ক্যাশ গণনা প্রতিবেদনের নমুনা (Excel টেমপ্লেট)

ক্যাশ গণনা প্রতিবেদন এমন একটি দলিল, যেখানে একটি নির্দিষ্ট তারিখ ও সময়ে ক্যাশের নগদ বাস্তবে গোনা হয়েছে, গোনা অঙ্ক কত এবং তা খাতার ক্যাশ ব্যালান্স থেকে কতটা আলাদা তা লেখা থাকে; গণনায় উপস্থিতরা এতে স্বাক্ষর করেন। এর উদ্দেশ্য "এই সময়ে এই ক্যাশে এত টাকা ছিল" তথ্যটি এমনভাবে নথিভুক্ত করা যাতে পরে বিতর্ক না হয়; ক্যাশ ঘাটতি বা উদ্বৃত্ত দেখা দিলে তা কোন মুহূর্তে সামনে এসেছে, সেটাও এই দলিল দেখায়।

না। ক্যাশ বই সারা দিন ক্যাশে ঢোকা ও বেরোনো প্রতিটি অঙ্ক ক্রমানুসারে লেখে এবং বলে ক্যাশে কত টাকা থাকার কথা। প্রতিবেদন কিন্তু নির্দিষ্ট এক মুহূর্তে ক্যাশে থাকা বাস্তব টাকা গোনে এবং খাতার ব্যালান্সের সঙ্গে মেলায়। প্রতিবেদনের "খাতার ব্যালান্স" সংখ্যাটি আপনি ক্যাশ বই থেকে নেবেন; বইয়ের জন্য দৈনিক ক্যাশ বই টেমপ্লেট ব্যবহার করতে পারেন।

গণনার সময় ক্যাশ থেকে কোনো লেনদেন করা হয় না। টাকা প্রথমে ধরন অনুযায়ী আলাদা করা হয় — নোট মান অনুযায়ী, কয়েন আলাদা — এবং প্রতিটি ধরনের সংখ্যা লেখা হয়। ক্যাশে নগদের জায়গায় পড়ে থাকা ভাউচার, রসিদের মতো ডকুমেন্ট আলাদা করে তালিকাভুক্ত হয়। গোনা নগদ ও ডকুমেন্টের মোট খাতা অনুযায়ী ক্যাশে থাকার কথা ব্যালান্সের সঙ্গে মেলানো হয়। ব্যবধান দেখা দিলে প্রথম গণনাকারী ছাড়া অন্য কেউ গণনাটি আবার করেন; অবশিষ্ট ব্যবধান প্রতিবেদনে লেখা হয় এবং প্রতিবেদনে স্বাক্ষর করা হয়।

হ্যাঁ। গণনার কারণ তালিকা থেকে "শিফট / ক্যাশিয়ার হস্তান্তর" বেছে নিন; স্বাক্ষর ঘরে "ক্যাশ হস্তান্তরকারী" হলেন যিনি ক্যাশ ছেড়ে যাচ্ছেন, "গ্রহণকারী / কর্তৃপক্ষ" হলেন যিনি ক্যাশ বুঝে নিচ্ছেন। এতে হস্তান্তরের পরে ধরা পড়া ঘাটতি কোন শিফটের, তা নিয়ে বিতর্কের সুযোগ থাকে না। স্টক হস্তান্তরে পণ্যের জন্য একই কাজ করে স্টক গণনা প্রতিবেদন টেমপ্লেট।

প্রথমে টাকা দ্বিতীয় একজনকে দিয়ে আবার গোনানো হয়, তারপর ওই দিনের রেকর্ড দেখা হয়: না লেখা খরচ, ভাংতি ফেরতের ভুল, রেকর্ড বাদ পড়া বিক্রি বা আদায় সবচেয়ে সাধারণ কারণ। কারণ পাওয়া গেলে সংশোধন খাতায় তোলা হয়; না পেলে ব্যবধান যেমন আছে তেমনই প্রতিবেদন ও মন্তব্যে লেখা হয়। হিসাবশাস্ত্রে ব্যাখ্যাহীন ক্যাশ গণনা ঘাটতি ও উদ্বৃত্তের জন্য তুরস্কের Tekdüzen Hesap Planı (সমন্বিত হিসাব তালিকা)-তে 197 গণনা ও প্রাপ্তি ঘাটতি এবং 397 গণনা ও প্রাপ্তি উদ্বৃত্ত নামে হিসাব আছে; এন্ট্রি কীভাবে বন্ধ করবেন তা আপনার হিসাবরক্ষকের সঙ্গে ঠিক করুন।

বছর শেষের ইনভেন্টরিতে ক্যাশের মজুত কীভাবে দেখানো হবে তা কর আইন ও ব্যবসার খাতার ধরনের ওপর নির্ভর করে; তাই এখানে কোনো নির্দিষ্ট নিয়ম লিখছি না, আইনি শর্তের জন্য আপনার হিসাবরক্ষকের পরামর্শ নিন। এই টেমপ্লেট ক্যাশ গণনাকে একটি গোছানো দলিলে নথিভুক্ত করার একটি নমুনা, সরকারি ফর্ম নয়; লেখা ও ঘরগুলো আপনার হিসাবরক্ষকের চাওয়া ছক অনুযায়ী বদলাতে পারেন।

ফাইলটি Excel (.xlsx) ফরম্যাটে, কারণ টাকার হিসাবের অঙ্ক ও ক্যাশ ব্যবধান ফর্মুলায় বের হয়; Word-এ এই হিসাব করা যায় না। Excel, Google Sheets বা LibreOffice-এ খুলে সরাসরি প্রিন্ট করতে পারেন বা PDF হিসেবে সংরক্ষণ করতে পারেন। দলিলটি Word-এ রাখতে হলে প্রতিবেদন ট্যাব পূরণ করার পর কপি করে Word-এ পেস্ট করুন; সংখ্যাগুলো তখনকার মানেই স্থির হয়ে যাবে।

হ্যাঁ, বিনামূল্যের। ফাইল ইমেইল, সদস্যতা বা পেমেন্ট চায় না; ওয়াটারমার্ক ও সেল সুরক্ষা নেই। ব্যবসার নাম, গণনার কারণ এবং প্রতিবেদনের লেখা নিজের মতো বদলাতে পারেন।