Пример за протокол за преброяване на касата (шаблон в Excel)

Протоколът за преброяване на касата е документ, подписан от участвалите в преброяването, който удостоверява писмено, че парите в брой в касата са преброени реално на определена дата и час, преброената сума и нейната разлика от салдото на касата по записите. Целта му е информацията „в този час в тази каса имаше толкова пари“ да бъде записана така, че да не подлежи на спор по-късно; когато се появи недостиг или излишък в касата, този документ показва и в кой момент е възникнал.

Не. Касовата книга записва последователно всяка сума, влизаща и излизаща от касата през деня, и показва колко пари трябва да има в касата. Протоколът пък брои реалните пари в касата в определен момент и ги сравнява със салдото в книгата. Числото „салдо по записите“ в протокола го вземате от книгата; за книгата можете да използвате шаблона на дневна касова книга.

По време на преброяването не се извършват операции от касата. Парите първо се разпределят по вид – банкнотите по стойност, монетите отделно – и се записва броят на всеки вид. Документите, които стоят в касата вместо пари в брой, като бележки и ордери, се изброяват отделно. Сборът от преброените пари в брой и документите се сравнява със салдото, което според записите трябва да има в касата. Ако има разлика, преброяването се повтаря от друг човек, а не от първия броил; оставащата разлика се записва в протокола и той се подписва.

Да. От списъка „Причина за преброяването“ изберете „Смяна на смяна / касиер“; в блоковете за подпис „Предаващ касата“ е човекът, който оставя касата, а „Приемащ / упълномощено лице“ – човекът, който я поема. Така няма спор към коя смяна принадлежи недостигът, появил се след предаването. При предаване на наличности същата работа за артикулите върши шаблонът на протокол за преброяване на наличностите.

Първо парите се броят отново от втори човек, след това се преглеждат записите за деня: най-честите причини са незаписан разход, грешка при връщане на ресто, пропуснато записване на продажба или получено плащане. Ако причината бъде открита, корекцията се отразява в книгата; ако не бъде открита, разликата се записва в протокола и в бележките такава, каквато е. В счетоводството за необяснимите липси и излишъци при преброяване на касата в Единния сметкоплан на Турция (Tekdüzen Hesap Planı) има сметки 197 „Липси при преброяване и приемане“ и 397 „Излишъци при преброяване и приемане“; как да се приключи записът, уточнете със счетоводителя си.

Как се показва наличността в касата при годишната инвентаризация зависи от данъчното законодателство и от вида книги, които води фирмата; затова тук не пишем категорично правило – за законовите изисквания се консултирайте със счетоводителя си. Този шаблон е пример, който ви помага да записвате преброяването на касата с подреден документ, а не официален формуляр; текста и полетата можете да промените според реда, който изисква вашият счетоводител.

Файлът е във формат Excel (.xlsx), защото сумите от разбивката на парите и разликата в касата се изчисляват с формули; във Word такова изчисляване не е възможно. Можете да го отворите с Excel, Google Sheets или LibreOffice и да го отпечатате директно или да го запишете като PDF. Ако трябва да съхранявате документа във Word, след като попълните листа с протокола, го копирайте и поставете във Word; числата ще се фиксират с текущите си стойности.

Да, безплатен е. Файлът не изисква имейл, регистрация или плащане; няма воден знак и защита на клетките. Можете да промените името на фирмата, причините за преброяване и текста на протокола по ваше желание.