Облік товарів в Excel
Автоматично розраховує залишок за рухом надходжень і видатків, попередження про критичний рівень і загальну вартість запасів.
Зразок складського прибуткового й видаткового ордера (Excel-шаблон)
Складський прибутковий і видатковий ордер — це внутрішній документ, який письмово й з підписами фіксує для одного руху, що саме надійшло на склад або зі складу, у якій кількості, чому відбувся рух і хто кому передав товар. Таблиця залишків відповідає на питання «скільки штук у мене є», а ордер — на питання «коли, чиїми руками і за якою накладною надійшли ці 12 відер фарби». Перша вкладка цього файлу — сам ордер для друку: номер ордера, дата, тип — прибуток чи видаток, номер накладної чи рахунку-фактури, причина руху, контрагент, таблиця позицій і три поля для підписів — того, хто передає, того, хто приймає, і відповідального за склад; суми за позиціями й підсумок рахуються за формулою. Друга вкладка — журнал ордерів: кожна позиція кожного ордера — окремий рядок, тож усі надходження й видачі будь-якого товару можна побачити фільтром. Вкладка «Підсумок» окремо показує суму надходжень і видач, підсумки цього місяця та суму за кожною причиною руху: закупівля, продаж, переміщення, повернення, втрати. Вести залишок — завдання не цього файлу, а Excel-шаблону обліку залишків; кількість з ордера ви додаєте там у стовпець «Надійшло» або «Видано».
Завантажити безкоштовно
Excel (.xlsx) · формули, випадні списки й кольорові сповіщення вже налаштовані · реєстрація не потрібна.
📄 31 KB · .xlsx🧮 Формули готові🔓 Без пароля й водяних знаків💳 Безкоштовно
Які стовпці є в шаблоні?
| Стовпець | Для чого потрібен |
|---|---|
| № ордера / Дата | Порядковий номер ордера (напр. DF-2026-0146) і день руху. Номер має зростати без пропусків; загублений або порваний ордер — перше, що перевіряють, пояснюючи розбіжність при підрахунку. Якщо хочете окремі серії для надходжень і видач, додайте префікси DG- та DÇ-. |
| Тип ордера | Випадний список: Прибуток (товар надходить на склад) або Видаток (товар виходить зі складу). |
| Номер документа | Зовнішній документ, на якому ґрунтується рух: номер накладної постачальника, рахунка-фактури на продаж, рахунка-фактури на повернення або акта про втрати. Ордер не замінює ці документи, а зіставляється з ними. |
| Причина руху | Випадний список: надходження від закупівлі, повернення від клієнта, надходження з виробництва, переміщення з філії, видача на продаж, повернення постачальнику, видача у виробництво / на витрати, переміщення у філію, видача як втрати / пошкодження. Вкладка «Підсумок» розбиває підсумки за цим полем. |
| Контрагент | Постачальник, що привіз товар, клієнт, що його отримав, філія, куди переміщено, або працівник, що прийняв матеріал. |
| Код товару / Назва товару | Пишіть так само, як код у вашій таблиці залишків: саме він зв'язує два файли. Якщо системи кодів немає, у рядок позиції можна вписати штрихкод. |
| Одиниця / Кількість | Одиниця — зі випадного списку (шт., кг, л, метр, м², коробка, пачка, ящик, комплект). Кількість — це те, що надійшло чи вибуло за цим ордером, а не залишок. |
| Собівартість одиниці / Сума | Собівартість одиниці — закупівельна вартість товару; сума автоматично: Кількість × Собівартість одиниці. Видачі також оцінюються за собівартістю, тож суми надходжень і видач порівнюються в одному вимірі. Ціна продажу — предмет рахунка-фактури й прайс-листа. |
| Полиця / Примітка | Адреса полиці, куди товар поставлено або звідки взято, примітка щодо позиції, що надійшла неповною або пошкодженою. |
| Передав / Прийняв / Відповідальний за склад | Три поля для підписів. При надходженні товар передає той, хто його привіз, а приймає комірник; при видачі — навпаки. Ордер без підписів не показує, хто відповідає за розбіжність при підрахунку. |
| Журнал ордерів і Підсумок | На вкладці «Дані» кожна позиція — один рядок із тим самим номером ордера. Підсумок: кількість унікальних ордерів, рядків позицій, загальна сума і сума надходжень та видач цього місяця, сума за причиною руху. |
Як користуватися?
- Завантажте файл і над вкладкою «Прибутковий і видатковий ордер» впишіть назву вашого бізнесу, назву складу та відповідального за склад.
- Коли товар надходить на склад або вибуває, присвойте новий номер ордера, оберіть дату й тип ордера; якщо є накладна постачальника, рахунок-фактура чи акт — впишіть їхній номер у поле «№ документа».
- Оберіть причину руху зі списку й впишіть контрагента; потім кожен товар внесіть окремим рядком із кодом, назвою, одиницею, кількістю та собівартістю одиниці. При надходженні перераховуйте товар, звіряючи його з накладною позиція за позицією, а недостачу чи пошкодження запишіть у стовпець приміток; кроки приймання та контрольний список — у посібнику як проводити приймання товару.
- Роздрукуйте ордер, дайте підписати його водночас тому, хто передає, і тому, хто приймає; підшийте разом із копією накладної чи рахунка-фактури. Якщо при видачі на продаж товар відправляють клієнту, ордер документує вихід зі складу; яким транспортом чи кур'єром поїхав товар і чи доставлено його в обіцяний день, відстежуйте в таблиці відстеження відвантажень.
- Додайте кожну позицію ордера на вкладку «Дані» з тим самим номером ордера й внесіть кількості в стовпець «Надійшло» або «Видано» у вашій таблиці обліку залишків. Наприкінці місяця перевіряйте на вкладці «Підсумок» суму втрат і повернень.
Кому підійде?
- Склади, оптові торговці й дистриб'ютори, які приймають товар від постачальника й хочуть вести запис передачі з підписами
- Торговельні мережі, що відправляють товар із центрального складу у свої філії й хочуть, щоб переміщення підписали обидві сторони
- Майстерні та будівельні компанії, які видають сировину у виробництво, а матеріали — на об'єкт чи персоналу
- Малий бізнес, який хоче відстежувати ордер за ордером, звідки беруться розбіжності при підрахунку
Поширені запитання
Що таке складський прибутковий і видатковий ордер?
Складський прибутковий і видатковий ордер — це внутрішній документ, підписаний обома сторонами, який для одного руху фіксує вид і кількість товару, що надійшов на склад або вибув зі складу, причину руху та особу, що передає, й особу, що приймає. Він показує, на якому русі ґрунтуються записи залишків, і є першим документом, який перевіряють, коли виявляється розбіжність при підрахунку.
Що має бути у формі складського прибутку й видатку?
Щонайменше: номер ордера, дата, прибуток чи видаток, причина руху, контрагент, номер накладної чи рахунка-фактури, на якому він ґрунтується, для кожної позиції — код товару, назва, одиниця й кількість, ім'я та підпис того, хто передає, і того, хто приймає. Якщо вписувати й собівартість, наприкінці місяця видно, на яку вартість товару надійшло й вибуло.
Чи замінює складський ордер накладну або рахунок-фактуру?
Ні. Цей ордер — внутрішній запис вашого бізнесу; він не замінює такі документи, як транспортна накладна чи рахунок-фактура, які потрібно складати для перевезення й продажу товару. Який офіційний документ потрібен при якому русі, залежить від ситуації вашого бізнесу; щодо цього проконсультуйтеся з вашим бухгалтером. Номер цього документа ви вписуєте в поле «№ документа» ордера, щоб зіставити їх.
Як вести складську книгу обліку надходжень і видач?
Кожна позиція кожного ордера записується в книгу окремим рядком із номером ордера: дата, надходження чи видача, причина, контрагент, товар, кількість і підписанти. Вкладка «Дані» цього шаблону — і є ця книга; якщо відфільтрувати за назвою товару, усі його рухи з'являться в хронологічному порядку. Книга фіксує рухи; щоб отримати залишок товару, внесіть рухи в таблицю обліку залишків.
Чи потрібно додатково вести ордери, якщо є таблиця обліку залишків?
Таблиця залишків показує лише результат: залишок. Ордер же — доказ кожного руху, що привів до цього результату. Якщо під час підрахунку не вистачає 5 штук, а в таблиці записано лише «Видано 45», причину ви не знайдете; в ордерах же видно, в який день, з якої причини й з чиїм підписом це вибуло. Як закрити розбіжність при підрахунку, ми розповіли на сторінці акт інвентаризації залишків.
Як записати переміщення між складами чи філіями?
Склад-відправник виписує видатковий ордер із причиною «Переміщення у філію», склад-одержувач — прибутковий ордер із причиною «Переміщення з філії / складу»; номер кожного ордера вписується в поле «Примітка» іншого. Так, порівнявши кількості в двох ордерах, видно, чи не загубився товар дорогою.
Як оформити видачу втрат або пошкодженого товару?
Випишіть видатковий ордер із причиною «Видача як втрати / пошкодження», у поле «№ документа» впишіть номер акта про втрати, у поле «Примітка» — причину; вкладка «Підсумок» наприкінці місяця окремо покаже суму втрат. Для розрахунку відсотка втрат можна скористатися калькулятором відсотка втрат; щодо бухгалтерського обліку втрат проконсультуйтеся з вашим бухгалтером.
Чи можна вести облік складських надходжень і видач у програмі замість Excel?
Для кількох рухів на день цього Excel-файлу достатньо. Коли кількість рухів зростає, спершу виписувати ордер, а потім окремо вносити його в таблицю залишків — це подвійна робота, і саме тут виникають помилки. У програмах для обліку складу залишок оновлюється в момент введення закупівлі, продажу чи повернення, а історія рухів кожного товару ведеться автоматично; в Ofisx Облік товарів є закупівля, продаж і повернення зі штрихкодами, інвентаризація та історія рухів.
Чи безкоштовний шаблон і чи є він у форматі Word або PDF?
Так, безкоштовний; не вимагає електронної пошти, реєстрації чи оплати, не містить водяних знаків і захисту клітинок. Файл у форматі Excel (.xlsx), бо суми позицій і підсумки рахуються формулами. Його можна відкрити в Excel, Google Sheets або LibreOffice й роздрукувати чи перетворити на PDF через «Зберегти як PDF». Для порожнього ордера видаліть приклади позицій, роздрукуйте й заповніть від руки.
Схожі шаблони
Відстеження відвантажень в Excel
Таблиця, що відстежує кожен товар, відправлений клієнту, за номером накладної, номером відстеження транспорту чи кур'єра та кількістю місць; друкована форма відвантаження, дні затримки та частка вчасних доставок за клієнтами.
Акт інвентаризації залишків
Друкований акт, що фіксує, коли, де і ким проведено підрахунок і який його результат, для підпису інвентаризаційною групою; підсумкові цифри автоматично надходять зі списку товарів.
Excel для інвентаризації складу
Порівнює кількість у системі з фактичним підрахунком і автоматично формує звіт про нестачу, надлишки та суму втрат.
Останнє оновлення: 6 жовтня 2026
Пошукові запити: складський прибутковий і видатковий ордерформа складського прибутку й видатку excelзразок складського ордераскладська книга надходжень і видачexcel-таблиця складських надходжень і видачордер на надходження й видачу матеріалів