Exemplo de Termo de Contagem de Caixa (Modelo em Excel)

O termo de contagem de caixa é o documento, assinado por quem participou da contagem, que registra por escrito que o dinheiro do caixa foi realmente contado em determinada data e hora, o valor contado e a diferença entre esse valor e o saldo do caixa nos registros. Seu objetivo é deixar registrada, de forma que não possa ser discutida depois, a informação de que “neste horário havia tanto dinheiro neste caixa”; quando aparece falta ou sobra no caixa, este documento também mostra em que momento ela surgiu.

Não. O livro-caixa registra em ordem cada valor que entra e sai do caixa ao longo do dia e diz quanto dinheiro deveria haver no caixa. O termo, por sua vez, conta o dinheiro real do caixa em um momento específico e o compara com o saldo do livro. O número do “saldo registrado” do termo você tira do livro; para o livro, pode usar o modelo de livro-caixa diário.

Durante a contagem, não se faz nenhuma operação no caixa. O dinheiro é primeiro separado por tipo — as cédulas por valor, as moedas à parte — e a quantidade de cada tipo é anotada. Os documentos que estão no caixa no lugar do dinheiro, como comprovantes e recibos, são listados à parte. A soma do dinheiro contado e dos documentos é comparada com o saldo que deveria haver no caixa segundo os registros. Se houver diferença, outra pessoa que não fez a primeira contagem a repete; a diferença que restar é escrita no termo e o termo é assinado.

Sim. Na lista Motivo da Contagem, escolha “Troca de turno / operador de caixa”; nos campos de assinatura, “Quem entrega o caixa” é quem deixa o caixa e “Quem recebe / responsável” é quem assume. Assim, uma falta que apareça depois da passagem não gera discussão sobre a qual turno pertence. Na passagem de estoque, o mesmo papel é cumprido, para produtos, pelo modelo de termo de contagem de estoque.

Primeiro, pede-se que uma segunda pessoa conte o dinheiro de novo; depois, examinam-se os registros do dia: uma despesa não lançada, um erro de troco, uma venda ou um recebimento esquecido são as causas mais comuns. Se a causa for encontrada, a correção é lançada no livro; se não for, a diferença é escrita como está no termo e nas observações. Na contabilidade turca, para faltas e sobras de contagem de caixa que não se explicam, o Tekdüzen Hesap Planı (o plano de contas padrão da Turquia) tem as contas 197 (Faltas de Contagem e Recebimento) e 397 (Sobras de Contagem e Recebimento); defina com o seu contador como o lançamento será encerrado.

Como o saldo do caixa deve ser apresentado no inventário de fim de ano depende da legislação tributária e do tipo de escrituração da empresa; por isso não escrevemos aqui uma regra definitiva — para as exigências legais, consulte o seu contador. Este modelo é um exemplo para você registrar a contagem do caixa em um documento organizado, não é um formulário oficial; você pode alterar o texto e os campos conforme a organização que o seu contador pedir.

O arquivo está no formato Excel (.xlsx) porque os valores do detalhamento do dinheiro e a diferença do caixa são calculados por fórmula; no Word esse cálculo não é possível. Você pode abri-lo no Excel, no Google Sheets ou no LibreOffice e imprimir diretamente, ou salvar como PDF. Se precisar guardar o documento em Word, preencha a aba do termo, copie e cole no Word; os números ficam fixos nos valores daquele momento.

Sim, é gratuito. O arquivo não pede e-mail, cadastro nem pagamento; não tem marca d'água nem proteção de células. Você pode alterar o nome da empresa, os motivos de contagem e o texto do termo como quiser.