Ejemplo de acta de arqueo de caja (plantilla Excel)

El acta de arqueo de caja es el documento, firmado por quienes participan en el recuento, que deja por escrito que el efectivo de la caja se contó físicamente en una fecha y hora determinadas, el importe contado y su diferencia con el saldo de caja de los registros. Su finalidad es dejar constancia, de forma que no pueda discutirse después, de que "a esta hora había tanto dinero en esta caja"; cuando aparece un faltante o un sobrante de caja, este documento también muestra en qué momento surgió.

No. El libro de caja anota por orden cada importe que entra y sale de la caja durante el día e indica cuánto dinero debería haber en ella. El acta, en cambio, cuenta el dinero físico de la caja en un momento concreto y lo compara con el saldo del libro. La cifra de "saldo registrado" del acta se toma del libro; para el libro puede usar la plantilla de libro de caja diario.

Durante el recuento no se hacen operaciones en la caja. Primero se separa el dinero por denominaciones (los billetes por valor y las monedas aparte) y se anota la cantidad de cada una. Los documentos que están en la caja en lugar del efectivo, como tiques y recibos, se listan aparte. El efectivo contado más los documentos se compara con el saldo que debería haber en la caja según los registros. Si hay diferencia, otra persona distinta de quien contó primero repite el recuento; la diferencia restante se anota en el acta y el acta se firma.

Sí. Elija "Relevo de turno / cajero" en la lista Motivo del recuento; en los bloques de firma, "Quien entrega la caja" es quien la deja y "Quien recibe / responsable autorizado" es quien la toma. Así, si tras el relevo aparece un faltante, no hay discusión sobre a qué turno corresponde. Para el relevo de inventario, de la misma función se encarga la plantilla de acta de recuento de inventario.

Primero se hace contar de nuevo el dinero a una segunda persona y luego se revisan los registros de ese día: un gasto sin anotar, un error al dar el cambio, o una venta o un cobro cuyo registro se omitió son las causas más frecuentes. Si se encuentra la causa, la corrección se anota en el libro; si no, la diferencia se deja tal cual en el acta y en las observaciones. En contabilidad, para los faltantes y sobrantes de caja que no se pueden explicar, el Plan General de Contabilidad uniforme de Turquía (Tekdüzen Hesap Planı) tiene las cuentas 197 (Faltantes de recuento y recepción) y 397 (Sobrantes de recuento y recepción); defina con su asesor contable cómo cerrar el asiento.

Cómo se debe mostrar el efectivo en caja en el inventario de fin de año depende de la normativa fiscal y del tipo de libros del negocio; por eso aquí no establecemos una regla concreta y, para los requisitos legales, le recomendamos consultar a su asesor contable. Esta plantilla es un ejemplo para dejar el arqueo de caja registrado en un documento ordenado, no un formulario oficial; puede modificar el texto y los campos según el formato que le pida su asesor contable.

El archivo está en formato Excel (.xlsx) porque los importes del desglose del dinero y la diferencia de caja se calculan con fórmulas, y en Word no se puede hacer ese cálculo. Puede abrirlo con Excel, Google Sheets o LibreOffice e imprimirlo directamente o guardarlo como PDF. Si necesita conservar el documento en Word, después de rellenar la pestaña del acta cópiela y péguela en Word; las cifras quedarán fijadas con sus valores de ese momento.

Sí, es gratuita. El archivo no pide correo electrónico, registro ni pago, y no incluye marca de agua ni protección de celdas. Puede cambiar el nombre del negocio, los motivos del recuento y el texto del acta a su gusto.