Пример за протокол за преброяване на наличностите (шаблон в Excel)

Протоколът за инвентаризация на наличности е документ, който описва датата и часовете на физическото преброяване, мястото, обхвата, лицата, които са го извършили, и резултата, и е подписан от екипа по преброяването. Целта му е да запише информацията „този ден, в този склад, тези хора преброиха и резултатът беше този“ така, че да не бъде оспорена по-късно. Резултатите от преброяването по артикули остават като приложение към протокола.

Не. Списъкът за преброяване е работната таблица, която сравнява по артикули количеството в системата с преброеното количество; попълва се по време на преброяването и разликата се вижда там. Протоколът пък е документът, който след края на преброяването обобщава резултата на една страница и се подписва. Ако ви трябва само таблицата с разликите, достатъчен е Excel шаблонът за инвентаризация на склад; ако искате да приключите преброяването с подписан документ, този файл ви дава и двете в едно.

Достатъчни са пет раздела: (1) номер на протокола, дата, вид на инвентаризацията и часове; (2) фирма, склад и обхват на преброяването; (3) екип по инвентаризацията — имена, длъжност, подпис; (4) обобщение на резултата — преброени позиции, позиции с недостиг и излишък, нетна сума на разликата; (5) поле за забележки и блокове за подписи. В този шаблон и петте са готови; вие попълвате само данните и списъка с артикули.

Дали в края на годината трябва да се съставя инвентаризация и с какви регистри и документи се отразява, зависи от данъчното законодателство и от вида на счетоводството на фирмата; затова тук не записваме категорично правило. За законовите изисквания към регистрите и документите се консултирайте със счетоводителя си. Този шаблон е примерен документ, който ви помага да отразите преброяването подредено, а не официален формуляр; ако счетоводителят ви поиска различен вид, можете да променяте текстовете и полетата.

Обичайната практика е да подписват екипът, който реално е извършил преброяването, отговорникът на склада и представителят на фирмата. При инвентаризация при предаване на длъжност предаващият и приемащият подписват задължително; в списъка „Длъжност“ в шаблона тези две длъжности са включени отделно. Ако някой от подписващите има възражение, вместо протоколът да остане неподписан, по-добре е възражението да се запише в полето за забележки и протоколът да се подпише така — това документира какво е било спорно впоследствие.

Файлът е във формат Excel (.xlsx), защото резултатните числа се изчисляват с формула от списъка с артикули; във Word такова изчисление не може да се направи. Можете да го отворите с Excel, Google Sheets или LibreOffice и да го отпечатате директно или да го запазите като PDF. Ако непременно трябва да съхранявате документа във Word, след като попълните раздела на протокола, го копирайте и поставете във Word; числата се фиксират с текущите си стойности.

Първо артикулът с разлика да бъде преброен отново от човек, различен от първия броач; разликата, която остане след второто преброяване, се записва в протокола. Шаблонът записва отделно позициите с недостиг и излишък и техните суми; причината за разликата се избира от колоната „Обяснение на разликата“ в списъка с артикули, а ситуациите, които заслужават внимание, се записват в полето за забележки. Подготовката за деня на инвентаризацията и методът на слепото преброяване са описани стъпка по стъпка в наръчника как се прави инвентаризация на склад.

Да, безплатен е. Файлът не изисква имейл, регистрация или плащане; не съдържа воден знак или защита на клетките. Можете да променяте името на фирмата, списъка с длъжности и текста на протокола според нуждите си.