Esempio di Verbale di Inventario di Magazzino (Modello Excel)

Il verbale di inventario di magazzino è il documento, firmato dal team di inventario, che mette per iscritto data e ore del conteggio fisico, il luogo in cui è stato svolto, il suo ambito, le persone che l'hanno eseguito e l'esito. Il suo scopo è registrare l'informazione «quel giorno, in quel magazzino, queste persone hanno contato e il risultato era questo» in modo che non possa essere contestata in seguito. I risultati prodotto per prodotto restano allegati al verbale.

No. L'elenco di conteggio è la tabella di lavoro che confronta, prodotto per prodotto, la quantità a sistema con quella contata; si compila durante il conteggio e la differenza emerge lì. Il verbale, invece, è il documento che a conteggio concluso riassume il risultato in una pagina e viene sottoposto alle firme. Se vi serve solo la tabella delle differenze basta il modello Excel di inventario di magazzino; se volete chiudere l'inventario con un documento firmato, questo file offre le due cose insieme.

Bastano cinque sezioni: (1) numero del verbale, data, tipo di inventario e orari; (2) azienda, magazzino e ambito dell'inventario; (3) team di inventario: nome e cognome, mansione, firma; (4) riepilogo dei risultati: articoli contati, articoli in ammanco e in eccedenza, importo netto della differenza; (5) spazio per le riserve e blocchi firma. In questo modello sono tutte e cinque già pronte: voi compilate solo i dati e l'elenco prodotti.

L'obbligo di redigere l'inventario a fine anno e la scelta dei libri e dei documenti con cui dimostrarlo dipendono dalla normativa fiscale e dal tipo di contabilità dell'azienda; per questo non indichiamo qui una regola precisa. Per i requisiti legali di libri e documenti rivolgetevi al vostro commercialista. Questo modello è un esempio di documento per mettere a verbale l'inventario in modo ordinato, non un modulo ufficiale; se il vostro commercialista richiede un'impostazione diversa, potete modificare testi e campi.

La prassi più diffusa è che firmino il team che ha effettuato il conteggio, il responsabile di magazzino e un rappresentante dell'azienda. Nell'inventario di passaggio di consegne firmano sempre il consegnatario e il ricevente; nell'elenco Mansione del modello questi due ruoli sono previsti a parte. Se uno dei firmatari ha un'obiezione, invece di lasciare il verbale senza la sua firma è meglio scrivere l'obiezione nel campo delle riserve e farlo firmare così: documenta ciò che è stato discusso.

Il file è in formato Excel (.xlsx) perché le cifre dei risultati sono calcolate con formule dall'elenco prodotti; in Word questo calcolo non è possibile. Potete aprirlo con Excel, Fogli Google o LibreOffice e stamparlo direttamente oppure salvarlo in PDF. Se dovete assolutamente conservare il documento in Word, dopo aver compilato la scheda del verbale copiatela e incollatela in Word; le cifre resteranno fissate ai valori di quel momento.

Prima di tutto, il prodotto con differenza deve essere ricontato da una persona diversa da chi l'ha contato per prima; la differenza che resta dopo il secondo conteggio entra nel verbale. Il modello riporta separatamente gli articoli e gli importi in ammanco e in eccedenza; il motivo della differenza si sceglie nella colonna Spiegazione della differenza dell'elenco prodotti, mentre le situazioni da segnalare si scrivono nel campo delle riserve. La preparazione del giorno dell'inventario e il metodo del conteggio alla cieca sono spiegati passo per passo nella guida come fare l'inventario di magazzino.

Sì, è gratuito. Il file non richiede e-mail, registrazione o pagamento; non contiene filigrane né protezione delle celle. Potete modificare a vostro piacimento il nome dell'azienda, l'elenco delle mansioni e il testo del verbale.