نموذج محضر جرد المخزون (قالب Excel)

محضر جرد المخزون وثيقة موقّعة من فريق الجرد تدوّن تاريخ الجرد الفعلي وساعاته ومكانه ونطاقه والقائمين به ونتيجته. والغاية منه تسجيل معلومة "في ذلك اليوم وفي ذلك المستودع عدّ هؤلاء الأشخاص وكانت النتيجة كذا" على نحو لا يُنازَع فيه لاحقًا. أما نتائج الجرد صنفًا صنفًا فتُرفق بالمحضر.

لا. قائمة الجرد جدول عمل يقارن الكمية في النظام بالكمية المعدودة صنفًا صنفًا؛ تُملأ أثناء الجرد ويظهر الفرق فيها. أما المحضر فهو الوثيقة التي تلخّص النتيجة في صفحة واحدة بعد انتهاء الجرد وتُعرض للتوقيع. وإذا كنت تحتاج جدول الفروق فقط فيكفيك قالب جرد المستودع (المخزون) في Excel؛ وإذا أردت إنهاء الجرد بوثيقة موقّعة فهذا الملف يجمع الاثنين معًا.

تكفي خمسة أقسام: (1) رقم المحضر والتاريخ ونوع الجرد والساعات؛ (2) المنشأة والمستودع ونطاق الجرد؛ (3) فريق الجرد — الاسم والمهمة والتوقيع؛ (4) ملخص النتيجة — الأصناف المعدودة والناقصة والزائدة وصافي مبلغ الفرق؛ (5) خانة التحفظات وخانات التوقيع. وهذه الخمسة جاهزة في القالب؛ وما عليك إلا ملء البيانات وقائمة الأصناف.

إجراء الجرد في نهاية السنة والدفاتر والوثائق التي يُثبت بها يتوقفان على التشريع الضريبي ونوع دفاتر المنشأة؛ لذلك لا نكتب هنا قاعدة قاطعة. استشر محاسبك القانوني بشأن شروط الدفاتر والوثائق القانونية. هذا القالب نموذج وثيقة لتسجيل الجرد بصورة منظمة وليس نموذجًا رسميًا؛ وإذا طلب محاسبك ترتيبًا مختلفًا فيمكنك تعديل النصوص والحقول.

الشائع أن يوقّعه فريق الجرد الذي أجراه فعليًا ومسؤول المستودع والمسؤول المفوَّض في المنشأة. وفي جرد التسليم والاستلام يوقّع المسلِّم والمستلِم حتمًا؛ ولهذين الدورين خياران مستقلان في قائمة المهام بالقالب. وإذا كان لأحد الموقّعين اعتراض فبدل ترك المحضر بلا توقيعه اكتب الاعتراض في خانة التحفظات ثم وقّعوه؛ فهذا يوثّق ما جرت مناقشته لاحقًا.

الملف بصيغة Excel (.xlsx) لأن أرقام النتيجة تُحسب بالمعادلات من قائمة الأصناف، ولا يمكن إجراء هذا الحساب في Word. يمكنك فتحه في Excel أو Google Sheets أو LibreOffice وطباعته مباشرة أو حفظه بصيغة PDF. وإذا كان لا بد من الاحتفاظ بالوثيقة في Word فانسخ ورقة المحضر بعد ملئها والصقها في Word؛ وستُثبَّت الأرقام بقيمها في تلك اللحظة.

أولًا يعيد شخص غير الذي عدّ أول مرة عدّ الصنف الذي ظهر فيه فرق؛ ويدخل المحضر الفرق المتبقي بعد العدّ الثاني. يكتب القالب الأصناف الناقصة والزائدة ومبالغها كلًّا على حدة؛ ويُختار سبب الفرق من عمود تفسير الفرق في قائمة الأصناف، وتُكتب الحالات التي تستحق الانتباه في خانة التحفظات. أما التحضير ليوم الجرد وطريقة الجرد الأعمى فمشروحان خطوة بخطوة في دليل كيف يُجرى جرد المستودع.

نعم، إنه مجاني. لا يطلب الملف بريدًا إلكترونيًا ولا عضوية ولا دفعًا، ولا يحتوي على علامة مائية أو حماية للخلايا. يمكنك تعديل اسم المنشأة وقائمة المهام ونص المحضر بما يناسبك.