Voorbeeld voorraadtelprotocol (Excel-sjabloon)

Een voorraadtelverslag is een door het telteam ondertekend document dat de datum en tijden van de fysieke telling, de locatie, het bereik, de tellers en de uitkomst van de telling vastlegt. Het doel is om de informatie “die dag, in dat magazijn, hebben deze mensen geteld en dit was de uitkomst” zo vast te leggen dat er achteraf niet over te twisten valt. De telresultaten per product staan als bijlage bij het verslag.

Nee. De telijst is de werktabel die per product de systeemhoeveelheid met de getelde hoeveelheid vergelijkt; ze wordt tijdens het tellen ingevuld en daar komt het verschil naar voren. Het verslag is het document dat na afloop van de telling het resultaat op één pagina samenvat en ter ondertekening wordt aangeboden. Hebt u alleen een verschillentabel nodig, dan volstaat het Excel-sjabloon voor magazijntelling (inventarisatie); wilt u de telling afsluiten met een ondertekend document, dan geeft dit bestand beide in één.

Vijf onderdelen volstaan: (1) verslagnummer, datum, soort telling en tijden; (2) bedrijf, magazijn en bereik van de telling; (3) telteam — naam, functie, handtekening; (4) samenvatting van het resultaat — getelde artikelen, artikelen met tekort en overschot, netto verschilbedrag; (5) opmerkingenveld en handtekeningblokken. In dit sjabloon staan alle vijf klaar; u hoeft alleen de gegevens en de productlijst in te vullen.

Of aan het jaareinde een inventaris moet worden opgemaakt en met welke boeken en documenten die moet worden aangetoond, hangt af van de belastingwetgeving en het type boekhouding van het bedrijf; daarom geven we hier geen vaste regel. Raadpleeg voor de wettelijke eisen aan boeken en documenten uw accountant. Dit sjabloon is een voorbeelddocument om de telling ordelijk vast te leggen en geen officieel formulier; als uw accountant een andere opzet wil, kunt u teksten en velden aanpassen.

Gebruikelijk is dat het team dat daadwerkelijk heeft geteld, de magazijnverantwoordelijke en de bedrijfsvertegenwoordiger tekenen. Bij een overdrachtstelling tekenen altijd de overdragende en de ontvangende partij; in de functielijst van het sjabloon staan deze twee functies apart. Heeft een van de ondertekenaars bezwaar, laat het verslag dan niet ongetekend, maar noteer het bezwaar in het opmerkingenveld en laat het zo tekenen; zo is achteraf vastgelegd wat er bediscussieerd is.

Het bestand is een Excel-bestand (.xlsx), omdat de resultaatcijfers met formules uit de productlijst worden berekend; in Word kan dat niet. U kunt het openen in Excel, Google Sheets of LibreOffice en direct afdrukken of als pdf opslaan. Moet u het document per se in Word bewaren, vul dan het tabblad van het verslag in, kopieer het en plak het in Word; de cijfers worden dan vastgezet op hun huidige waarde.

Laat een product met een verschil eerst door iemand anders dan de eerste teller opnieuw tellen; het verschil dat na de tweede telling overblijft, wordt in het verslag opgenomen. Het sjabloon toont de artikelen met tekort en overschot en hun bedragen apart; de oorzaak van het verschil kiest u in de kolom Toelichting verschil van de productlijst en opvallende situaties noteert u in het opmerkingenveld. De voorbereiding van de teldag en de blinde-telmethode worden stap voor stap uitgelegd in de gids hoe voert u een magazijntelling uit.

Ja, het is gratis. Het bestand vraagt geen e-mailadres, account of betaling en bevat geen watermerk of celbeveiliging. U kunt de bedrijfsnaam, de functielijst en de verslagtekst naar eigen wens aanpassen.