Voorbeeld van een magazijnontvangst- en uitgiftebon (Excel-sjabloon)

Een magazijnontvangst- en uitgiftebon is een door beide partijen ondertekend intern document dat voor één beweging de soort en hoeveelheid van de goederen die het magazijn in of uit gaan, de reden van de beweging en de afleveraar en ontvanger vastlegt. Het laat zien op welke beweging de voorraadadministratie is gebaseerd en is het eerste document waar u naar kijkt bij een telverschil.

Minimaal: bonnummer, datum, of het een ontvangst of uitgifte is, reden van de beweging, wederpartij, het nummer van de leveringsbon of factuur waarop het is gebaseerd, per regel voorraadcode, productnaam, eenheid en hoeveelheid, en de naam en handtekening van de afleveraar en de ontvanger. Vult u ook de kosten in, dan ziet u aan het einde van de maand voor welke waarde aan goederen er is binnengekomen en uitgegaan.

Nee. Deze bon is de interne administratie van het bedrijf; hij vervangt niet de documenten die voor het vervoer en de verkoop van goederen moeten worden opgemaakt, zoals een leveringsbon (irsaliye) of factuur. Welk officieel document bij welke beweging nodig is, hangt af van uw bedrijfssituatie; vraag dit aan uw boekhouder. Door in het veld Documentnr. van de bon het nummer van dat document in te vullen, koppelt u beide.

Elke regel van elke bon wordt als aparte rij met het bonnummer in het boek geschreven: datum, ontvangst of uitgifte, reden, wederpartij, product, hoeveelheid en ondertekenaars. Het tabblad Gegevens van dit sjabloon is dit boek; filtert u op de naam van een product, dan ziet u alle bewegingen in datumvolgorde. Het boek houdt de bewegingen bij; voor de resterende hoeveelheid van een product voert u de bewegingen in de voorraadtabel in.

De voorraadtabel toont alleen het resultaat: de resterende hoeveelheid. De bon is het bewijs van elke beweging die tot dat resultaat leidde. Als de telling 5 stuks te weinig laat zien en de tabel alleen “Uitgegeven 45” zegt, kunt u de oorzaak niet vinden; op de bonnen ziet u op welke dag, om welke reden en met wiens handtekening het is uitgegaan. Hoe u een telverschil sluit, leggen we uit op de pagina voorraadtelrapport.

Het verzendende magazijn maakt een uitgiftebon op met de reden “Transfer naar filiaal”, het ontvangende magazijn een ontvangstbon met de reden “Transfer van filiaal / magazijn”; het nummer van elke bon wordt in het veld Notitie van de andere bon geschreven. Zo ziet u door de hoeveelheden van beide bonnen te vergelijken of de goederen onderweg zoek zijn geraakt.

Maak een uitgiftebon op met de reden “Uitgifte wegens uitval / schade”, vul het nummer van het uitvalrapport in bij Documentnr. en de oorzaak bij Notitie; het tabblad Samenvatting geeft aan het einde van de maand het bedrag aan uitval apart. Voor het berekenen van het uitvalpercentage kunt u de rekentool voor uitvalpercentage gebruiken; raadpleeg voor de boekhoudkundige verwerking van uitval uw boekhouder.

Voor een paar bewegingen per dag volstaat dit Excel-bestand. Neemt het aantal bewegingen toe, dan wordt het opmaken van de bon en het daarna apart verwerken in de voorraadtabel dubbel werk, en daar ontstaan de fouten. In magazijnbeheerprogramma’s wordt de voorraad bijgewerkt zodra inkoop, verkoop en retour worden ingevoerd en wordt de bewegingshistorie van elk product vanzelf bijgehouden; Ofisx Voorraadbeheer biedt inkoop, verkoop en retour met barcode, voorraadtelling en bewegingshistorie.

Ja, het is gratis; het vraagt niet om e-mail, account of betaling en bevat geen watermerk en geen celbeveiliging. Het bestand is een Excel-bestand (.xlsx) omdat de regelbedragen en totalen met formules worden berekend. U kunt het openen en printen met Excel, Google Spreadsheets of LibreOffice, of omzetten naar PDF met “Opslaan als PDF”. Voor een lege bon verwijdert u de voorbeeldregels, print u hem en vult u hem met de hand in.