Παράδειγμα πρακτικού καταμέτρησης ταμείου (πρότυπο Excel)

Το πρακτικό καταμέτρησης ταμείου είναι το έγγραφο, υπογεγραμμένο από όσους συμμετείχαν στην καταμέτρηση, που καταγράφει ότι τα μετρητά του ταμείου μετρήθηκαν πραγματικά σε συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα, το μετρημένο ποσό και τη διαφορά του από το υπόλοιπο ταμείου στα βιβλία. Σκοπός του είναι να καταγράφει την πληροφορία «τη συγκεκριμένη ώρα σε αυτό το ταμείο υπήρχαν τόσα χρήματα» με τρόπο που δεν θα αμφισβητηθεί αργότερα· όταν προκύψει έλλειμμα ή πλεόνασμα ταμείου, το έγγραφο δείχνει και σε ποια στιγμή εμφανίστηκε.

Όχι. Το βιβλίο ταμείου γράφει με τη σειρά κάθε ποσό που μπαίνει και βγαίνει από το ταμείο όλη την ημέρα και λέει πόσα χρήματα πρέπει να υπάρχουν στο ταμείο. Το πρακτικό, αντίθετα, μετρά τα πραγματικά χρήματα του ταμείου σε μια συγκεκριμένη στιγμή και τα συγκρίνει με το υπόλοιπο του βιβλίου. Τον αριθμό «υπόλοιπο καταχωρίσεων» του πρακτικού τον παίρνετε από το βιβλίο· για το βιβλίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο ημερήσιου βιβλίου ταμείου.

Κατά την καταμέτρηση δεν γίνονται συναλλαγές από το ταμείο. Τα χρήματα ξεχωρίζονται πρώτα ανά αξία — τα χαρτονομίσματα ανά αξία, τα νομίσματα χωριστά — και γράφεται η ποσότητα κάθε αξίας. Τα έγγραφα που βρίσκονται στο ταμείο στη θέση των μετρητών, όπως δελτία και αποδείξεις, καταγράφονται ξεχωριστά. Το σύνολο των μετρημένων μετρητών και των παραστατικών συγκρίνεται με το υπόλοιπο που πρέπει να υπάρχει στο ταμείο σύμφωνα με τις καταχωρίσεις. Αν προκύψει διαφορά, η καταμέτρηση επαναλαμβάνεται από κάποιον άλλον εκτός από αυτόν που μέτρησε πρώτος· η εναπομένουσα διαφορά γράφεται στο πρακτικό και το πρακτικό υπογράφεται.

Ναι. Από τη λίστα Αιτία καταμέτρησης επιλέξτε «Αλλαγή βάρδιας / ταμία»· στα πεδία υπογραφής, «Αυτός που παραδίδει το ταμείο» είναι εκείνος που αφήνει το ταμείο και «Αυτός που παραλαμβάνει / εξουσιοδοτημένος» εκείνος που το αναλαμβάνει. Έτσι, δεν υπάρχει αμφισβήτηση για το σε ποια βάρδια ανήκει ένα έλλειμμα που προκύπτει μετά την παράδοση. Την ίδια δουλειά για τα προϊόντα, στην παράδοση αποθέματος, την κάνει το πρότυπο πρακτικού καταμέτρησης αποθέματος.

Πρώτα ζητείται από δεύτερο άτομο να ξαναμετρήσει τα χρήματα και μετά ελέγχονται οι καταχωρίσεις της ημέρας: ένα έξοδο που δεν γράφτηκε, ένα λάθος στα ρέστα, μια πώληση ή είσπραξη που παραλείφθηκε είναι οι συχνότερες αιτίες. Αν βρεθεί η αιτία, η διόρθωση καταχωρίζεται στο βιβλίο· αν δεν βρεθεί, η διαφορά γράφεται ως έχει στο πρακτικό και στις σημειώσεις. Στη λογιστική, για τα ανεξήγητα ελλείμματα και πλεονάσματα καταμέτρησης ταμείου, το Ενιαίο Λογιστικό Σχέδιο της Τουρκίας (Tekdüzen Hesap Planı) διαθέτει τους λογαριασμούς 197 Ελλείμματα καταμέτρησης και παραλαβής και 397 Πλεονάσματα καταμέτρησης και παραλαβής· τον τρόπο κλεισίματος της εγγραφής καθορίστε τον με τον λογιστή σας.

Ο τρόπος με τον οποίο θα εμφανιστεί το υπόλοιπο ταμείου στην απογραφή τέλους έτους εξαρτάται από τη φορολογική νομοθεσία και από τον τύπο βιβλίων της επιχείρησης· γι' αυτό δεν γράφουμε εδώ κάποιον σαφή κανόνα — για τις νόμιμες απαιτήσεις συμβουλευτείτε τον λογιστή σας. Αυτό το πρότυπο είναι ένα παράδειγμα για να καταγράφετε την καταμέτρηση του ταμείου με οργανωμένο έγγραφο, δεν είναι επίσημο έντυπο· μπορείτε να αλλάξετε το κείμενο και τα πεδία ανάλογα με τη μορφή που ζητά ο λογιστής σας.

Το αρχείο είναι σε μορφή Excel (.xlsx), γιατί τα ποσά της ανάλυσης των χρημάτων και η διαφορά ταμείου υπολογίζονται με τύπους· στο Word αυτός ο υπολογισμός δεν γίνεται. Μπορείτε να το ανοίξετε με Excel, Google Sheets ή LibreOffice και να το εκτυπώσετε απευθείας ή να το αποθηκεύσετε ως PDF. Αν χρειάζεστε να φυλάξετε το έγγραφο σε Word, αφού συμπληρώσετε το φύλλο του πρακτικού, αντιγράψτε το και επικολλήστε το στο Word· οι αριθμοί θα παγώσουν στις τρέχουσες τιμές τους.

Ναι, είναι δωρεάν. Το αρχείο δεν ζητά email, εγγραφή ή πληρωμή· δεν περιέχει υδατογράφημα ή προστασία κελιών. Μπορείτε να αλλάξετε το όνομα της επιχείρησης, τις αιτίες καταμέτρησης και το κείμενο του πρακτικού όπως θέλετε.