اسٹاک گنتی رپورٹ کا نمونہ (Excel ٹیمپلیٹ)

اسٹاک گنتی کا ریکارڈ ایک ایسی دستاویز ہے جو اصل گنتی کی تاریخ اور اوقات، جگہ، دائرہ، گنتی کرنے والے افراد اور گنتی کا نتیجہ تحریر کرتی ہے اور جس پر گنتی کی ٹیم دستخط کرتی ہے۔ اس کا مقصد "اس دن، اس گودام میں، ان لوگوں نے گنا اور نتیجہ یہ تھا" کو اس طرح درج کرنا ہے کہ بعد میں اس پر بحث نہ ہو سکے۔ پروڈکٹ وار گنتی کے نتائج ریکارڈ کے ساتھ منسلک رہتے ہیں۔

نہیں۔ گنتی کی فہرست ایک ورکنگ جدول ہے جو ہر پروڈکٹ کی سسٹم مقدار کا گنی گئی مقدار سے موازنہ کرتی ہے؛ یہ گنتی کے دوران بھری جاتی ہے اور فرق وہیں نکلتا ہے۔ ریکارڈ وہ دستاویز ہے جو گنتی ختم ہونے کے بعد نتیجہ ایک صفحے پر سمیٹتی ہے اور دستخط کے لیے پیش ہوتی ہے۔ اگر آپ کو صرف فرق کا جدول چاہیے تو گودام گنتی (انوینٹری) Excel ٹیمپلیٹ کافی ہے؛ اگر آپ گنتی کو دستخط شدہ دستاویز کے ساتھ بند کرنا چاہتے ہیں تو یہ فائل دونوں ایک ساتھ دیتی ہے۔

پانچ حصے کافی ہیں: (1) ریکارڈ نمبر، تاریخ، گنتی کی قسم اور اوقات؛ (2) کاروبار، گودام اور گنتی کا دائرہ؛ (3) گنتی کی ٹیم — نام، ذمہ داری، دستخط؛ (4) نتیجے کا خلاصہ — گنی گئی اشیاء، کمی اور زیادتی والی اشیاء، خالص فرق کی رقم؛ (5) نوٹ کا خانہ اور دستخط کے بلاکس۔ اس ٹیمپلیٹ میں پانچوں تیار ہیں؛ آپ کو صرف معلومات اور پروڈکٹ فہرست بھرنی ہے۔

سال کے اختتام پر انوینٹری تیار کرنا اور اسے کن کھاتوں اور دستاویزات سے ظاہر کرنا ٹیکس قوانین اور کاروبار کے کھاتے کی قسم پر منحصر ہے؛ اسی لیے ہم یہاں کوئی حتمی اصول نہیں لکھ رہے۔ قانونی کھاتوں اور دستاویزات کی شرائط کے لیے اپنے اکاؤنٹنٹ سے مشورہ کریں۔ یہ ٹیمپلیٹ گنتی کو منظم انداز میں درج کرنے کے لیے ایک دستاویزی نمونہ ہے، سرکاری فارم نہیں؛ اگر آپ کا اکاؤنٹنٹ مختلف ترتیب چاہے تو آپ متن اور خانے بدل سکتے ہیں۔

عام طریقہ یہ ہے کہ اصل گنتی کرنے والی ٹیم، گودام انچارج اور کاروبار کا مجاز افسر دستخط کرے۔ حوالگی کی گنتی میں حوالے کرنے والا اور وصول کرنے والا لازمی دستخط کرتے ہیں؛ ٹیمپلیٹ کی ذمہ داری کی فہرست میں یہ دونوں کردار الگ سے موجود ہیں۔ اگر دستخط کرنے والوں میں سے کسی کو اعتراض ہو تو ریکارڈ کو بغیر دستخط چھوڑنے کے بجائے اعتراض کو نوٹ کے خانے میں لکھ کر دستخط کروانا بعد میں دستاویزی ثبوت بنتا ہے کہ کس بات پر بحث ہوئی تھی۔

فائل Excel (.xlsx) فارمیٹ میں ہے کیونکہ نتیجے کے اعداد پروڈکٹ فہرست سے فارمولے کے ذریعے نکلتے ہیں؛ Word میں یہ حساب نہیں ہو سکتا۔ آپ اسے Excel، Google Sheets یا LibreOffice میں کھول کر براہِ راست پرنٹ کر سکتے ہیں یا PDF کے طور پر محفوظ کر سکتے ہیں۔ اگر دستاویز کو لازمی Word میں رکھنا ہو تو ریکارڈ ٹیب بھرنے کے بعد اسے کاپی کر کے Word میں پیسٹ کریں؛ اعداد اس وقت کی قدروں کے ساتھ مستقل ہو جائیں گے۔

پہلے فرق والی پروڈکٹ کو پہلی بار گننے والے کے علاوہ کوئی اور دوبارہ گنے؛ دوسری گنتی کے بعد باقی رہ جانے والا فرق ریکارڈ میں درج ہوتا ہے۔ ٹیمپلیٹ کمی اور زیادتی والی اشیاء اور ان کی رقوم الگ الگ لکھتا ہے؛ فرق کی وجہ پروڈکٹ فہرست کے فرق کی وضاحت کے کالم سے منتخب ہوتی ہے، اور توجہ طلب باتیں نوٹ کے خانے میں لکھی جاتی ہیں۔ گنتی کے دن کی تیاری اور بلائنڈ گنتی کا طریقہ گودام کی گنتی کیسے کی جائے گائیڈ میں مرحلہ وار بیان کیا گیا ہے۔

جی ہاں، یہ مفت ہے۔ فائل ای میل، رکنیت یا ادائیگی نہیں مانگتی؛ اس میں واٹر مارک اور سیل پروٹیکشن نہیں ہے۔ آپ کاروبار کا نام، ذمہ داریوں کی فہرست اور ریکارڈ کا متن اپنی ضرورت کے مطابق بدل سکتے ہیں۔