گودام میں آمد و اخراج کی پرچی کا نمونہ (Excel ٹیمپلیٹ)

گودام میں آمد و اخراج کی پرچی ایک اندرونی دستاویز ہے جس پر دونوں فریق دستخط کرتے ہیں؛ یہ گودام میں آنے یا گودام سے نکلنے والے مال کی نوعیت، مقدار، حرکت کی وجہ اور حوالے کرنے اور وصول کرنے والے افراد کو ایک ہی حرکت کے لیے درج کرتی ہے۔ یہ بتاتی ہے کہ اسٹاک کے ریکارڈ کس حرکت پر مبنی ہیں اور گنتی میں فرق نکلنے پر سب سے پہلے یہی دستاویز دیکھی جاتی ہے۔

کم از کم یہ: پرچی نمبر، تاریخ، آمد ہے یا اخراج، حرکت کی وجہ، دوسرا فریق، جس ڈیلیوری نوٹ یا انوائس پر مبنی ہے اس کا نمبر، ہر آئٹم کے لیے اسٹاک کوڈ، مصنوعہ کا نام، اکائی اور مقدار، حوالے کرنے والے اور وصول کرنے والے کا نام اور دستخط۔ اگر لاگت بھی لکھیں تو مہینے کے آخر میں دیکھ سکتے ہیں کہ کتنی مالیت کا مال آیا اور گیا۔

نہیں۔ یہ پرچی کاروبار کا اپنا اندرونی ریکارڈ ہے؛ مال کی ترسیل اور فروخت کے لیے جو دستاویزات جاری کرنی لازم ہیں، جیسے ڈیلیوری نوٹ (ڈسپیچ نوٹ) یا انوائس، یہ ان کی جگہ نہیں لیتی۔ کس حرکت پر کون سی سرکاری دستاویز درکار ہے، یہ آپ کے کاروبار کی صورتِ حال پر منحصر ہے؛ اس کے لیے اپنے اکاؤنٹنٹ سے مشورہ کریں۔ پرچی کے دستاویز نمبر کے خانے میں اس دستاویز کا نمبر لکھ کر آپ دونوں کو ملا دیتے ہیں۔

ہر پرچی کا ہر آئٹم رجسٹر میں الگ قطار کے طور پر پرچی نمبر کے ساتھ لکھا جاتا ہے: تاریخ، آمد یا اخراج، وجہ، دوسرا فریق، مصنوعہ، مقدار اور دستخط کرنے والے۔ اس ٹیمپلیٹ کا ڈیٹا ٹیب یہی رجسٹر ہے؛ کسی مصنوعہ کے نام پر فلٹر لگائیں تو اس کی تمام حرکات تاریخ کی ترتیب سے نظر آتی ہیں۔ رجسٹر حرکات رکھتا ہے؛ مصنوعہ کی بچی ہوئی مقدار کے لیے حرکات کو اسٹاک ٹریکنگ ٹیبل میں درج کریں۔

اسٹاک ٹیبل صرف نتیجہ دکھاتا ہے: بچی ہوئی مقدار۔ پرچی اس نتیجے تک پہنچانے والی ہر حرکت کا ثبوت ہے۔ گنتی میں 5 اکائیاں کم نکلیں اور ٹیبل میں صرف "اخراج 45" لکھا ہو تو آپ وجہ نہیں ڈھونڈ سکتے؛ پرچیوں میں نظر آتا ہے کہ کس دن، کس وجہ سے، کس کے دستخط سے نکلا۔ گنتی کا فرق کیسے ختم کیا جائے، یہ ہم نے اسٹاک گنتی رپورٹ صفحے پر بیان کیا ہے۔

بھیجنے والا گودام "برانچ کو منتقلی" کی وجہ سے اخراج کی پرچی بناتا ہے، وصول کرنے والا گودام "برانچ / گودام سے منتقلی" کی وجہ سے آمد کی پرچی؛ دونوں پرچیوں کے نمبر ایک دوسرے کے نوٹ کے خانے میں لکھے جاتے ہیں۔ یوں دونوں پرچیوں کی مقداروں کا موازنہ کر کے دیکھا جا سکتا ہے کہ مال راستے میں گم تو نہیں ہوا۔

"ضیاع / نقصان سے اخراج" کی وجہ سے اخراج کی پرچی بنائیں، دستاویز نمبر کے خانے میں ضیاع کی رپورٹ کا نمبر اور نوٹ کے خانے میں وجہ لکھیں؛ خلاصہ ٹیب مہینے کے آخر میں ضیاع کی رقم الگ دیتا ہے۔ ضیاع کی شرح نکالنے کے لیے ضیاع کی شرح کیلکولیٹر استعمال کر سکتے ہیں؛ ضیاع کے اکاؤنٹنگ اندراج کے لیے اپنے اکاؤنٹنٹ سے مشورہ کریں۔

روزانہ چند حرکات کے لیے یہ Excel فائل کافی ہے۔ حرکات بڑھنے پر پرچی لکھ کر پھر اسٹاک ٹیبل میں الگ سے درج کرنا دہرا کام بن جاتا ہے اور غلطی یہیں ہوتی ہے۔ گودام ٹریکنگ پروگراموں میں خریداری، فروخت اور واپسی درج کرتے ہی اسٹاک اپ ڈیٹ ہو جاتا ہے اور ہر مصنوعہ کی حرکات کی تاریخ خود بخود رکھی جاتی ہے؛ Ofisx اسٹاک مینجمنٹ میں بار کوڈ کے ساتھ خریداری، فروخت اور واپسی، اسٹاک کی گنتی اور حرکات کی تاریخ موجود ہے۔

جی ہاں، مفت ہے؛ ای میل، رکنیت یا ادائیگی نہیں مانگتا، اس میں واٹر مارک اور سیل پروٹیکشن نہیں ہے۔ فائل Excel (.xlsx) فارمیٹ میں ہے کیونکہ آئٹمز کی رقوم اور مجموعے فارمولے سے نکلتے ہیں۔ آپ اسے Excel، Google Sheets یا LibreOffice میں کھول کر پرنٹ کر سکتے ہیں یا "PDF کے طور پر محفوظ کریں" سے PDF بنا سکتے ہیں۔ خالی پرچی کے لیے نمونہ آئٹمز مٹا کر پرنٹ کریں اور ہاتھ سے بھریں۔