نموذج إشعار إدخال وإخراج المستودع (قالب Excel)

إشعار إدخال وإخراج المستودع مستند داخلي يوقّعه الطرفان، يسجّل لحركة واحدة نوع البضاعة الداخلة إلى المستودع أو الخارجة منه وكميتها وسبب الحركة والشخصين المسلِّم والمستلِم. وهو يبيّن الحركة التي استند إليها سجل المخزون، وهو أول مستند يُنظر فيه عند ظهور فرق في الجرد.

على الأقل: رقم الإشعار، التاريخ، كونه إدخالًا أم إخراجًا، سبب الحركة، الطرف المقابل، رقم إشعار الشحن أو الفاتورة المستند إليها، ولكل بند رمز المخزون واسم المنتج والوحدة والكمية، واسم المسلِّم والمستلِم وتوقيعهما. وإذا كتبت التكلفة أيضًا فسترى في نهاية الشهر قيمة البضاعة التي دخلت وخرجت.

لا. هذا الإشعار سجل داخلي للمنشأة؛ ولا يحل محل المستندات الواجب تحريرها لنقل البضاعة وبيعها، مثل إشعار الشحن أو الفاتورة. أي مستند رسمي يلزم في أي حركة يتوقف على وضع منشأتك؛ استشر محاسبك القانوني في ذلك. وتطابق بين الاثنين بكتابة رقم ذلك المستند في حقل رقم المستند من الإشعار.

يُكتب كل بند من كل إشعار في الدفتر كسطر مستقل برقم الإشعار: التاريخ، إدخال أو إخراج، السبب، الطرف المقابل، المنتج، الكمية والموقّعون. ورقة «البيانات» في هذا القالب هي هذا الدفتر؛ وإذا صفّيت باسم منتج ظهرت كل حركاته بترتيب التاريخ. الدفتر يحفظ الحركات؛ أما الكمية المتبقية من المنتج فسجّل الحركات في جدول متابعة المخزون.

جدول المخزون يعرض النتيجة فقط: الكمية المتبقية. أما الإشعار فهو دليل كل حركة أدت إلى تلك النتيجة. إذا ظهر نقص 5 قطع في الجرد وكان الجدول يقول فقط «الصادر 45» فلن تعرف السبب؛ أما في الإشعارات فيظهر في أي يوم ولأي سبب وبتوقيع من خرجت. شرحنا كيف يُغلق فرق الجرد في صفحة محضر جرد المخزون.

يصدر المستودع المُرسِل إشعار إخراج بسبب «تحويل إلى فرع»، ويصدر المستودع المستلِم إشعار إدخال بسبب «تحويل من فرع / مستودع»؛ ويُكتب رقم كل إشعار في حقل الملاحظة في الآخر. وهكذا يُعرف بمقارنة كميات الإشعارين إن كانت البضاعة قد ضاعت في الطريق.

أصدر إشعار إخراج بسبب «إخراج هالك / تالف»، واكتب في حقل رقم المستند رقم محضر الهالك وفي حقل الملاحظة السبب؛ وتعرض ورقة الملخص مبلغ الهالك منفصلًا في نهاية الشهر. ولحساب نسبة الهالك يمكنك استخدام أداة حساب نسبة الهالك؛ وللقيد المحاسبي للهالك استشر محاسبك القانوني.

لبضع حركات في اليوم يكفي ملف Excel هذا. أما إذا زاد عدد الحركات فإن كتابة الإشعار ثم تسجيله في جدول المخزون مرة أخرى عمل مزدوج، ومن هنا تأتي الأخطاء. وفي برامج متابعة المستودع يتحدّث المخزون لحظة إدخال الشراء أو البيع أو المرتجع، ويُحفظ سجل حركات كل منتج تلقائيًا؛ وفي Ofisx Online Stok شراء وبيع ومرتجع بالباركود وجرد للمخزون وسجل للحركات.

نعم، مجاني؛ لا يطلب بريدًا إلكترونيًا ولا عضوية ولا دفعًا، وليس فيه علامة مائية ولا حماية للخلايا. الملف بصيغة Excel ‏(.xlsx) لأن مبالغ البنود والمجاميع تُحسب بالمعادلات. يمكنك فتحه وطباعته في Excel أو Google Sheets أو LibreOffice، أو تحويله إلى PDF بخيار «حفظ بصيغة PDF». ولإشعار فارغ احذف البنود النموذجية واطبعه واملأه بخط اليد.