Stok Sayım Tutanağı Örneği (Excel Şablonu)

Stok sayım tutanağı, fiili sayımın tarihini ve saatlerini, yapıldığı yeri, kapsamını, sayımı yapan kişileri ve sayımın sonucunu yazıya geçiren, sayım ekibinin imzaladığı belgedir. Amacı "o gün, o depoda, bu kişiler saydı ve sonuç buydu" bilgisini sonradan tartışılmayacak biçimde kayda almaktır. Ürün ürün sayım sonuçları tutanağın ekinde durur.

Hayır. Sayım listesi ürün ürün sistem miktarı ile sayılan miktarı karşılaştıran çalışma tablosudur; sayım sırasında doldurulur ve fark orada çıkar. Tutanak ise sayım bittikten sonra sonucu tek sayfada özetleyen ve imzaya açılan belgedir. Yalnız fark tablosuna ihtiyacınız varsa depo sayım (envanter) Excel şablonu yeterlidir; sayımı imzalı bir belgeyle kapatmak istiyorsanız bu dosya ikisini bir arada verir.

Beş bölüm yeterlidir: (1) tutanak no, tarih, sayım türü ve saatler; (2) işletme, depo ve sayımın kapsamı; (3) sayım ekibi — ad soyad, görev, imza; (4) sonuç özeti — sayılan kalem, eksik ve fazla kalem, net fark tutarı; (5) şerh alanı ve imza blokları. Bu şablonda beşi de hazırdır; siz yalnızca bilgileri ve ürün listesini doldurursunuz.

Yıl sonunda envanter çıkarılması ve bunun hangi defter ve belgelerle gösterileceği vergi mevzuatına ve işletmenin defter türüne bağlıdır; bu yüzden burada kesin bir kural yazmıyoruz. Yasal defter ve belge şartları için mali müşavirinize danışın. Bu şablon sayımı düzenli biçimde kayda geçirmeniz için bir belge örneğidir, resmî bir form değildir; mali müşaviriniz farklı bir düzen isterse metinleri ve alanları değiştirebilirsiniz.

Yaygın uygulama, sayımı fiilen yapan ekibin, depo sorumlusunun ve işletme yetkilisinin imzalamasıdır. Devir teslim sayımında teslim eden ve teslim alan kişi mutlaka imzalar; şablondaki Görev listesinde bu iki görev ayrıca vardır. İmzalayanlardan birinin itirazı varsa tutanağı imzasız bırakmak yerine itirazı şerh alanına yazıp öyle imzalatmak, sonradan neyin tartışıldığını belgeler.

Dosya Excel (.xlsx) biçimindedir, çünkü sonuç rakamları ürün listesinden formülle hesaplanır; Word'de bu hesap yapılamaz. Excel, Google E-Tablolar veya LibreOffice ile açıp doğrudan yazdırabilir ya da PDF olarak kaydedebilirsiniz. Belgeyi mutlaka Word'de saklamanız gerekiyorsa tutanak sekmesini doldurduktan sonra kopyalayıp Word'e yapıştırın; rakamlar o anki değerleriyle sabitlenir.

Önce fark çıkan ürünü ilk sayanın dışında biri yeniden saysın; ikinci sayımdan sonra kalan fark tutanağa girer. Şablon eksik ve fazla kalemleri ve tutarlarını ayrı ayrı yazar; farkın nedeni ürün listesindeki Fark Açıklaması sütunundan seçilir, dikkat çekmesi gereken durumlar şerh alanına yazılır. Sayım gününün hazırlığı ve kör sayım yöntemi depo sayımı nasıl yapılır rehberinde adım adım anlatılıyor.

Evet ücretsizdir. Dosya e-posta, üyelik veya ödeme istemez; filigran ve hücre koruması içermez. İşletme adını, görev listesini ve tutanak metnini kendinize göre değiştirebilirsiniz.