Przykład protokołu inwentaryzacji kasy (szablon Excel)

Protokół inwentaryzacji kasy to dokument podpisany przez osoby biorące udział w przeliczeniu, który zapisuje, że gotówka w kasie została faktycznie przeliczona w określonym dniu i o określonej godzinie, jaką kwotę przeliczono i jaka jest różnica względem salda kasy w ewidencji. Jego celem jest utrwalenie informacji „o tej godzinie w tej kasie było tyle pieniędzy” w sposób, którego nie da się później podważyć; gdy wyjdzie niedobór lub nadwyżka, dokument pokazuje też, w którym momencie się pojawiły.

Nie. Księga kasowa zapisuje po kolei każdą kwotę wpływającą do kasy i z niej wychodzącą w ciągu dnia i mówi, ile pieniędzy powinno być w kasie. Protokół natomiast liczy faktyczną gotówkę w kasie w określonym momencie i porównuje ją z saldem w księdze. Liczbę „saldo w ewidencji” w protokole bierzesz z księgi; do prowadzenia księgi możesz użyć szablonu dziennej księgi kasowej.

Podczas przeliczenia nie wykonuje się operacji w kasie. Pieniądze rozdziela się najpierw według nominałów – banknoty według wartości, monety osobno – i zapisuje ilość każdego nominału. Dokumenty leżące w kasie zamiast gotówki, takie jak paragony i pokwitowania, wylicza się osobno. Sumę przeliczonej gotówki i dokumentów porównuje się z saldem, jakie powinno być w kasie według zapisów. Jeśli wyjdzie różnica, przeliczenie powtarza ktoś inny niż osoba, która liczyła pierwsza; pozostałą różnicę wpisuje się do protokołu, a protokół podpisuje.

Tak. Z listy Powód inwentaryzacji wybierz „Zmiana / przekazanie kasy między kasjerami”; w blokach podpisów „Przekazujący kasę” to osoba, która ją zostawia, a „Przyjmujący / upoważniony” to osoba, która ją przejmuje. Dzięki temu nie ma sporu, której zmiany dotyczy niedobór wykryty po przekazaniu. W przypadku zapasów to samo zadanie dla produktów spełnia szablon protokołu inwentaryzacji zapasów.

Najpierw druga osoba przelicza pieniądze ponownie, potem sprawdza się zapisy z danego dnia: najczęstsze przyczyny to niezapisany wydatek, błąd przy wydawaniu reszty, pominięta w zapisach sprzedaż lub wpłata od klienta. Jeśli przyczynę uda się znaleźć, korektę wprowadza się do księgi; jeśli nie, różnica jest wpisywana do protokołu i adnotacji w niezmienionej postaci. W księgowości na niewyjaśnione niedobory i nadwyżki kasowe w Tekdüzen Hesap Planı (tureckim jednolitym planie kont) przewidziano konta 197 Niedobory inwentaryzacyjne (Sayım ve Tesellüm Noksanları) i 397 Nadwyżki inwentaryzacyjne (Sayım ve Tesellüm Fazlaları); sposób zamknięcia zapisu ustal ze swoim księgowym (mali müşavir).

Sposób wykazania stanu kasy w inwentaryzacji rocznej zależy od przepisów podatkowych i rodzaju ksiąg prowadzonych przez firmę; dlatego nie podajemy tu sztywnej reguły – w sprawie wymogów prawnych skonsultuj się z księgowym (mali müşavir). Ten szablon jest przykładem, który pomaga udokumentować przeliczenie kasy uporządkowanym dokumentem, a nie oficjalnym formularzem; treść i pola możesz zmienić według układu, jakiego oczekuje Twój księgowy.

Plik ma format Excel (.xlsx), ponieważ kwoty w zestawieniu pieniędzy i różnica kasowa są liczone formułami; w Wordzie takich obliczeń wykonać się nie da. Możesz otworzyć go w Excelu, Arkuszach Google lub LibreOffice i wydrukować bezpośrednio albo zapisać jako PDF. Jeśli musisz przechowywać dokument w Wordzie, po wypełnieniu arkusza protokołu skopiuj go i wklej do Worda; liczby zostaną utrwalone w aktualnych wartościach.

Tak, jest darmowy. Plik nie wymaga e-maila, rejestracji ani płatności; nie ma znaku wodnego ani ochrony komórek. Nazwę firmy, powody inwentaryzacji i treść protokołu możesz zmienić według własnych potrzeb.