Przykład protokołu inwentaryzacji zapasów (szablon Excel)

Protokół inwentaryzacji zapasów to dokument podpisany przez zespół spisowy, który spisuje datę i godziny fizycznego spisu, miejsce, zakres, osoby go przeprowadzające i jego wynik. Jego celem jest zapisanie informacji „tego dnia, w tym magazynie, te osoby policzyły i taki był wynik” w sposób, który nie będzie później podważany. Wyniki spisu produkt po produkcie znajdują się w załączniku do protokołu.

Nie. Arkusz spisowy to tabela robocza porównująca produkt po produkcie ilość z systemu z ilością policzoną; wypełnia się go podczas spisu i tam pojawia się różnica. Protokół to dokument, który po zakończeniu spisu podsumowuje wynik na jednej stronie i trafia do podpisu. Jeśli potrzebujesz tylko tabeli różnic, wystarczy szablon Excel do inwentaryzacji magazynu; jeśli chcesz zamknąć spis podpisanym dokumentem, ten plik daje jedno i drugie.

Wystarczy pięć części: (1) numer protokołu, data, rodzaj spisu i godziny; (2) firma, magazyn i zakres spisu; (3) zespół spisowy – imię i nazwisko, funkcja, podpis; (4) podsumowanie wyniku – policzone pozycje, pozycje z niedoborem i nadwyżką, kwota różnicy netto; (5) pole na uwagi i bloki podpisów. W tym szablonie wszystkie pięć jest gotowych; wystarczy uzupełnić dane i listę produktów.

To, czy na koniec roku trzeba sporządzić inwentarz i jakimi księgami i dokumentami się go wykazuje, zależy od przepisów podatkowych oraz od rodzaju ksiąg prowadzonych przez firmę, dlatego nie podajemy tu sztywnej reguły. W sprawie wymaganych ksiąg i dokumentów skonsultuj się z księgowym. Ten szablon jest wzorem dokumentu pozwalającym uporządkowanie zapisać spis, a nie oficjalnym formularzem; jeśli księgowy wymaga innego układu, możesz zmienić teksty i pola.

Zwykle podpisują go zespół, który faktycznie przeprowadził spis, kierownik magazynu i osoba upoważniona w firmie. Przy spisie przekazania-przejęcia podpisują koniecznie osoba przekazująca i przejmująca; na liście Funkcja w szablonie te dwie role są wydzielone. Jeśli któryś z podpisujących zgłasza sprzeciw, zamiast zostawiać protokół bez jego podpisu, wpisz zastrzeżenie w polu uwag i podpisz w ten sposób – to dokumentuje, co później było przedmiotem sporu.

Plik ma format Excel (.xlsx), ponieważ liczby wynikowe są liczone formułami z listy produktów, a w Wordzie takich obliczeń nie da się wykonać. Możesz go otworzyć w Excelu, Arkuszach Google lub LibreOffice i wydrukować bezpośrednio albo zapisać jako PDF. Jeśli dokument koniecznie musisz przechowywać w Wordzie, po wypełnieniu zakładki protokołu skopiuj ją i wklej do Worda; liczby zostaną utrwalone z wartościami z tej chwili.

Najpierw niech produkt z różnicą policzy ponownie ktoś inny niż pierwsza osoba liczące; różnica, która pozostanie po drugim liczeniu, trafia do protokołu. Szablon osobno wypisuje pozycje z niedoborem i nadwyżką oraz ich kwoty; przyczynę różnicy wybiera się w kolumnie Wyjaśnienie różnicy na liście produktów, a sytuacje wymagające uwagi wpisuje się w polu uwag. Przygotowanie do dnia spisu i metodę spisu „na ślepo” krok po kroku opisuje poradnik jak przeprowadzić inwentaryzację magazynu.

Tak, jest bezpłatny. Plik nie wymaga e-maila, rejestracji ani płatności; nie zawiera znaku wodnego ani ochrony komórek. Nazwę firmy, listę funkcji i treść protokołu możesz zmienić według własnych potrzeb.