (২) প্রতিষ্ঠান, গুদাম ও গণনার পরিধি; (৩) গণনা দল — নাম, দায়িত্ব, স্বাক্ষর; (৪) ফলাফলের সারসংক্ষেপ — গণনা করা আইটেম, ঘাটতি ও উদ্বৃত্ত আইটেম, নিট পার্থক্যের অঙ্ক; (৫) মন্তব্যের ঘর ও স্বাক্ষর ব্লক। এই টেমপ্লেটে পাঁচটিই তৈরি আছে; আপনি শুধু তথ্য ও পণ্য তালিকা পূরণ করবেন।

বছরশেষে ইনভেন্টরি তৈরি করতে হবে কি না এবং তা কোন খাতা ও নথি দিয়ে দেখাতে হবে তা কর আইন এবং প্রতিষ্ঠানের খাতার ধরনের ওপর নির্ভর করে; তাই এখানে কোনো নির্দিষ্ট নিয়ম লিখছি না। আইনি খাতা ও নথির শর্তের জন্য আপনার হিসাবরক্ষক বা ট্যাক্স পরামর্শকের সঙ্গে কথা বলুন। এই টেমপ্লেটটি গণনা নিয়মিতভাবে নথিভুক্ত করার জন্য একটি নথির নমুনা, সরকারি ফর্ম নয়; আপনার পরামর্শক অন্য কোনো বিন্যাস চাইলে লেখা ও ঘরগুলো বদলে নিতে পারেন।

প্রচলিত রীতি হলো, যে দল প্রকৃতপক্ষে গণনা করেছে, গুদাম প্রধান এবং প্রতিষ্ঠানের কর্তৃপক্ষ স্বাক্ষর করেন। দায়িত্ব হস্তান্তরের গণনায় হস্তান্তরকারী ও গ্রহণকারী অবশ্যই স্বাক্ষর করেন; টেমপ্লেটের দায়িত্ব তালিকায় এই দুটি দায়িত্ব আলাদাভাবে আছে। স্বাক্ষরকারীদের কেউ আপত্তি জানালে প্রতিবেদন স্বাক্ষর ছাড়া না রেখে আপত্তিটি মন্তব্যের ঘরে লিখে স্বাক্ষর করানো ভালো; এতে পরে কী নিয়ে বিতর্ক ছিল তা নথিভুক্ত থাকে।

ফাইলটি Excel (.xlsx) ফরম্যাটে, কারণ ফলাফলের সংখ্যাগুলো পণ্য তালিকা থেকে ফর্মুলা দিয়ে হিসাব হয়; Word-এ এই হিসাব করা যায় না। Excel, Google Sheets বা LibreOffice-এ খুলে সরাসরি প্রিন্ট করতে পারেন অথবা PDF হিসেবে সংরক্ষণ করতে পারেন। নথিটি Word-এ রাখতেই হলে প্রতিবেদন ট্যাব পূরণ করার পর কপি করে Word-এ পেস্ট করুন; সংখ্যাগুলো তখনকার মান হিসেবে স্থির হয়ে যায়।

প্রথমে যিনি প্রথমবার গুনেছেন তাঁর বাইরে অন্য কেউ পার্থক্য থাকা পণ্য আবার গুনুন; দ্বিতীয় গণনার পর যে পার্থক্য থাকে সেটিই প্রতিবেদনে ওঠে। টেমপ্লেট ঘাটতি ও উদ্বৃত্ত আইটেম এবং অঙ্ক আলাদা আলাদা লেখে; পার্থক্যের কারণ পণ্য তালিকার “পার্থক্যের ব্যাখ্যা” কলাম থেকে বাছা হয়, বিশেষ নজর দেওয়ার মতো বিষয় মন্তব্যের ঘরে লেখা হয়। গণনার দিনের প্রস্তুতি ও ব্লাইন্ড কাউন্ট পদ্ধতি ধাপে ধাপে বলা আছে গুদাম গণনা কীভাবে করবেন নির্দেশিকায়।

হ্যাঁ, বিনামূল্যে। ফাইলটি ইমেইল, সদস্যতা বা পেমেন্ট চায় না; ওয়াটারমার্ক বা সেল সুরক্ষাও নেই। প্রতিষ্ঠানের নাম, দায়িত্ব তালিকা ও প্রতিবেদনের লেখা নিজের মতো বদলে নিতে পারবেন।