Exemple de procès-verbal de comptage de caisse (modèle Excel)

Le procès-verbal de comptage de caisse est un document signé par les personnes présentes au comptage, qui consigne par écrit que les espèces de la caisse ont été réellement comptées à une date et une heure données, le montant compté et son écart avec le solde de caisse enregistré. Son but est de garder trace, de façon incontestable, de l'information « à telle heure, il y avait tant d'argent dans cette caisse » ; en cas de manque ou d'excédent, ce document montre aussi à quel moment il est apparu.

Non. Le journal de caisse inscrit dans l'ordre chaque montant qui entre et sort de la caisse au fil de la journée et indique combien d'argent devrait s'y trouver. Le procès-verbal, lui, compte l'argent réellement présent en caisse à un instant donné et le compare au solde du journal. Le chiffre du « solde enregistré » du procès-verbal se tire du journal ; pour le journal, vous pouvez utiliser le modèle de journal de caisse quotidien.

Pendant le comptage, aucune opération n'est effectuée sur la caisse. L'argent est d'abord trié par type — les billets par valeur, les pièces à part — et la quantité de chaque type est notée. Les documents qui se trouvent en caisse à la place des espèces, comme les tickets et reçus, sont listés à part. Le total des espèces comptées et des documents est comparé au solde qui devrait se trouver en caisse d'après les enregistrements. En cas d'écart, quelqu'un d'autre que la personne qui a compté en premier refait le comptage ; l'écart restant est consigné dans le procès-verbal, qui est signé.

Oui. Choisissez « Passation de service / de caissier » dans la liste Motif du comptage ; dans les blocs de signature, « Remis par » est la personne qui quitte la caisse et « Reçu par / responsable » celle qui la reprend. Ainsi, il n'y a aucune discussion sur le service auquel appartient un déficit apparu après la passation. Pour le stock, c'est le modèle de procès-verbal de comptage de stock qui joue le même rôle pour les produits.

On commence par faire recompter l'argent par une deuxième personne, puis on examine les enregistrements de la journée : une dépense non inscrite, une erreur de rendu de monnaie, une vente ou un encaissement oublié sont les causes les plus fréquentes. Si la cause est trouvée, la correction est portée dans le journal ; sinon, l'écart est consigné tel quel dans le procès-verbal et les observations. En comptabilité turque, pour les manques et excédents de comptage de caisse inexpliqués, le plan comptable unifié (Tekdüzen Hesap Planı) prévoit les comptes 197 « Sayım ve Tesellüm Noksanları » (manques constatés au comptage et à la réception) et 397 « Sayım ve Tesellüm Fazlaları » (excédents constatés au comptage et à la réception) ; faites déterminer avec votre expert-comptable comment l'écriture doit être soldée.

La manière de présenter les espèces en caisse dans l'inventaire de fin d'année dépend de la réglementation fiscale et du type de livres de l'entreprise ; nous n'énonçons donc ici aucune règle définitive, et pour les obligations légales, consultez votre expert-comptable. Ce modèle est un exemple pour consigner le comptage de caisse dans un document ordonné, ce n'est pas un formulaire officiel ; vous pouvez modifier le texte et les champs selon la présentation que demande votre expert-comptable.

Le fichier est au format Excel (.xlsx), car les montants du détail des espèces et l'écart de caisse sont calculés par formule ; ce calcul est impossible dans Word. Vous pouvez l'ouvrir avec Excel, Google Sheets ou LibreOffice et l'imprimer directement, ou l'enregistrer en PDF. Si vous devez conserver le document dans Word, remplissez l'onglet du procès-verbal, puis copiez-le et collez-le dans Word ; les chiffres y sont figés à leur valeur du moment.

Oui, il est gratuit. Le fichier ne demande ni e-mail, ni inscription, ni paiement ; il ne contient ni filigrane ni protection de cellules. Vous pouvez modifier le nom de l'entreprise, les motifs de comptage et le texte du procès-verbal à votre convenance.