Образец складского ордера прихода и расхода (шаблон Excel)

Складской ордер прихода и расхода — это внутренний документ, подписанный обеими сторонами, в котором по одному движению фиксируются вид и количество товара, поступившего на склад или ушедшего со склада, причина движения и лица, сдавшие и принявшие товар. Он показывает, на каком движении основаны складские записи, и именно его проверяют первым, когда выявляется инвентаризационная разница.

Как минимум: номер ордера, дата, приход это или расход, причина движения, контрагент, номер накладной или счёта, на основании которого оно произведено, для каждой позиции — код товара, наименование, единица и количество, имя и подпись сдавшего и принявшего. Если указать и стоимость, в конце месяца вы увидите, на какую сумму товара прошло через склад.

Нет. Этот ордер — внутренняя запись бизнеса; он не заменяет документы, которые нужно оформлять для перевозки и продажи товара, — транспортную накладную или счёт. Какой официальный документ нужен при каком движении, зависит от положения вашего бизнеса; по этому вопросу проконсультируйтесь со своим бухгалтером. Вписав номер такого документа в поле «№ документа» ордера, вы сопоставляете их.

Каждая позиция каждого ордера записывается в журнал отдельной строкой с номером ордера: дата, приход или расход, причина, контрагент, товар, количество и подписавшие. Лист «Данные» этого шаблона и есть такой журнал; если поставить фильтр по названию товара, все его движения отобразятся в хронологическом порядке. Журнал хранит движения; чтобы узнать остаток товара, вносите движения в таблицу учёта склада.

Таблица остатков показывает только результат — остаток. Ордер же — доказательство каждого движения, приведшего к этому результату. Если при инвентаризации не хватает 5 штук, а в таблице записано только «Расход 45», причину вы не найдёте; по ордерам же видно, в какой день, по какой причине и с чьей подписью товар ушёл. Как закрыть инвентаризационную разницу, мы рассказали на странице акт инвентаризации склада.

Склад-отправитель выписывает расходный ордер с причиной «Перемещение в филиал», склад-получатель — приходный ордер с причиной «Перемещение из филиала / склада»; номера двух ордеров вписываются друг другу в поле «Примечание». Так, сравнив количества в двух ордерах, можно увидеть, не потерялся ли товар в пути.

Выпишите расходный ордер с причиной «Расход на потери / повреждение», в поле «№ документа» укажите номер акта списания, в поле «Примечание» — причину; лист «Итоги» в конце месяца отдельно показывает сумму потерь. Для расчёта доли потерь можно воспользоваться калькулятором доли потерь; по бухгалтерскому проведению потерь проконсультируйтесь со своим бухгалтером.

Для нескольких движений в день этого файла Excel достаточно. Когда движений становится больше, выписывать ордер, а потом отдельно вносить его в таблицу остатков — двойная работа, и именно здесь возникают ошибки. В программах складского учёта остаток обновляется в момент ввода закупки, продажи и возврата, а история движений по каждому товару ведётся сама; в Ofisx Склад и Продажи есть закупка, продажа и возврат со штрихкодами, инвентаризация и история движений.

Да, бесплатно; он не требует ни электронной почты, ни регистрации, ни оплаты, в нём нет водяных знаков и защиты ячеек. Файл в формате Excel (.xlsx), потому что суммы по позициям и итоги считаются формулами. Его можно открыть в Excel, Google Sheets или LibreOffice и распечатать либо превратить в PDF через «Сохранить как PDF». Для пустого ордера удалите примеры позиций, распечатайте и заполните вручную.