Kassenzählprotokoll – Muster (Excel-Vorlage)

Ein Kassenzählprotokoll ist ein von den Beteiligten unterschriebenes Dokument, das schriftlich festhält, dass das Bargeld in der Kasse zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit tatsächlich gezählt wurde, wie hoch der gezählte Betrag ist und wie er vom gebuchten Kassenbestand abweicht. Sein Zweck ist, die Angabe „zu dieser Uhrzeit befand sich in dieser Kasse so viel Geld“ so festzuhalten, dass sie später nicht mehr strittig ist; tritt ein Kassenfehlbetrag oder -überschuss auf, zeigt dieses Dokument auch, zu welchem Zeitpunkt er entstanden ist.

Nein. Das Kassenbuch schreibt jeden Betrag, der im Lauf des Tages in die Kasse kommt und sie verlässt, der Reihe nach auf und sagt, wie viel Geld in der Kasse sein sollte. Das Protokoll dagegen zählt das tatsächlich vorhandene Geld zu einem bestimmten Zeitpunkt und vergleicht es mit dem Buchbestand. Die Zahl „gebuchter Bestand“ im Protokoll entnehmen Sie dem Kassenbuch; für das Buch können Sie die Vorlage für das tägliche Kassenbuch verwenden.

Während der Zählung werden keine Vorgänge an der Kasse durchgeführt. Das Geld wird zuerst nach Sorten getrennt – Banknoten nach Wert, Münzen gesondert – und die Stückzahl jeder Sorte wird notiert. Belege wie Quittungen und Kassenzettel, die anstelle von Bargeld in der Kasse liegen, werden gesondert aufgelistet. Die Summe aus gezähltem Bargeld und Belegen wird mit dem Kassenbestand verglichen, der laut Buchung vorhanden sein sollte. Ergibt sich eine Differenz, wiederholt eine andere Person als die erste Zählende die Zählung; die verbleibende Differenz wird im Protokoll festgehalten und das Protokoll unterschrieben.

Ja. Wählen Sie in der Liste „Zählgrund“ den Eintrag „Schicht- / Kassiererwechsel“; in den Unterschriftsfeldern ist „Übergebender der Kasse“ die Person, die die Kasse abgibt, und „Übernehmender / Bevollmächtigter“ die Person, die sie übernimmt. So gibt es nach der Übergabe keinen Streit darüber, welcher Schicht ein später festgestellter Fehlbetrag zuzuordnen ist. Bei der Bestandsübergabe erfüllt dieselbe Aufgabe für Waren die Vorlage für das Bestandszählprotokoll.

Zuerst lässt man das Geld von einer zweiten Person nachzählen, dann prüft man die Aufzeichnungen des Tages: Häufigste Ursachen sind eine nicht eingetragene Ausgabe, ein Fehler beim Wechselgeld sowie ein Verkauf oder eine Kundenzahlung, deren Erfassung ausgelassen wurde. Wird die Ursache gefunden, wird die Korrektur ins Buch eingetragen; findet man keine, wird die Differenz unverändert im Protokoll und im Vermerk festgehalten. Für nicht erklärbare Kassenzählfehlbeträge und -überschüsse gibt es in der Buchhaltung im Tekdüzen Hesap Planı (dem einheitlichen Kontenrahmen der Türkei) die Konten 197 Sayım ve Tesellüm Noksanları (Zähl- und Übernahmefehlbeträge) und 397 Sayım ve Tesellüm Fazlaları (Zähl- und Übernahmeüberschüsse); wie der Vorgang abzuschließen ist, legen Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater fest.

Wie der Kassenbestand bei der Jahresinventur auszuweisen ist, hängt vom Steuerrecht und von der Buchführungsart des Betriebs ab; deshalb nennen wir hier keine feste Regel – für die gesetzlichen Anforderungen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. Diese Vorlage ist ein Muster, mit dem Sie die Kassenzählung in einem geordneten Dokument festhalten können, kein amtliches Formular; Text und Felder können Sie nach den Vorgaben Ihres Steuerberaters anpassen.

Die Datei liegt im Excel-Format (.xlsx) vor, weil die Beträge der Geldaufstellung und die Kassendifferenz per Formel berechnet werden; in Word ist diese Berechnung nicht möglich. Sie können sie in Excel, Google Sheets oder LibreOffice öffnen und direkt ausdrucken oder als PDF speichern. Müssen Sie das Dokument in Word aufbewahren, füllen Sie das Protokollblatt aus, kopieren es und fügen es in Word ein; die Zahlen werden dabei mit ihren aktuellen Werten fixiert.

Ja, sie ist kostenlos. Die Datei verlangt weder E-Mail-Adresse noch Registrierung oder Zahlung und enthält weder Wasserzeichen noch Zellschutz. Betriebsname, Zählgründe und Protokolltext können Sie nach Ihren Wünschen ändern.